Un avis aux médias est une annonce d’une page indiquant aux médias les détails d’un événement à venir. Un avis aux médias invite les médias à un événement comme une grande ouverture, une collecte de fonds ou quelque chose de similaire où une couverture de presse gratuite profiterait à une organisation. Cet événement peut ou non être ouvert au public.

Modèle d’avis aux médias gratuit

Rédiger un avis aux médias efficace qui incite les médias à participer et à écrire sur votre événement peut être difficile. Il est important de suivre le format d’avis aux médias accepté, que les journalistes s’attendront à voir. Pour vous aider, nous avons créé un modèle d’avis aux médias pour vous guider dans chaque section de la rédaction de votre avis aux médias, qui comprend le titre, le corps, les détails de l’événement et les coordonnées.

Miniature du modèle lui-même:

Voici les modèles à télécharger:

• DocX
• Google Doc
• Format PDF

Voici les six étapes à suivre pour rédiger un avis aux médias efficace.

Décider Quand utiliser un Avis aux médias vs. Communiqué de presse

La principale différence entre un avis aux médias et un communiqué de presse réside dans le but de l’envoyer. Un avis aux médias s’adresse spécifiquement aux médias et est une invitation d’une page, à titre d’information seulement, pour obtenir la participation des médias à un événement. Un communiqué de presse devrait être abordé plus comme un article, qui comprend des citations et des faits, dans le but de susciter un intérêt général pour les nouvelles que vous annoncez, éventuellement récupérées par les petits et les grands médias.

Un avis aux médias est ce que vous choisissez d’écrire et d’envoyer lorsque vous souhaitez que les médias viennent à un événement. Un communiqué de presse est ce que vous souhaitez écrire et envoyer si vous souhaitez une couverture médiatique d’un sujet d’actualité lié à votre entreprise. Parfois, un communiqué de presse annonce un événement, mais il peut également s’agir de l’ouverture d’un nouveau site, de l’embauche d’un nouveau membre de l’équipe de direction ou de la conquête d’un prix prestigieux.

Si vous pensez que le communiqué de presse est plus adapté à vos besoins et à vos objectifs, vous pouvez lire notre article qui donne des instructions spécifiques sur la rédaction d’un communiqué de presse, ainsi qu’un modèle utile pour vous guider.

Configurez-vous Avant de commencer à écrire

Avant de rédiger votre avis, il y a quelques choses de planification et de formatage que vous voudrez aborder. Si vous souhaitez que votre avis aux médias soit lu par les médias, vous souhaitez suivre les normes de l’industrie en matière de formatage afin qu’ils sachent exactement où rechercher rapidement les détails d’un événement spécifique. Suivre ce format évite le risque qu’ils ignorent votre avis.

Voici les étapes à suivre avant d’écrire.

Utilisez du papier à en-tête

Vous souhaitez que votre avis aux médias attire l’attention et soit lu par les médias. Pour ce faire, vous devez utiliser votre en-tête pour rédiger l’avis aux médias, car cela vous donnera une crédibilité supplémentaire. L’utilisation du papier à en-tête de votre entreprise permettra à un plus grand nombre de personnes dans les médias de lire l’avis et d’assister à votre événement.

Si vous n’avez pas encore de papier à en-tête pour votre entreprise, vous pouvez consulter quelques exemples d’en-tête d’entreprise pour vous inspirer. Vous pouvez également le créer rapidement en utilisant un service comme Fiverr. Fiverr est un marché qui vous mettra en contact avec de nombreux experts en design qui peuvent créer de beaux logos et du papier à en-tête pour vous.

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Title Your Advisory

Vous souhaitez mettre le titre « Avis aux médias” tout en haut de la page afin que quiconque le reçoit sache de quoi il s’agit et à qui il s’adresse. Ensuite, vous souhaitez commencer votre avis par « Pour diffusion immédiate. » Cela permet à quiconque gère en premier votre avis de savoir qu’il est acceptable de distribuer immédiatement les informations qu’il contient.

Exemple de titre de l’Avis aux médias

Inclure les coordonnées et l’adresse

Dans le coin supérieur gauche de l’avis, généralement situé directement à gauche du titre de l’Avis aux médias ou légèrement au-dessus du titre, inclure un nom de contact et le meilleur numéro de téléphone pour joindre ce contact. Indiquez l’adresse où votre événement aura lieu, y compris la ville et l’État, directement sous les coordonnées.

Déterminez votre audience

Maintenant que votre avis aux médias est correctement configuré, déterminez qui est votre audience et comment vous souhaitez lui parler. Il est important de savoir à qui vous parlez afin de pouvoir aborder ce qui les intéressera spécifiquement. N’oubliez pas que les avis aux médias s’adressent uniquement aux médias et visent à inviter les médias à assister à un événement.

La meilleure indication de qui est votre public pour un avis aux médias est le type d’événement que vous organisez. Par exemple, si vous organisez une conférence de presse, vous voudrez plus de journalistes et de journalistes tandis que si vous organisez une collecte de fonds, vous voudrez peut-être qu’un écrivain de la scène sociale y assiste. Adaptez votre contenu afin qu’il soit écrit pour votre public cible.

