Foire aux questions pour la vérification des antécédents avant l’emploi

Vous trouverez ci-dessous les réponses aux questions fréquemment posées sur la vérification des antécédents avant l’emploi et la vérification de l’emploi et la façon dont les entreprises de vérification des antécédents avant l’emploi peuvent vous aider.

1. Pourquoi faire des vérifications d’antécédents?

La vérification des antécédents des employés avant l’embauche est devenue une nécessité pour les employeurs pour plusieurs raisons. De nombreux candidats font de fausses déclarations sur leurs demandes d’emploi et / ou curriculum vitae. Il y a des cas où les demandeurs ont été impliqués dans des activités criminelles, mais choisissent de ne pas les divulguer. Si vous voulez assurer un lieu de travail plus sûr et éviter les poursuites pour embauche négligente, le montant que vous paieriez pour présélectionner vos candidats est très faible par rapport aux frais juridiques que vous pourriez éventuellement payer plus tard.

2. Quelles recherches sont incluses dans une vérification des antécédents?

Les vérifications du Casier judiciaire du Comté, les Rapports MVR, la Vérification de l’emploi, la Vérification de l’éducation et les Traces d’adresse du Numéro de Sécurité sociale sont des recherches de base ordonnées dans le cadre de la plupart des vérifications des antécédents.

3. Que révèle une Trace de Numéro de Sécurité Sociale?

C’est une recherche très essentielle qui provient des en-têtes de crédit. Les résultats de cette recherche révéleront tous les comtés que votre candidat a signalés en utilisant son numéro de sécurité sociale, ainsi que les dates signalées et tout autre nom que votre candidat a pu utiliser. Cette recherche est fortement recommandée parce que votre candidat aurait pu, délibérément ou par inadvertance, omettre de divulguer ces renseignements lorsqu’il a rempli le formulaire de divulgation et d’autorisation d’enquête sur les antécédents, car il pourrait essayer de cacher quelque chose.

4. Combien de temps faut-il pour obtenir des rapports des entreprises de vérification des antécédents avant l’emploi?

Les résultats seront retournés dans un délai de 24 à 72 heures ouvrables dans la plupart des cas. Il y a des cas dans lesquels une recherche de comté peut avoir retardé les résultats. Vous devez sélectionner une société de dépistage que vous savez vous tiendra constamment à jour, car un excellent service à la clientèle devrait être un facteur décisif.

5. Votre entreprise fournit-elle des services à l’échelle nationale?

Oui. Employers Choice Screening est un fournisseur national de services de dépistage des antécédents professionnels, ainsi qu’à l’échelle internationale.

6. Mon candidat doit-il remplir une décharge signée?

Oui. Chaque demandeur doit remplir et signer une décharge afin d’être en conformité avec la Fair Credit Reporting Act (FCRA).

7. Puis-je simplement utiliser mon propre formulaire de décharge?

Non. L’Agence d’information sur le consommateur (ARC), qui vous fournit les renseignements confidentiels sur votre demandeur, doit figurer sur le formulaire de décharge. Votre candidat a le droit de savoir qui vous fournit les informations. Ceci est également requis en cas d’action indésirable.

8. Vos processus sont-ils conformes à la Fair Credit Reporting Act (FCRA)?

Oui. Employers Choice Screening est un membre fondateur de la National Association for Professional Background Screeners (NAPBS). Nous adhérons à toutes les directives énoncées par la Fair Credit Reporting Act (FCRA), les lois fédérales et les lois de l’État.

9. Comment assurez-vous la sécurité des informations confidentielles?

Notre organisation assure la confidentialité et la protection des données de nos clients grâce à des mesures de sécurité systématiques dans les domaines des technologies de l’information. Ces informations sont hébergées sur nos propres serveurs sécurisés. Nous sauvegardons toutes nos données quotidiennement et mettons en place tous les pare-feu nécessaires. Notre système de rapports est disponible uniquement pour nos clients (utilisateurs autorisés), et toutes les informations de vérification des antécédents transmises avant l’emploi sont cryptées.

