Général

Q. Un de nos membres du personnel a déjà une adresse NHSmail. Dois-je entrer leur nom dans le portail d’inscription?
Non. S’il y a une personne dans votre pharmacie qui a déjà un compte personnel NHSmail (se terminant par @nhs.net ), ils ne doivent pas être inclus dans les détails que vous soumettez au portail d’inscription NHSmail pour éviter la création d’un compte en double. Une fois le compte NHSmail partagé configuré pour la pharmacie, le Propriétaire de la boîte aux lettres partagée de la Pharmacie pourra lier le compte NHSmail personnel du membre du personnel à l’adresse de la boîte aux lettres partagée.

Q. Les comptes NHSmail personnels peuvent-ils être liés à plus d’un compte NHSmail partagé par une pharmacie?
Oui.

Q. Combien de comptes NHSmail personnels peuvent être créés par pharmacie?
Sauf circonstances exceptionnelles, jusqu’à 10 nouveaux comptes personnels NHSmail peuvent être créés par pharmacie. Les contractants doivent déterminer quels membres du personnel sont les plus appropriés pour avoir accès à l’adresse NHSmail partagée. Par exemple, le personnel suppléant n’aurait pas besoin d’y avoir accès si un autre membre du personnel en service y a accès; il n’est pas nécessaire qu’il soit pharmacien.

Q. Comment activer mon compte NHSmail personnel ?
Une fois que vous avez reçu votre nom d’utilisateur (envoyé à l’adresse e-mail avec laquelle vous vous êtes inscrit) et le mot de passe temporaire envoyé à votre numéro de téléphone portable, vous pouvez activer votre compte en:

• Naviguant vers nhs.net ;
• en cliquant sur le bouton de connexion;
• en entrant votre nom d’utilisateur NHSmail;
• en tapant le mot de passe envoyé à votre téléphone portable;
• examiner et accepter le contrat d’utilisation qui devrait apparaître sur votre écran; et
• ensuite, vous devriez recevoir un e-mail confirmant que vous avez activé le compte.

Notez que l’activation doit être effectuée par chaque personne ayant un compte NHSmail.

Plus d’informations sur la façon d’activer votre compte sont disponibles dans le Guide pour les pharmacies communautaires utilisant NHSmail (novembre 2017).

Q. Je n’ai pas reçu de mot de passe pour la boîte aux lettres partagée de ma pharmacie; comment activer la boîte aux lettres partagée ?
Vous n’avez pas besoin d’activer une boîte aux lettres partagée et vous ne recevrez pas de mot de passe pour une boîte aux lettres partagée, car tous les utilisateurs autorisés de la boîte aux lettres partagée accèdent à la boîte aux lettres en utilisant leur compte NHSmail personnel.

Q. Comment NHSmail est-il accessible lorsque la pharmacie est couverte par un pharmacien suppléant? Y a-t-il des dispositions pour que le personnel suppléant ait des comptes personnels NHSmail?
Une boîte aux lettres partagée d’une pharmacie pour une pharmacie peut désormais avoir jusqu’à dix comptes individuels connectés en standard (voir FAQ ci-dessous) et donc tous les membres du personnel qui travaillent régulièrement dans les locaux peuvent se voir fournir un compte individuel qui « relie » à la boîte aux lettres partagée de la pharmacie. Les comptes individuels peuvent être obtenus par les pharmaciens, les assistants de comptoir, les distributeurs, les techniciens ou toute autre personne au sein de l’équipe. S’assurer qu’un certain nombre de personnes peuvent accéder à la boîte aux lettres partagée de la pharmacie peut aider à s’assurer que même s’il y a des absences imprévues à l’avenir, l’équipe pourra accéder à la boîte aux lettres partagée.

