Mise à jour le 16 novembre 2020

Lorsqu’il est temps d’embaucher votre premier employé, vous serez également obligé de choisir un calendrier de paie. Mais les entreprises de longue date peuvent également vouloir reconsidérer leur approche de la paie lorsque les conditions changent ou qu’elles pensent qu’une période de paie différente pourrait mieux convenir à leurs employés. Que vous soyez un débutant ou un ancien, nous avons toutes les informations dont vous avez besoin pour faire le bon choix pour votre équipe.Après avoir passé plus de 30 ans dans le secteur de la paie, nous savons qu’il n’y a pas d’approche unique qui fonctionne pour tout le monde. Il y a des avantages et des inconvénients à différentes fréquences de rémunération, et ce qui est le plus facile pour vous peut ne pas correspondre aux besoins de vos employés. Pour vous assurer de prendre une décision éclairée, voici une ventilation des périodes de paie courantes, ainsi que les avantages et les inconvénients de chacune.

Vos options de calendrier de paie

La plupart des petites entreprises choisissent quatre périodes de paie communes (cliquez sur l’une d’elles pour sauter à l’avance):

En fouillant dans nos données, il semble que la plupart des employeurs paient leurs employés selon des horaires hebdomadaires ou bihebdomadaires. Les calendriers de rémunération semestriels sont également très courants pour des raisons que nous aborderons un peu plus tard:

En plus de la taille, l’industrie peut également avoir un impact majeur sur la fréquence à laquelle les entreprises choisissent de payer leurs employés. Par exemple, les entreprises de construction sont cinq fois plus susceptibles d’utiliser des périodes de rémunération hebdomadaires que les entreprises d’éducation et de soins de santé:

Quelles périodes de rémunération les différentes industries utilisent-elles?

Alors, qu’est-ce qui est le mieux pour votre entreprise? Examinons les avantages et les inconvénients de chaque approche :

Périodes de paie hebdomadaires

La paie hebdomadaire est généralement payée à la fin de chaque semaine pour les heures travaillées au cours de la semaine précédente. Si vous payez la majorité de vos employés sur une base horaire, une période de paie hebdomadaire peut être une bonne option pour votre entreprise. Comme vous pouvez le voir dans le tableau ci-dessus, les périodes de paie hebdomadaires sont très populaires dans des industries comme la construction et la fabrication.

Avantages: Les employés aiment être payés chaque semaine car cela les aide à mieux gérer leurs flux de trésorerie personnels. Il a été démontré que les chèques de paie hebdomadaires conduisent à une meilleure satisfaction globale au travail et à des taux de rétention plus élevés. Si vos employés sont payés à l’heure, il y a de fortes chances qu’ils aient une forte préférence pour la rémunération hebdomadaire et cela vous facilite le maintien de la rémunération des heures supplémentaires semaine après semaine.

Inconvénients: Le traitement hebdomadaire de la paie peut prendre beaucoup plus de temps que d’autres approches. Si vous utilisez un fournisseur de services de paie, cela peut également coûter cher si vous êtes facturé par le service de paie (bien que la plupart des meilleurs fournisseurs aient des prix forfaitaires). En ajoutant à votre charge de travail, toutes les retenues sur la paie, telles que les primes d’assurance maladie, devront également être calculées pour les retraits hebdomadaires. Vous aurez également deux fois plus de comptabilité liée à la paie à faire que les employeurs aux deux semaines.

Périodes de paie aux deux semaines

Une période de paie aux deux semaines délivre des chèques à vos employés le même jour (généralement le vendredi, mais les employeurs peuvent choisir le jour de paie qui leur convient le mieux). Un horaire bihebdomadaire peut être un bon choix pour les entreprises avec un mélange de types d’employés afin que vous puissiez facilement suivre les salaires horaires et les chèques de salaire. Cependant, cela peut également introduire un peu de complexité dans votre back-office.

Avantages: Il est facile de gérer et d’exécuter la paie sur une période de paie aux deux semaines. Gérer la paie moitié moins souvent qu’un horaire hebdomadaire signifie moins de travail et moins de risques d’erreurs. Les heures supplémentaires sont plus faciles à calculer pour les travailleurs horaires sur une cadence bihebdomadaire. Être payé toutes les deux semaines est également un horaire très prévisible qui permet à vos employés de budgétiser autour de leur salaire.