10. Qu’est-ce que l’embauche négligente?

L’embauche négligente fait référence à une cause d’action qui découle de l’obligation d’un employeur de ne pas embaucher un candidat dont il savait ou aurait dû savoir qu’il était susceptible de se comporter contre d’autres personnes ou de soumettre d’une autre manière des employés ou des tiers à des actions pouvant créer une responsabilité légale. À la suite de poursuites en matière d’embauche par négligence, de nombreux employeurs ont été jugés responsables de leur manquement à la diligence raisonnable dans le cadre d’une enquête préalable à l’emploi. Les poursuites en matière d’embauche et de rétention par négligence ont coûté des millions de dollars en dommages à de nombreuses entreprises. Effectuer des vérifications des antécédents avant d’embaucher des employés aidera à protéger votre organisation contre le potentiel de litiges civils.

11. Jusqu’où remonte une vérification des antécédents professionnels?

En règle générale, les employeurs qui demandent une vérification des antécédents professionnels d’un candidat demanderont un historique de sept ans, bien que certains États autorisent la communication d’informations pouvant aller jusqu’à 10 ans. Si, dans l’État de Californie, un demandeur potentiel se voit offrir un salaire d’au moins 125 000,00 $, l’ARC peut remonter jusqu’à 10 ans. Si ce n’est pas le cas, la période de déclaration maximale autorisée dans l’État de Californie est de sept ans.

Outre la Californie, il existe 11 États supplémentaires qui limitent le signalement d’une condamnation à sept ans à compter de la date de la décision, de la fin de la libération conditionnelle ou de la sortie de prison. Les états énumérés et les exceptions de revenu sont les suivants:
Colorado – 75 000,00 $ (exception de revenu), Kansas, Maryland, Massachusetts, Montana, Nevada, New Hampshire, Nouveau–Mexique, New York – 25 000,002 (exception de revenu), Texas – 75 000,00 ( (exception de revenu) et Washington – 20 000,00 ( (exception de revenu).

12. Quelles sont mes obligations en tant qu’employeur en vertu de la Fair Credit Reporting Act (FCRA)?

Le demandeur doit remplir et signer un formulaire de décharge qui vous est fourni par votre entreprise de vérification des antécédents. La libération doit être soumise à l’entreprise de vérification des antécédents, avant de mener tout type d’enquête sur les antécédents, où une décision d’emploi sera prise. Fournissez à votre demandeur « Un résumé de Vos droits en vertu de la Fair Credit Reporting Act  » et, s’il se trouve en Californie, la déclaration californienne des droits des consommateurs. Ces formulaires sont des documents à distribuer, informant vos demandeurs de leurs droits lorsqu’un rapport de consommateur est demandé à leur sujet. En tant qu’employeur, vous avez l’obligation de conserver ces renseignements dans vos dossiers pendant au moins cinq ans.

13. Si je décide de ne pas embaucher quelqu’un en fonction des résultats du rapport d’antécédents, puis-je simplement lui « dire” que je ne vais pas l’embaucher en raison des résultats de la vérification des antécédents?

Non. Vous êtes légalement tenu de suivre les étapes suivantes pour disqualifier l’emploi d’une personne en raison des résultats de la vérification des antécédents:

• Fournissez à votre demandeur une lettre d’action préalable à l’opposition, une copie du rapport d’information complet, un résumé de vos droits en vertu du formulaire FCRA et, si vous êtes en Californie, le formulaire California Statement of Consumer Rights.
• Votre demandeur dispose de 3 à 5 jours ouvrables pour résoudre et / ou contester toute information négative contenue dans son rapport.
• La lettre d’action préalable à l’opposition doit inclure le nom de l’ARC, l’adresse et le numéro de téléphone afin que votre demandeur puisse communiquer avec l’ARC, s’il le souhaite, afin de connaître les détails concernant les renseignements négatifs qu’il souhaite contester.
• Si la période de 3 à 5 jours ouvrables s’écoule et que votre demandeur n’a pas démontré qu’il est en train de contester les informations contenues dans son rapport, vous devez ensuite fournir à votre demandeur une lettre d’action défavorable, une copie de l’ensemble du rapport d’information, « Un résumé de Vos droits en vertu de la Fair Credit Reporting Act” et, s’il se trouve en Californie, la déclaration californienne des droits des consommateurs. La lettre d’action défavorable indique à votre candidat qu’il n’est plus considéré pour un emploi et que sa décision a été influencée par le Rapport de consommation et / ou d’enquête, fait à la demande de l’employeur et fourni par le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de l’ARC.