Pour les pharmaciens suppléants qui travaillent régulièrement dans les locaux d’une pharmacie, l’entrepreneur en pharmacie et le propriétaire de la pharmacie NHSmail sont en mesure de déterminer s’il faut lier ou dissocier les comptes individuels de certains pharmaciens suppléants à la boîte aux lettres partagée de la pharmacie. Cependant, il existe un processus à suivre pour la liaison et la dissociation, et le processus peut ne pas être requis lorsque d’autres membres de l’équipe peuvent déjà accéder à la boîte aux lettres partagée.

Pour les pharmaciens suppléants qui n’ont pas de compte individuel NHSmail, mais qui croient en avoir besoin, ils peuvent en demander un s’ils obtiennent un organisme de parrainage (par exemple, Groupe de mise en service clinique local (GCC), hôpital, pharmacie communautaire), et éventuellement d’inclure un soutien écrit, pour aider leur demande de compte et un cas peut être nécessaire pour expliquer le raisonnement selon lequel un compte est nécessaire.

Q. J’aimerais que plus de dix comptes NHSmail individuels soient liés à la boîte aux lettres NHSmail partagée; comment puis-je obtenir plus de dix comptes individuels et les connecter à la boîte aux lettres partagée de la pharmacie?
Jusqu’à 10 comptes NHSmail individuels devraient convenir à la plupart des entrepreneurs en pharmacie. Cependant, votre équipe régionale NHS England et NHS Improvement pourra autoriser plus de 10 comptes à accéder à la boîte aux lettres partagée, mais elle ne le fera que si cela est demandé avec une raison valable pour en avoir besoin.

Note: La limite standard de 10, comme expliqué ci-dessus, a été augmentée, après avoir été précédemment fixée à 3. La création d’un nouveau NHSmail personnel pour un nouveau membre du personnel de la pharmacie est expliquée dans une FAQ ci-dessous.

Q. Ai-je besoin d’un mot de passe pour utiliser mon compte NHSmail ? Quelle est la politique de mot de passe ?
Oui, chaque membre du personnel a besoin de son propre nom d’utilisateur et mot de passe pour accéder à NHSmail pour sa boîte aux lettres personnelle et toute boîte aux lettres partagée à laquelle il a été autorisé à accéder. Vous devrez vous assurer que votre compte reste actif en changeant votre mot de passe au moins tous les 365 jours, sinon il pourrait être désactivé ou retiré du service.

NHS Digital a introduit une politique de mot de passe NHSmail améliorée à partir de mai 2019, qui comprenait des changements de mot de passe moins fréquents.

Les mots de passe des utilisateurs de NHSmail deviendront valides pendant 365 jours au lieu de l’expiration précédente de 90 jours. Ce changement fait suite à PSNC, au nom du Community Pharmacy IT Group (CP ITG), qui a fait pression sur NHS Digital pour son approche des changements de mot de passe forcés fréquents pour les systèmes nationaux, y compris NHSmail. PSNC a demandé à NHS Digital d’envisager d’appliquer les directives du Centre national de cybersécurité (NCSC) qui stipule:

« Le changement régulier de mot de passe nuit plutôt qu’améliore la sécurité, évitez donc de faire peser ce fardeau sur les utilisateurs”.

Les utilisateurs de NHSmail seront informés qu’ils doivent changer leur mot de passe dans les 45 jours suivant l’introduction de la nouvelle politique. La nouvelle politique adopte également certaines des autres directives du NCSC sur les mots de passe; les nouveaux mots de passe NHSmail doivent respecter des critères tels que:

• une longueur minimale de 10 caractères sans nécessiter un mélange de types de caractères;
• ne correspond pas à vos quatre mots de passe précédents ;
• non détecté comme mot de passe commun, par exemple password1234 ; et
• non détecté comme mot de passe violé (mot de passe utilisé pour un compte qui a déjà été compromis).

Astuce: NCSC recommande de créer un mot de passe fort et mémorable en choisissant trois mots aléatoires, par exemple « planeyellowbread ».

