Question:

Lorsque j’ai reçu mon chèque de paie cette semaine, j’ai remarqué que 300 $ avaient été déduits de mon salaire normal. Mon manager m’a dit que c’était pour corriger un trop-payé sur mon dernier chèque. J’ai vérifié mon bulletin de paie de la dernière période, et il s’avère que j’ai été payé en trop de 300 $. Mais, je ne le savais pas à l’époque, et maintenant il me manque 300 $ pour cette période de paie. Mon employeur peut-il déduire cela de mon chèque de paie sans me le dire au préalable?

Réponse:

Les lois salariales fédérales donnent aux employeurs beaucoup de latitude pour effectuer des déductions pour les trop-payés involontaires aux employés. En vertu de la Loi fédérale sur les normes du travail (FLSA) – la loi fédérale régissant les questions de salaire et d’heure – les employeurs peuvent déduire le montant total des trop-payés aux employés, même si cela entraînerait un salaire inférieur au salaire minimum pour la période de paie. De plus, l’employeur peut le faire sans obtenir le consentement de l’employé et sans préavis.

Naturellement, ces règles peuvent être sévères pour les employés qui gagnent le salaire minimum et vivent chèque de paie à chèque de paie. Pour protéger les employés de ce type de réductions de salaires inattendues, certains États ont établi des directives plus strictes que les employeurs doivent suivre avant de procéder à des déductions.

Certains États, comme New York, ont une obligation de notification. Avant qu’un employeur puisse déduire un trop-payé, il doit en aviser l’employé par écrit. L’avis doit inclure les éléments suivants:

• le montant du trop-payé
• le montant de la déduction
• la date à laquelle la déduction aura lieu, et
• toute procédure que l’employé peut utiliser pour contester la déduction.

D’autres États, comme la Californie, vont plus loin et exigent de l’employeur non seulement d’en informer l’employé, mais également d’obtenir son autorisation écrite avant de procéder à la déduction.

Une autre restriction courante est la période pendant laquelle une déduction peut être effectuée. Par exemple, à Washington, un employeur ne peut effectuer une déduction que si l’erreur est détectée dans les 90 jours suivant le trop-payé. Dans d’autres États, la déduction n’est autorisée que si elle ne fait pas baisser le salaire de l’employé en dessous du salaire minimum pour la période de paie.

Ces règles ne s’appliquent qu’aux trop-payés involontaires causés par des erreurs mathématiques ou d’écriture. Des règles différentes s’appliquent aux déductions pour le coût des uniformes, pour la valeur des repas et du logement, ou pour couvrir les pénuries de liquidités ou les biens endommagés de l’entreprise. Pour en savoir plus, lisez l’article de Nolo sur les retenues sur salaire pour les uniformes, les pénuries de liquidités, les outils et plus encore.