14. Votre prix comprend-il un test de dépistage de 9 panels?

Non. Nous pouvons ajouter un écran de dépistage des médicaments urinaires à 9 panneaux pour 39,99 $ supplémentaires.

15. Êtes-vous un cabinet accrédité NAPBS? Dans l’affirmative, quand votre accréditation sera-t-elle renouvelée?

Oui. Nous avons été certifiés en mars 2017; par conséquent, notre accréditation sera renouvelée en mars 2019. De plus, tous nos employés sont certifiés FCRA par le NAPBS.

Remarque: nous sommes également certifiés ISO 9001-2015

16. Plafonnez-vous les recherches criminelles de votre comté, si le volume de comtés individuels dépasse un certain montant par candidat sur une commande?

Non nous ne limitons pas nos recherches criminelles de comté pour la vérification des antécédents avant l’emploi. Nous incluons tous les comtés dans lesquels ont résidé au cours des 7 dernières années, tout alias coûte 10 additional supplémentaires.99 pour tous les comtés

Si oui, à quoi plafonnez-vous vos recherches criminelles par candidat? S/O

17. Combien d’appels / tentatives faites-vous par vérification (Emploi, Études, Références) avant de clôturer la vérification?

Nous faisons deux tentatives chaque jour pour obtenir une vérification, la durée (généralement 3 jours ouvrables) est entièrement à la charge du client.

18. Facturez-vous un supplément pour les tentatives supplémentaires?

Si vous souhaitez que nous contactions plus de deux fois par jour, il y a des frais de 5 $ par tentative supplémentaire.

Combien de détails fournissez-vous sur le rapport du candidat pour chaque appel / tentative effectué (par exemple, « tentative de qualité », « signal occupé » par rapport à une date et une heure plus qui a été appelé et quand vous rappelez)?

Voici un exemple de notes en attente que nos clients peuvent consulter à partir de la page de recherche :

19. Avons-nous une équipe de service à la clientèle dédiée et un point de contact?

Oui, vous serez affecté à votre propre représentant de compte dédié pour traiter toutes les questions liées au service client, ici aux États-Unis et parler anglais.

20. À quelles heures nos équipes de service à la clientèle sont-elles disponibles?

7:00 am PST – 5:00 pm PST

21. Avez-vous des bureaux dans tous les fuseaux horaires?

Non, notre emplacement physique est sur la côte ouest, et une personne en direct répond à nos téléphones 24/7.

22. Êtes-vous actuellement dans un litige ou avez-vous déjà été dans un litige en recours collectif? Si oui, pouvez-vous décrire les cas généraux et quand ils se sont produits?

Non aux deux questions, nous sommes en affaires depuis 15 ans.

23. Fournissez-vous des intégrations gratuites avec les systèmes ATS/SIRH ?

Nous utilisons actuellement ADP Workforce Now.

Notre système s’intègre à ADP workforce, je vais devoir vérifier avec mes programmeurs s’il y a des frais pour (implémentation, maintenance continue, etc.)

24. Combien factureriez-vous si nous passons à un nouvel ATS à l’avenir (par exemple, SAP / SuccessFactors)?

Je ferai un suivi avec vous sur cette question (il peut y avoir ou non des frais selon le système ATS).

25. Fournissez-vous des frais de tiers et d’État / comté à leurs taux bruts (sans frais supplémentaires autres que ceux facturés par les États, les comtés et les tiers)?

Tous les frais d’accès (tribunal, DMV d’État, &vérification par une tierce partie) sont bruts et simplement des frais de passage et nous ne marquons pas ces frais.

26. Placerez-vous par écrit que vous ne facturerez pas de taux supplémentaires autres que les taux de transfert réels / spécifiques de ces agences d’État, de comté et / ou privées pour une vérification des antécédents avant l’emploi?

Oui, cette langue figure déjà dans notre contrat de service client utilisateur final.

27. Organiserez-vous des réunions mensuelles à tous nos sites / systèmes locaux, examinerez-vous les délais d’exécution, les tendances en volume et discuterez-vous des gains d’efficacité supplémentaires?

Oui, nous pouvons planifier une réunion mensuelle pour discuter du rendement et des préoccupations (concernant l’examen des délais d’exécution, des tendances en volume et des gains d’efficacité)

28. Y aura-t-il des frais supplémentaires pour les réunions mensuelles avec des données sur le temps d’exécution et le volume fournies et discutées chaque mois lors d’une conférence téléphonique avec chaque système local?