Inconvénients: Gérer la paie 26 fois par an signifie qu’il y aura deux mois avec trois périodes de paie (alors que les autres en ont deux), ce qui peut compliquer votre comptabilité et vos projections de trésorerie. Plus précisément, vos débits pour frais de paie peuvent ne pas toujours correspondre aux crédits de votre bilan. Et cela signifie que vous devez être prêt à dépenser 50% de plus pour payer les employés les deux mois par an où vous avez une troisième période de paie. Si cela semble un peu compliqué, vous pouvez en savoir plus sur la comptabilité de la paie ici.

Périodes de paie semi-mensuelles

Une période de paie semi-mensuelle signifie que vous payez vos employés deux fois par mois, souvent le premier et le 15, mais vous êtes libre de définir votre propre horaire. Les périodes de paie semestrielles sont un bon choix pour les entreprises avec des employés salariés qui ne craignent pas d’attendre deux semaines pour un chèque de paie.

Avantages: La gestion de la paie deux fois par mois permet aux comptables de suivre facilement les dépenses salariales et de calculer les déductions de prestations pour les employés. Les paiements sont suffisamment fréquents pour qu’ils ne causent probablement pas de difficultés aux employés bien rémunérés.

Inconvénients: La fréquence semestrielle n’est pas nécessairement le meilleur choix pour les entreprises avec des employés horaires car il peut être difficile de calculer les heures supplémentaires hebdomadaires. Pour les employés qui ont l’habitude d’être payés aux deux semaines, l’adaptation aux paiements semestriels peut également être un peu difficile. Il n’y a pas de jour de paie fixe, ils peuvent donc être payés un lundi et un jeudi la prochaine fois. Avoir à gérer la paie à des jours différents peut également être gênant pour vous. Et si les jours de paie tombent le samedi ou le dimanche, les employeurs doivent choisir entre payer leur équipe le vendredi ou le lundi suivant.

Périodes de paie mensuelles

Les périodes de paie mensuelles obligent les entreprises à traiter la paie seulement 12 fois par an, contre 52 fois par an pour celles qui gèrent la masse salariale hebdomadaire. Cependant, pour la plupart des employés, il est difficile d’attendre un mois entier pour un chèque de paie. Pour cette raison, certains États n’autorisent pas les entreprises à payer leurs employés mensuellement. Si vous penchez vers une date de paie mensuelle, assurez-vous de vérifier auprès du ministère du Travail les exigences de votre État.

Avantages: Pour les propriétaires d’entreprise, l’avantage est que vous n’aurez à gérer la paie qu’une fois par mois, ce qui permet de gagner du temps, de faciliter la tenue de livres et d’économiser des frais auprès des fournisseurs de services de paie qui effectuent la paie. Cela peut être une bonne option si votre entreprise emploie 1099 travailleurs ou entrepreneurs qui vous facturent mensuellement, si vous êtes le seul employé de votre entreprise ou si tous les employés sont hautement rémunérés.

Inconvénients: Si vous avez des employés horaires, ce n’est pas une option pratique. Restrictions de l’État mises à part, il peut également être difficile de trouver et de conserver des employés lorsque vous ne payez qu’une fois par mois, car les employés n’aiment tout simplement pas être payés une seule fois par mois.

Quelques autres considérations :

Payer soi-même: Si vous possédez votre propre entreprise, veuillez noter qu’il peut y avoir d’autres options pour vous payer. Pour plus d’informations, consultez notre guide sur le tirage au sort d’un propriétaire.

Politiques de vacances: Les jours fériés coïncideront inévitablement avec les jours de paie de temps en temps. Et quand les banques sont fermées, personne n’est payé. Définissez dès maintenant une politique sur la façon dont vous allez gérer ce conflit – payer les employés tôt ou après les vacances – afin qu’ils puissent planifier leurs finances sans surprises.

Obtenir de l’aide: Si vous demandez l’aide d’une solution de paie tierce, il est possible que vos options soient limitées. Cependant, certains services peuvent vous donner plus de flexibilité et offrir des intégrations de logiciels de paie qui éliminent une partie de la piqûre administrative de l’exécution de la paie plus fréquemment.

Quel horaire de paie choisirez-vous?

Bien qu’il soit important de passer du temps à réfléchir à la meilleure période de paie pour votre entreprise, n’oubliez pas que ce n’est pas un contrat contraignant. Vous pouvez toujours modifier votre approche salariale pour trouver le rythme qui vous convient le mieux, à vous et à vos employés — assurez-vous simplement qu’ils sont au courant de tout changement à l’avance.