Q. J’ai reçu les détails du compte NHSmail partagé de la pharmacie, mais pas mon compte NHSmail personnel. Que dois-je faire ?
Si vous avez reçu les détails de votre compte NHSmail partagé et non de votre compte NHSmail personnel, vous devez envoyer un e-mail [email protected] , expliquant le problème et fournissant vos prénom et nom, le code ODS de la pharmacie et l’adresse e-mail de la boîte aux lettres partagée de la pharmacie.

Q. J’ai reçu les détails de mon compte NHSmail personnel, mais pas le compte NHSmail partagé de la pharmacie. Que dois-je faire ?
Si vous avez reçu les détails de votre compte NHSmail personnel et non de votre compte NHSmail partagé, vous devez envoyer un e-mail à pharmacyadmin @nhs.net, expliquant le problème et fournissant votre prénom et votre nom et le code ODS de la pharmacie.

Q. Je suis une pharmacie à heures prolongées; combien de personnes peuvent accéder à la boîte aux lettres partagée dans ma pharmacie?
Il n’y a aucune restriction sur le nombre d’utilisateurs qui peuvent accéder à une boîte aux lettres partagée via leur compte NHSmail personnel.

Q. Si j’envoie un courriel [email protected] à quelle vitesse vais-je recevoir une réponse?
L’équipe d’administration de la pharmacie s’efforcera de répondre à votre demande dès que possible. Le comptoir de service de la pharmacie est disponible de 9h à 17h du lundi au vendredi hors jours fériés et peut être contacté à [email protected] .

En dehors de ces heures, des tâches simples telles que la réinitialisation des mots de passe peuvent être effectuées par le Service Desk national NHSmail (0333 200 1133). Les tâches plus complexes, qui surviennent en dehors des heures, peuvent être enregistrées en envoyant un e-mail [email protected] ou en appelant le Service Desk National (0333 200 1133) et ces problèmes seront traités par l’équipe administrative de la pharmacie lors de leur prochaine disponibilité.

Q. Pourquoi un numéro de téléphone portable est-il nécessaire pour configurer mon compte? Comment le numéro de téléphone sera-t-il utilisé?
Un numéro de téléphone mobile doit être fourni lors de la demande de compte NHSmail car les mots de passe temporaires sont envoyés par SMS au numéro de téléphone mobile fourni.

Lorsque vous vous connectez à votre compte pour la première fois, il vous est demandé d’accepter la Politique d’utilisation acceptable (PUA). À ce stade, il vous sera également demandé de mettre en place des questions de sécurité. Ceux-ci sont requis car vous devrez pouvoir répondre à ces questions si vous êtes bloqué de votre compte ou si vous avez oublié votre mot de passe afin de pouvoir effectuer une réinitialisation de mot de passe en libre-service. Si vous avez besoin d’une réinitialisation de mot de passe et que vous n’êtes pas en mesure de répondre à vos questions de sécurité (ou que vous ne les avez pas encore configurées), le service d’assistance utilisera le numéro de téléphone mobile que vous fournissez pour vous authentifier.

Un changement a été apporté au cours de l’été 2019 afin que tous les utilisateurs NHSmail existants connectés à l’annuaire de pharmacie « conteneur », et tous les nouveaux utilisateurs NHSmail ultérieurs connectés à l’annuaire de pharmacie, aient commencé à voir leur numéro de mobile masqué automatiquement de l’annuaire NHS. De nombreux utilisateurs de NHSmail de pharmacies communautaires ont déclaré ne pas avoir accès à un téléphone portable professionnel, ce qui signifie que des numéros de téléphone portable personnels ont été répertoriés.

Vous pouvez choisir d’afficher votre numéro de téléphone mobile afin qu’il apparaisse dans l’annuaire NHS en suivant le guide Comment masquer/ afficher votre numéro de téléphone mobile dans l’annuaire NHS (guide du site de support NHSmail).

Remarque : Le service d’assistance NHSmail de l’administrateur de la pharmacie continuera d’avoir accès au numéro de téléphone portable d’un utilisateur NHSmail, qu’il soit caché ou non dans le répertoire NHS. Cet accès est nécessaire pour authentifier un utilisateur pour les réinitialisations de mot de passe, les verrouillages de compte et également pour contacter les utilisateurs qui deviennent inactifs sur la plate-forme NHSmail.