Il n’y aurait pas de frais supplémentaires encourus.

29. Que facturez-vous, le cas échéant, pour le contact avec le candidat si nous sélectionnons une action défavorable en fonction des résultats de votre rapport?

Il n’y a aucun coût supplémentaire pour nous pour faciliter le processus par effet indésirable / effet indésirable. Il a fourni un service gratuit à valeur ajoutée.

30. Examinez-vous et auditez-vous toutes les informations sur les impacts potentiels de la base de données criminelle nationale dans les comtés locaux (pour les informations faussement positives) lors de votre vérification des antécédents avant l’emploi?

Oui, tout accès à nos recherches dans la base de données doit être recherché dans le comté d’enregistrement.

31. Facturez-vous l’examen des résultats potentiels au niveau des comtés locaux?

Oui, il y a des frais supplémentaires pour chaque accès à la recherche au niveau du comté.

32. Avons-nous accès à tous vos cadres supérieurs chaque fois que cela est nécessaire pour appeler directement?

Oui.

33. À quelle vitesse nous reviendrez-vous en tant que garantie d’accord de niveau de service?

Toutes les questions du service client reçoivent un ticket de dépannage instantanément, nous répondons dans l’heure pendant les heures normales de bureau.

34. À quelle vitesse ajouterez-vous des services et des forfaits supplémentaires lorsque de nouveaux services et forfaits seront demandés sur le compte?

L’ajout de recherches/packages personnalisés supplémentaires au compte client se fait dans les minutes suivant l’approbation du client.

35. Envoyez-vous des coureurs de tribunaux dans tous les palais de justice du comté à l’échelle nationale, comme étape principale de chaque paquet contenant les tribunaux pénaux du comté, lorsque ces tribunaux ne sont pas sur des données en temps réel?

Oui, nous fournissons des « recherches manuelles » par des chercheurs judiciaires agréés dans des comtés qui n’offrent pas un accès public en temps réel.

36. Quel est votre pourcentage de coups criminels manquants par an?

Notre précision est à 1% près.

37. Avez-vous votre certification Soc2?

Développement de notre système de sélection des candidats. Une attention particulière est accordée aux menaces publicitaires élevées telles que les virus, les attaques par déni de service et autres activités malveillantes sur Internet, ainsi qu’au maintien de l’intégrité et de la confidentialité des données d’application sensibles telles que les rapports de crédit, les numéros de sécurité sociale et autres informations d’identification personnelle.

Notre équipe de développement de systèmes de sélection des candidats utilise une technologie de pointe pour sécuriser les environnements d’exploitation, y compris l’authentification des clients (accès contrôlé par mot de passe), le cryptage des données, la paire de clés public-privé, les pare-feu, la détection d’intrusion, les routeurs de filtrage et les sauvegardes de données. Chaque composant agit comme une couche de protection pour protéger les informations contre les utilisateurs non autorisés, les malversations délibérées et les pertes involontaires.

Nous maintenons les certifications de conformité PCI-DSS et E13PA et nous souscrivons à QUALYS pour une surveillance continue de la sécurité et de la conformité du système. Nous utilisons également un modèle de responsabilité partagée avec Amazon web services qui participent à la conformité SOC. Ce rapport d’audit SOC 2 confirme qu’ECS répond aux normes élevées établies par l’American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) en matière de confidentialité, de confidentialité et de sécurité dans la protection des données des consommateurs utilisées dans la vérification des antécédents. Les documents peuvent être consultés à https://aws.amazon.com/compliance/soc-faqs/.

38. Avez-vous déjà été violé et quelles mesures de sécurité avez-vous mises en place?

Nous n’avons jamais eu de brèche. Vous trouverez notre Déclaration de confidentialité ici.

39. Maintenant que la marijuana est légale, comment les employeurs peuvent-ils utiliser des tests de dépistage positifs?

Veuillez garder à l’esprit que le gouvernement fédéral considère toujours la marijuana comme un stupéfiant de l’annexe I (drogue illicite), par conséquent, vous pouvez utiliser les résultats positifs obtenus lors d’une vérification des antécédents avant l’emploi pour prendre une décision d’embauche en raison du fait que vous appliquez votre politique de milieu de travail 100% sans drogue.