La plupart des médias ont des journalistes qui couvrent tous les grands sujets comme la politique, l’éducation, les affaires locales et la technologie. Vous voudrez peut-être même trouver un journaliste spécifique qui couvre les événements liés à votre industrie, alors lisez certains de ses articles et rédigez votre avis en pensant à cette personne. Décidez quel type de professionnels des médias serait le plus intéressé par votre événement et concentrez-vous sur l’écriture pour eux.

Rédigez un titre captivant de l’Avis aux médias

Un titre est le résumé de votre avis qui se trouve en haut au centre de votre avis aux médias et doit être en caractères gras. Il est important de passer du temps à élaborer un grand titre afin que ceux qui le liront soient suffisamment intéressés pour lire le reste de votre avis et assister à votre événement. La longueur de ce type de titre est généralement de 65 à 80 caractères.

Voici comment écrire un titre convaincant.

Restez court

Si votre titre est trop long, il sera coupé dans les moteurs de recherche comme Google et sur de nombreux appareils mobiles. Vous souhaitez conserver votre nombre maximum de caractères entre 65 et 80 caractères (espaces compris).

Associez-le à un Sujet tendance ou à un événement en cours

L’une des meilleures façons de susciter l’intérêt pour votre avis aux médias et votre événement est de l’associer à un sujet tendance. Par exemple, si vous organisez un événement en octobre, vous pouvez l’associer au Mois de la sensibilisation au cancer du sein. En faisant cela, votre événement se sentira opportun et vous pourrez susciter un intérêt supplémentaire de la part de ceux qui pourraient autrement ignorer votre avis aux médias et votre événement.

Voici un exemple de titre intrigant tiré d’un avis aux médias :

Titre de l’avis aux médias

Couvrez les Détails importants de l’événement dans le corps

Maintenant que vous avez votre titre, vous voulez commencer à donner toutes les informations vitales concernant votre événement. Les avis aux médias ne doivent pas dépasser une page au total. Un avis aux médias ne devrait couvrir que les détails les plus importants de votre événement, tels que le lieu, la date, le thème et la raison de l’événement.

Voici comment rédiger votre avis aux médias.

Répondez au ‘Quoi, Qui, Où, Quand &Pourquoi’

Le moyen le plus simple d’écrire le corps de votre avis aux médias est simplement de lister ces questions et de remplir les informations en une ou deux phrases. Vous voulez donner les détails les plus intéressants et les plus importants pour chaque section. Vous pouvez modifier l’ordre de ces sections pour inclure les informations par ordre d’importance.

Commencez par expliquer ce qu’est l’événement, ce qui va se passer et ce qu’ils vont vivre lors de votre événement. Faites-leur savoir si ce sera une bonne opportunité de photo ou d’histoire pour eux. Ensuite, faites-leur savoir qui sera là. Y aura-t-il des célébrités ou des influenceurs qui pourraient intéresser le journaliste? Si c’est le cas, assurez-vous de les répertorier dans la section « Qui”.

Après avoir écrit les sections ”quoi » et ”qui » de votre événement, vous souhaitez ajouter les sections ”où » et ”quand » avec votre emplacement, la date et l’heure. Enfin, vous souhaitez écrire de manière concise la section « pourquoi” et donner un contexte sur les raisons pour lesquelles vous organisez l’événement et pourquoi les médias devraient y assister. Par exemple, vous pouvez expliquer que vous collectez des fonds pour un organisme de bienfaisance spécifique ou que vous organisez une conférence de presse pour couvrir une histoire d’intérêt humain.

Terminez votre Avis aux médias

Enfin, à la toute fin de votre avis aux médias, vous souhaitez ajouter ### sur la ligne de fond de votre avis. Cela permet aux médias de savoir que votre avis est terminé, cela signifie « c’est la fin.”

Exemple d’un Organe consultatif pour les médias

Commencez à distribuer votre Avis aux médias

Une fois que votre avis aux médias est prêt à être distribué, vous devez décider d’une méthode pour le transmettre aux personnes dans les médias qui seront intéressées à assister à votre événement. Vous voulez également vous assurer d’envoyer votre avis aux médias au bon moment afin que ceux qui pourraient y assister aient le temps de se préparer et de planifier correctement.

Les avis aux médias doivent être envoyés environ cinq à sept jours ouvrables avant la date de votre événement. Afin d’attirer la plus grande attention, vous devez envoyer votre avis, puis appeler la salle de rédaction de chaque média que vous avez envoyé pour faire le suivi et vous assurer qu’ils l’ont reçu. Lors de votre appel de suivi, vous pouvez demander s’ils ont des questions sur votre événement et s’ils envisagent d’y assister. Assurez-vous d’inclure les coordonnées afin qu’ils puissent vous contacter pour toute question supplémentaire.

Voici quelques étapes à suivre pour attirer le plus d’attention médiatique possible.