L’annuaire NHS n’est accessible qu’aux utilisateurs légitimes de NHSmail

Q. Comment puis-je afficher mon numéro de téléphone portable dans l’annuaire NHS?
Par défaut, votre numéro de téléphone portable saisi lors du processus d’inscription doit être masqué du répertoire NHS, mais peut être visible par le service d’assistance NHSmail de l’administrateur de la pharmacie. Vous pouvez choisir d’afficher votre numéro de téléphone portable dans l’annuaire NHS en suivant le guide Comment afficher / masquer votre numéro de téléphone portable dans l’annuaire NHS (guide du site d’assistance NHSmail). Le répertoire NHS n’est accessible que par les utilisateurs légitimes de NHSmail. Lisez la FAQ ci-dessus pour plus d’informations.

Q. Que se passe-t-il si j’oublie mon mot de passe, que je ne peux pas répondre à mes questions de sécurité et que je n’ai pas de numéro de téléphone portable pouvant servir d’authentification ?
Vous devrez parler au propriétaire de la boîte aux lettres partagée de votre compte local et il devra contacter le helpdesk pour confirmer qu’il peut vous authentifier et lui demander de réinitialiser votre mot de passe. Le service d’assistance national demandera au propriétaire de la boîte aux lettres partagée de confirmer le numéro de téléphone portable auquel le mot de passe temporaire doit être envoyé. Il est de la responsabilité du propriétaire de la boîte aux lettres partagée de s’assurer que les contrôles de validation locaux sur les personnes ont été effectués.

Q. Je suis propriétaire d’une boîte aux lettres partagée, à quoi sert le numéro de téléphone portable que j’ai fourni ?
Les propriétaires de boîtes aux lettres partagées sont tenus de fournir un numéro de téléphone portable auquel ils ont accès et d’être le principal point de contact avec lequel le service d’assistance national peut assurer la liaison – si un autre membre du personnel de la pharmacie oublie son mot de passe et n’est pas en mesure de répondre à ses questions de sécurité et que ce membre du personnel n’a pas de numéro de téléphone portable répertorié.

Q. Que se passe-t-il si je ne peux pas emmener mon téléphone portable au travail?
Si vous ne parvenez pas à emporter votre téléphone portable au travail et que vous ne parvenez donc pas à activer votre compte à partir d’un ordinateur de travail, vous pouvez vous connecter pour la première fois à votre compte à partir d’un autre ordinateur, par exemple à la maison. Vous recevrez un e-mail à votre adresse e-mail personnelle que vous avez fournie lors de votre inscription, qui contiendra votre nouvelle adresse e-mail et des instructions sur la façon de vous connecter à votre compte. Si vous n’avez pas d’ordinateur à la maison ou d’accès à Internet, vous pouvez noter votre mot de passe et configurer votre compte lorsque vous êtes au travail. Cependant, il est recommandé d’avoir votre téléphone portable sur vous lors de la première connexion à votre compte, car le mot de passe contiendra un mélange de caractères différents et de lettres majuscules et minuscules.

Q. Que faire si vous déménagez dans une autre pharmacie communautaire ou si vous quittez complètement la pharmacie?
Si vous quittez votre pharmacie, vous devrez en informer le propriétaire de la boîte aux lettres partagée qui supprimera votre compte NHSmail de la boîte aux lettres partagée de la pharmacie que vous quittez. Votre compte NHSmail peut être ajouté à n’importe quelle nouvelle pharmacie communautaire que vous rejoignez en contactant le propriétaire de la boîte aux lettres partagée de ce site. Si vous êtes le propriétaire de la boîte aux lettres partagée, vous devrez contacter le service d’assistance national à l’adresse suivante : [email protected] ou en appelant le 0333 200 1133 et demandez que vos autorisations soient supprimées de la boîte aux lettres partagée et indiquez qui doit maintenant être ajouté en tant que propriétaire de la boîte aux lettres partagée.

