Cet extrait fait partie de Entrepreneur.com Kit de démarrage du deuxième trimestre qui explore les fondamentaux du démarrage dans un large éventail d’industries.

Dans Démarrer Votre Propre Entreprise de planification d’événements, le personnel d’Entrepreneur Media Inc. et l’écrivaine Cheryl Kimball explique comment vous pouvez vous lancer dans l’industrie de la planification d’événements, que vous souhaitiez travailler à temps partiel ou à temps plein à la planification d’une fête de premier anniversaire, d’une bar mitzvah ou d’un mariage, de collectes de fonds politiques et de lancements de produits. Dans cet extrait édité, les auteurs expliquent comment déterminer exactement ce qu’il faut facturer à vos clients de planification d’événements.

Facturer suffisamment – mais pas trop – pour vos services de planification d’événements est la clé du succès continu de votre entreprise. Il est donc important pour les propriétaires d’une première entreprise de procéder avec prudence lorsqu’ils commencent à estimer le coût de la tenue d’événements. L’objectif de la tarification d’un service est de marquer suffisamment vos coûts de main-d’œuvre et de matériaux pour couvrir les frais généraux et générer un profit acceptable.

Selon l’expert de l’industrie Dr. Joe Goldblatt, les frais sont généralement déterminés par trois facteurs:

1. Segment de marché servi. Les événements sociaux ont une structure de frais différente de celle des événements d’entreprise. Dans l’industrie des événements sociaux, les planificateurs facturent généralement des frais pour leurs services, plus un pourcentage de certains ou de la totalité des frais des fournisseurs. Si vous deviez décomposer vos frais de planification d’événements en frais horaires, un planificateur social gagnerait, selon l’experte de l’industrie Patty Sachs, entre 12 et 75 dollars de l’heure, plus les commissions des fournisseurs.

Dans l’industrie des événements d’entreprise, cependant, les planificateurs facturent généralement des frais pour leurs services, plus des frais de manutention pour chaque article qu’ils contractent. Par exemple, un planificateur achète des fleurs à un fleuriste, les marque (généralement de 15%) et facture ce montant au client. Une autre possibilité est un forfait, ou « frais de projet », souvent utilisé lorsque l’événement est important et que la société souhaite recevoir un chiffre ”à ne pas dépasser ». Sachs estime un taux horaire pour les planificateurs d’entreprise entre 16 $ et 150 $, plus les commissions des fournisseurs.

2. Situation géographique. Les frais sont plus élevés dans le nord-est, par exemple, que dans le Sud-est. Cette différence reflète la variation du coût de la vie. En outre, les régions du pays avec des saisons bien définies, comme les Hamptons à New York ou Martha’s Vineyard dans le Massachusetts, par exemple, basent leurs prix en partie sur la saison concernée.

3. Expérience et réputation de l’organisateur d’événements. Si vous débutez dans l’industrie, il est raisonnable de facturer moins cher vos services de planification pendant que vous acquérez de l’expertise. Un mot d’avertissement, cependant: Ne facturez pas trop peu juste pour obtenir le travail. Bien que les clients magasinent pour le meilleur prix, un planificateur qui arrive trop bas avec une estimation peut être aussi rebutant qu’un planificateur qui arrive trop haut. Votre client peut douter de votre capacité à organiser un événement de premier plan en fonction du prix que vous avez indiqué.

Alors, comment les honoraires à l’acte mentionnés ci-dessus sont-ils calculés? La plupart des planificateurs d’événements évaluent leurs frais de service (le coût total pour le client) en utilisant une méthode « coût plus”. Ils sous-traitent la main-d’œuvre, les fournitures et les matériaux impliqués dans la production d’un événement et facturent à leurs clients de 10 à 20% du coût total de l’événement, 15% étant une moyenne approximative.

Avant de pouvoir commencer à planifier un événement, vous devez savoir exactement ce que vos clients veulent et ce qu’ils peuvent dépenser. Ensuite, vous estimez combien il en coûtera pour la main-d’œuvre et les fournitures, ajoutez votre commission et présentez les frais totaux pour les services au client à titre d’estimation. Voici quelques dépenses possibles par événement:

• Location du site. Selon l’événement, les frais de location du site peuvent être considérables, inexistants ou n’importe où entre les deux. C’est l’occasion pour vous d’économiser de l’argent pour un client avec un budget serré. Peut-être qu’un client veut un barbecue d’été pittoresque. Un site sur une plage publique peut souvent être réservé pour pratiquement rien alors que les clubs tony beach-side commandent souvent des prix haut de gamme.Fournisseurs
• . Cette catégorie peut inclure un traiteur, un barman, un décorateur, un fleuriste, un photographe, un artiste ou un vidéaste, entre autres.
• Fournitures. Toutes les fournitures non fournies par les fournisseurs ou le client devront être achetées par votre entreprise. Cela peut inclure n’importe quoi, de la nourriture aux arbres en pot en passant par les bougies de table.
• Location de matériel. Vous devrez peut-être louer du matériel audiovisuel ou d’éclairage.
• Licences et permis. Certains types d’événements nécessitent des permis ou des licences spéciales, comme un permis de commissaire des incendies ou une licence d’utilisation d’une partition musicale.
• Transport et stationnement. Si l’événement nécessite que vous ou votre personnel voyagiez ou nécessite la fourniture d’un moyen de transport pour les participants ou les conférenciers, il peut y avoir des coûts de transport importants.
• Frais de service et pourboires. L’embauche d’une aide temporaire, comme des serveurs, pour l’événement peut être coûteuse.
• Honoraires des conférenciers. Les conférences et autres événements éducatifs ou commémoratifs impliquent souvent des conférenciers.
• Publicité et invitations. Un grand événement peut être fortement annoncé, mais des événements encore plus petits peuvent impliquer l’utilisation de dépliants. Des invitations sont également fréquemment nécessaires.
• Envoi et expédition. Si vous envoyez des invitations ou des dépliants, n’oubliez pas cette dépense. Certains organisateurs d’événements expédient même des fleurs.
• Photocopie et préparation des documents d’inscription. Les documents à distribuer aux participants ou la photocopie des dépliants entrent dans cette catégorie.
• Signalisation. Tous les panneaux ou bannières conçus pour l’événement doivent être inclus dans vos dépenses par événement.

Une fois que vous savez lesquelles des dépenses ci-dessus vous engagerez, vous pouvez préparer une estimation du coût de l’événement et de la rémunération à l’acte. Tout d’abord, découvrez le tarif en cours en contactant trois de chaque type de fournisseur et de fournisseur dont vous aurez besoin. Calculez ensuite les coûts pour chaque catégorie répertoriée (et toutes les autres qui pourraient survenir), additionnez-les et ajoutez un petit montant pour les dépenses imprévues.

Lorsque vous donnez une estimation à un client, vous pouvez la présenter sous la forme d’une liste détaillée. Montrez chaque fournisseur ou fournisseur séparément, avec une brève description des services qu’ils doivent fournir, et indiquez le prix de chaque service. Cette stratégie est utile pour rappeler aux clients que votre entreprise ne recevra qu’une petite fraction des frais totaux pour les services.