Utilisez un Service de distribution

Pour obtenir les meilleurs résultats pour votre avis aux médias, vous devriez envisager d’utiliser un service de syndication. Ces services vous garantissent une exposition maximale et les coordonnées correctes pour envoyer votre avis aux médias aux bonnes personnes. Lorsque vous utilisez un service de distribution, vous utiliserez un formulaire sur leur site pour rédiger et formater votre avis aux médias, puis il le distribuera pour vous aux types de médias de votre choix.

Bien qu’il existe plusieurs options pour les services de distribution, l’une des meilleures est eReleases. En l’utilisant pour distribuer votre communiqué de presse, vous pourrez atteindre des milliers d’agences de presse, y compris des chaînes de télévision, de grands réseaux d’information comme Fox News et MSNBC et d’autres journaux et sites Web. Le coût de ce service est généralement compris entre 99 $ et 300 $, et il offre des offres aux nouveaux utilisateurs.

Visitez eReleases

Rassemblez les informations de contact pour les médias

Pour obtenir les meilleurs résultats, combinez l’utilisation d’un service de distribution avec la communication personnelle avec les journalistes locaux. Pour ce faire, vous devrez rechercher les contacts médias appropriés, puis essayer de trouver leurs coordonnées, en particulier leurs adresses électroniques, car la plupart des avis aux médias sont envoyés par courriel. Accédez à vos sites d’actualités locaux et recherchez les coordonnées. Parfois, ces informations sont répertoriées dans des articles que les journalistes ont écrits ou sur une page de contact du site d’information.

Un outil utile et gratuit pour trouver rapidement et facilement l’adresse e-mail des journalistes est Hunter. Clearbit Connect est un autre outil gratuit qui offre un service similaire pour trouver des adresses e-mail multimédias.

Lorsque vous collectez des informations de contact, vous voulez être certain de trouver le contact le plus pertinent. Par exemple, si votre événement est une collecte de fonds pour les sans-abri de la région, vous voudrez rechercher un contact qui se concentre sur les problèmes locaux ou les rapports à but non lucratif. Si vous dévoilez un nouveau logiciel, vous devriez rechercher le rédacteur en chef ou un journaliste qui couvre la technologie de votre station d’information ou de votre journal local.

Commencez à envoyer votre Avis par e-mail

Maintenant que vous avez vos coordonnées, vous pouvez commencer à envoyer votre avis par e-mail à la liste des médias locaux que vous avez compilée. Si vous souhaitez que votre e-mail soit ouvert et lu, vous souhaitez commencer votre e-mail avec une ligne d’objet claire et accrocheuse. Considérez votre ligne d’objet comme votre « pitch » où vous pouvez attirer l’attention et piquer la curiosité. Un bon exemple serait: « Le Tournoi de Golf Annuel à guichets fermés du Rotary pour accueillir la Championne de Golf Féminine Kelly Rohrbach. »

Ne joignez pas l’avis aux médias en tant que document. Copiez plutôt l’avis directement dans le corps de l’e-mail. Si vous joignez un document à votre e—mail, qu’il s’agisse d’un document PDF ou Word, votre e—mail – et donc votre avis aux médias – est beaucoup plus susceptible de se retrouver dans un dossier de spam ou de courrier indésirable.

Suivi

Une fois que vous avez envoyé votre avis aux médias, vous voudrez faire un suivi auprès des organes de presse qui auraient dû le recevoir. Généralement, vous souhaitez effectuer un suivi deux jours ouvrables avant votre événement. Les journalistes liront souvent votre avis rapidement mais n’y répondront pas. Un appel téléphonique peut confirmer la présence de la personne ou offrir des raisons impérieuses de changer d’avis si la personne a décidé de ne pas y assister.

Lorsque vous commencez votre suivi, vous souhaitez appeler la salle de rédaction ou le bureau de l’endroit où vous avez envoyé l’avis. La plupart du temps, c’est le moyen le plus rapide d’être dirigé vers le bureau du journaliste qui couvrirait votre événement. Une astuce de l’industrie consiste à appeler avant ou après les heures d’ouverture. De cette façon, vous êtes moins susceptible d’être en concurrence avec d’autres appelants, et la salle de rédaction sera plus silencieuse.

Si vous finissez par devoir laisser un message, dites à la personne que vous êtes que vous appelez au sujet d’un avis aux médias que vous avez envoyé et indiquez-lui le jour et l’heure où vous avez envoyé l’avis aux médias. Au lieu de demander un appel de retour, dites-leur que vous rappellerez un jour ou une heure spécifique. Cela vous permet de garder le contrôle du processus de suivi et vous permet de rappeler le jour et l’heure qui vous conviennent.

Le suivi avec les journalistes est le meilleur moyen de les inciter à participer à votre événement. Cela vous permettra également de vous démarquer des centaines d’autres personnes qui ont envoyé des avis aux médias, car la plupart ne prennent pas la peine de suivre un appel téléphonique.

L’essentiel

Un avis aux médias est un outil efficace pour obtenir la participation des médias à un événement. Pour obtenir le plus de participation possible, il est important de bien formater votre avis aux médias et d’inclure toutes les informations pertinentes. En rédigeant un avis aux médias bien formaté et concis et en distribuant correctement votre avis, vous pouvez augmenter la fréquentation et la couverture médiatique de votre événement.