Vous êtes ici parce que vous devez savoir comment écrire une DP pour la conception Web ou la refonte. Une DP est ce que les agences utilisent pour évaluer votre projet et ensuite vous fournir une proposition. Chez Big Drop, nous recevons des tonnes d’appels d’offres, allant des petites entreprises aux entreprises du Fortune 500 – certaines sont bonnes, d’autres mauvaises et d’autres dont nous ne parlons plus. Ce que nous avons présenté, c’est comment préparer un appel d’offres pour votre site Web et comment en créer un excellent. Après tout, plus votre DP sera approfondie, plus votre proposition sera précise.

Qu’est-ce qui fait un bon appel d’offres?

Lorsque vous avez besoin d’un site Web, la première chose que vous faites est de créer une demande de proposition de refonte Web. Soumettre votre demande de proposition à plusieurs agences est courant et toujours une bonne idée — c’est ainsi que vous avez une idée de ce qu’il faudra vraiment pour donner vie à votre projet et à votre vision. Après avoir soumis votre demande, les agences vous répondront avec une solution proposée qui décrit l’étendue des travaux, le calendrier et le coût de votre site Web. En règle générale, cet échange est suivi d’un bref appel téléphonique et d’une séance de questions-réponses.

Considérez votre appel d’offres comme une première impression pour les partenaires potentiels de l’agence. Un excellent appel d’offres ouvre la voie à un excellent partenariat. Une excellente DP est claire, concise et va droit au but. Vous n’avez pas besoin d’avoir le savoir-faire technique pour créer un appel d’offres. En fait, la plupart des meilleurs appels d’offres que nous recevons ne mentionnent ni code ni jargon technique (nous entendons assez de discussions de développeurs quotidiennement). Si vous connaissez les intégrations que vous souhaitez utiliser (MailChimp, HubSpot, Marketo), listez-les dans votre e-mail d’appel d’offres aux fournisseurs. Sinon, oubliez ça. Vous n’avez pas besoin d’avoir toutes les réponses. Après tout, c’est pourquoi vous embauchez une agence en premier lieu, alors laissez aux pros le soin de le comprendre.

Mettons les choses au clair: les appels d’offres ne doivent pas être ennuyeux. C’est votre affaire dont nous parlons ici, alors n’hésitez pas à le rendre amusant. Chez Big Drop, nous savons une chose ou deux sur les appels d’offres, alors utilisez nos directives que nous avons rassemblées comme point de départ, plutôt que des règles (nous n’avons jamais été grands sur celles-ci). Restez simple, pensez à chaque section et rendez-la agréable. À la fin de la journée, nous construisons quelque chose de nouveau pour l’avenir de votre entreprise, alors soyez excité!

Voici ce qu’un contour d’appel d’offres devrait inclure:

1. Résumé
2. Contexte de l’entreprise
3. Objectifs principaux
4. Portée et livraison du projet
5. Plan du site
6. Chronologie&Jalons
7. Exigences fonctionnelles / techniques
8. Budget
9. Critères de sélection

Résumé

Si vous ne savez pas quoi écrire, la première chose à faire est le résumé de votre projet. Il devrait donner une introduction à votre entreprise et la raison de la soumission de votre demande de propositions. Dites à votre fournisseur potentiel ce que vous espérez qu’il accomplisse et exposez les problèmes que vous ou vos utilisateurs rencontrez avec votre site actuel. Voici un bref exemple de résumé de la demande de propositions:

Exemple: Le nom de notre société est Initech. Nous mettons à jour des logiciels pour les grandes entreprises et organisations. Nous recherchons une refonte de site Web. Nos utilisateurs signalent qu’ils ne trouvent pas ce qu’ils recherchent sur notre site et que le design est daté.

Pourquoi cela est important: La partie de la demande de proposition va au but. Il indique au lecteur de votre proposition qui vous êtes et pourquoi vous lui soumettez une DP. Cela donne le ton pour le reste de la proposition.

Contexte de l’entreprise

Fournissez un bref historique de votre organisation. (Accent particulier sur le bref). Dites à votre fournisseur qui vous êtes, dans quel secteur d’activité vous opérez et décrivez votre public ou client typique. Cela aide également à faire savoir à votre agence potentielle qui vous êtes. Êtes-vous un coordinateur marketing ou un décideur clé de votre organisation? Savoir qui parle, c’est important. Que vous soyez une entreprise plus âgée et plus établie ou une start-up émergente, la clé ici est de faire savoir aux fournisseurs potentiels qui vous êtes et ce que vous êtes.

Exemple : Chez Initech, nos clients nous choisissent parce que nous offrons un service de qualité. Ce qui nous différencie de nos concurrents, c’est que nous sommes les plus expérimentés de notre industrie et que nous sommes en affaires depuis 30 ans.

Pourquoi cela compte: Les antécédents de votre entreprise ou de votre organisation indiquent à votre fournisseur potentiel de savoir ce que vous représentez et peuvent fournir une indication précoce pour confirmer si le projet sera approprié ou non.

Objectifs principaux

Les grandes demandes de propositions sont authentiques. Soyez concis et clair sur les problèmes auxquels vous et vos utilisateurs êtes confrontés. Concentrez-vous sur ce que vous espérez accomplir avec votre nouveau site Web. Si vous le pouvez, essayez de le réduire à une ou deux phrases, puis développez à partir de là. Un bon point de départ est la reconnaissance des problèmes.