Si vous quittez le secteur de la pharmacie ou si vous ne prenez pas un nouveau rôle dans une autre pharmacie communautaire, veuillez contacter le service d’assistance national de la pharmacie à pharmacyadmin @ nhs.net qui marquera votre compte comme un « leaver ». Votre compte sera définitivement supprimé après 30 jours.

Les membres de l’équipe de pharmacie qui passent d’une pharmacie communautaire à des rôles de pharmacie clinique auprès d’une organisation du NHS peuvent transférer leur compte NHSmail à leur nouveau rôle en demandant à l’administrateur local du NHSmail de leur nouvelle organisation de marquer leur compte comme « joiner ». Cela doit être fait dans les 30 jours suivant la marque du compte comme « leaver » pour s’assurer qu’il n’est pas supprimé.

Note: Les comptes NHSmail marqués comme  » sortants  » sont définitivement supprimés après 30 jours si aucune nouvelle organisation n’est identifiée. De plus, les comptes NHSmail qui ne sont pas utilisés pendant 90 jours sont désactivés et seront définitivement supprimés après 30 jours supplémentaires.

Q. Que dois-je faire si un nouveau membre du personnel rejoint la pharmacie communautaire et nécessite la création/le lien/la dissociation d’un compte NHSmail? (Ou que faire si vous avez besoin de comptes supplémentaires au-delà des dix comptes standard liés?)

Si vous rejoignez une pharmacie communautaire et que vous avez déjà un compte NHSmail, vous devrez demander au propriétaire de la boîte aux lettres partagée de lier votre compte à la boîte aux lettres partagée des locaux. Si nécessaire, une demande d’assistance technique peut être effectuée.

Si le nouveau membre du personnel n’a pas déjà de compte personnel et que la pharmacie compte moins de 10 comptes d’utilisateurs, le propriétaire de la boîte aux lettres partagée devra poser une question au service d’assistance national de la pharmacie à partir de son NHSmail partagé et à [email protected] pour demander la création du compte personnel. La demande devra inclure: Les membres de l’équipe de pharmacie nom complet, adresse électronique alternative et numéro de téléphone portable.

Le nouveau membre du personnel devra fournir au propriétaire de la boîte aux lettres partagée son numéro de téléphone portable car le mot de passe lui sera envoyé par SMS.

Si votre pharmacie a déjà créé 10 comptes personnels d’utilisateur, le propriétaire de la boîte aux lettres partagée peut avoir besoin d’envoyer un e-mail à l’équipe régionale NHS England et NHS Improvement, en indiquant les raisons pour lesquelles plus de 10 comptes doivent être connectés à la boîte aux lettres partagée, et en leur demandant d’approuver un compte supplémentaire en cours de création. Si la demande supplémentaire est approuvée, l’équipe régionale devra envoyer un courriel au service d’assistance national de la pharmacie à l’adresse suivante : [email protected] en indiquant que votre compte supplémentaire a été approuvé et en demandant que le compte soit créé et lié. Encore une fois, le nouveau membre du personnel devra fournir son numéro de téléphone portable personnel car son mot de passe lui sera envoyé par SMS.

Le nouveau membre du personnel doit s’assurer que son compte personnel est lié au compte partagé après la création de son compte personnel. Soit le propriétaire de la pharmacie NHSmail, soit le service d’assistance administratif de la pharmacie devrait être en mesure de vous aider avec la liaison.

Une fois que le personnel de la pharmacie quitte une pharmacie communautaire, il peut également être dissocié de la même manière.

Changement de SACO / de propriété / de consolidation

Pour des considérations informatiques, reportez-vous à la liste de contrôle de PSNC: Guide de circonstances de changement de pharmacie: Codes de SACO et planification requis si votre code de SACO change. En ce qui concerne NHSmail:

Q. Que faire avec NHSmail pour les consolidations?

Lorsqu’une pharmacie communautaire change de consolidation, le propriétaire actuel de la boîte aux lettres partagée d’une pharmacie « fermant » dans une autre devrait prendre des mesures proactives pour transférer la propriété au nouveau propriétaire en envoyant un e-mail de la boîte aux lettres partagée au service administratif national demandant des mesures appropriées. Pour tous les membres actuels du personnel de la pharmacie communautaire qui ont un compte d’utilisateur NHSmail lié à la boîte aux lettres partagée et qui cessent d’être employés à la pharmacie, veuillez envoyer un e-mail depuis la boîte aux lettres partagée au service d’administration national demandant que ces utilisateurs soient supprimés.

Remarque: Veuillez vous assurer qu’il y a un membre du personnel travaillant à la pharmacie communautaire qui a toujours un compte NHSmail lié à la boîte aux lettres partagée.

Q. Quel est le processus en cas de changement de pharmacie (par exemple, changement de SACO / de propriété / d’emplacement)?

La liste de contrôle des changements aux TI/SACO mentionne ce sujet et des informations plus détaillées sont présentées ci-dessous.

1. Si votre code ODS ou votre adresse change, vous devez contacter l’équipe d’administration de la pharmacie NHSmail ([email protected] ) pour leur demander d’ajuster l’adresse e-mail de votre compte partagé NHSmail premises au besoin. Votre nouvelle adresse e-mail peut inclure le nouveau code/adresse ODS s’il y en a un. Votre ancienne adresse e-mail peut être retirée et / ou redirigée vers le compte approprié. Si des membres du personnel de la pharmacie qui ont un compte personnel NHSmail ayant accès au compte partagé des locaux cessent d’être employés à la pharmacie, veuillez contacter l’administrateur NHSmail pour demander leur retrait de la boîte aux lettres partagée et lier également les nouveaux employés nécessaires. Assurez-vous que vous avez toujours des membres du personnel avec des comptes NHSmail personnels qui peuvent accéder au compte partagé des locaux. Lors des changements de propriété, le propriétaire sortant peut prendre en charge le transfert d’une ancienne boîte aux lettres pour assurer la continuité d’une boîte aux lettres – par ex. il n’y a donc pas de retard / perturbation des e-mails relatifs aux références de patients communiquées à des adresses partagées plus anciennes. Un propriétaire sortant peut faire des demandes à NHSmail. Le propriétaire entrant peut avoir besoin de prendre des dispositions avec le propriétaire sortant avant la date de changement. Le propriétaire sortant et entrant peut également avoir besoin de s’assurer que des dispositions appropriées sont en place, par exemple s’il y a un transfert de la boîte aux lettres pour que les courriels pertinents soient supprimés si nécessaire – en veillant à ce que les attentes des patients continuent d’être satisfaites. Si nécessaire, tous les e-mails peuvent être supprimés ou un nouveau compte peut être créé. Le propriétaire sortant et le propriétaire entrant devront compléter la Boîte à outils de sécurité et de protection des données une fois au cours de chaque exercice, bien qu’il puisse être permis que lorsque la date de changement est close, la date limite de la Boîte à outils que le propriétaire entrant complétera le niveau d’entrée afin de prendre en charge l’utilisation de NHSmail avec la boîte à outils complète terminée plus tard.
2. Après la modification: Vérifiez que des ajustements ont été effectués en envoyant un e-mail de test à votre compte, puis en vérifiant que vous pouvez vous connecter et afficher l’e-mail. Si le propriétaire entrant n’a pas pu finaliser les arrangements, il est possible qu’une nouvelle boîte aux lettres partagée soit nécessaire. Notez que la pharmacie peut ne pas apparaître par défaut dans le portail d’enregistrement des boîtes aux lettres partagées de la pharmacie, car ce portail peut généralement inclure la liste des pharmacies qui n’ont pas de boîte aux lettres partagée. Un billet pour [email protected] peut soutenir l’ajout de la pharmacie à cette liste de portail, si nécessaire.