Astuce pro: « Considérez votre nouveau site Web comme un catalyseur pour vos objectifs commerciaux, soyez à l’avant-garde de ce qu’il doit accomplir et pourquoi votre ancien site ne le coupe pas. »

Exemple: Notre objectif principal pour notre site Web est d’augmenter l’acquisition et l’engagement des utilisateurs grâce à la conception. Contrairement à notre site Web actuel, notre nouveau site Web doit fournir aux utilisateurs un moyen d’acheter nos produits facilement et efficacement et doit également être adapté aux appareils mobiles.

Pourquoi cela compte: Il est important de prioriser les objectifs les plus importants que vous souhaitez atteindre dans votre projet afin que votre fournisseur sache exactement ce que vous cherchez à tirer de cet engagement. Établir vos objectifs au début est un excellent moyen d’augmenter vos chances de succès avec votre nouveau site Web.

Portée du projet et livrables

À ce stade de la rédaction de votre demande de propositions, vous devriez réfléchir aux services spécifiques que vous recherchez. Chez Big Drop, nos projets ont une vaste portée. Certaines entreprises n’ont besoin que d’un site Web, tandis que d’autres ont besoin d’une production vidéo et d’une image de marque. Comme la portée des projets varie, les livrables varient en conséquence. Voici quelques exemples de ce que vous pouvez vous attendre à voir lorsque vous interagissez avec votre fournisseur:

• Project Management
• UX/UI Planning
• Graphic Design
• Frontend development
• Backend development
• On-site SEO
• Content strategy
• Quality Assurance and Testing
• Content Migration
• PPC Campaigns
• Content Management System Training
• Rédaction /Contenu
• Identité visuelle
• Positionnement de la marque
• Marketing
• Production vidéo
• Photographie

Si vous demandez une proposition pour un site Web, attendez-vous à ce que les livrables incluent des éléments tels que des conceptions et des wireframes. Si votre projet comprend une identité visuelle, attendez-vous à ce que vos livrables se présentent sous la forme de PSD ou de fichiers IA. Les autres livrables sont plus intangibles, alors connaissez les différences et à quoi vous attendre de votre fournisseur.

Conseil de pro: « Sachez ce que vous obtenez, méfiez-vous des fournisseurs qui ne fournissent pas de ventilation horaire pour leurs services”

Exemple: Nous recherchons une vidéo explicative de 60 secondes à afficher sur notre site Web. Nous souhaitons également qu’une identité visuelle (logo) soit utilisée pour les cartes de visite et les en-têtes.

Pourquoi cela compte: Pour déterminer l’étendue des travaux de votre projet, votre fournisseur tiendra compte des tâches à accomplir et appliquera un taux horaire basé sur ses meilleures estimations relatives aux projets précédents. Avoir ces informations garantira que votre fournisseur vous dira la meilleure proposition de site Web.

Plan du site

La façon dont votre site Web est organisé influencera la façon dont vos utilisateurs trouvent ce qu’ils recherchent. Votre plan du site est essentiellement une table des matières pour votre site Web. Énumérez les pages que vous souhaitez avoir dans votre menu de navigation et réfléchissez à la façon dont l’utilisateur naviguera sur le site. Vos utilisateurs devraient pouvoir trouver rapidement et facilement les informations dont ils ont besoin. S’ils ne peuvent pas, ils partiront. L’expérience utilisateur (UX) est un facteur clé de l’efficacité de votre site Web.

Conseil de pro: »Sans une stratégie UX solide, les produits numériques risquent d’échouer. C’est vraiment aussi simple que ça. »

Estimer le nombre de pages dont vous pensez que votre site Web aura besoin peut être un bon point de départ, c’est-à-dire: À propos, Services, Contact. Si vous n’êtes pas sûr des pages dont vous avez besoin, ne vous inquiétez pas et laissez votre fournisseur le comprendre pour vous.

Exemple:

1. Page d’accueil
2. À propos de nous
3. Services
4. Boutique
5. Blog
6. Contact

Pourquoi cela compte: L’expérience utilisateur est l’une des composantes les plus importantes de tout projet numérique. Votre fournisseur utilisera ces informations pour déterminer le nombre de mises en page personnalisées dont votre site Web aura besoin.

Chronologie&Jalons

La section chronologie de votre DP devrait répondre à la question de savoir quand vous souhaitez que votre projet soit mis en ligne. S’il y a une date précise pour laquelle votre site Web ou votre projet de marque doit être terminé, c’est l’endroit où le répertorier. Toutes les étapes importantes de votre projet doivent également être répertoriées ici, telles qu’un lancement de nouveau produit ou une campagne publicitaire.

Conseil de pro: « Soyez réaliste en termes de délai, la conception et le développement de sites Web personnalisés prennent du temps. »

Exemple: La date limite pour le site Web est le 30 janvier. Cependant, nous avons notre conférence annuelle le 1er janvier et aimerions que la page d’accueil soit terminée d’ici là si possible.

Pourquoi cela compte: Être au courant du moment où votre site Web doit être mis en ligne est une première étape importante pour établir l’ajustement. Votre fournisseur potentiel peut évaluer s’il peut ou non répondre de manière réaliste à vos attentes. Dans certains cas, les fournisseurs sont prêts à mener à bien un projet urgent, mais cela entraînera bien sûr un prix supplémentaire.

Exigences fonctionnelles

Ce sera probablement la partie la plus détaillée de la DP de votre site Web. Énumérez toutes les exigences techniques que votre site Web doit avoir, telles que : le traitement des paiements, les intégrations de carrière ou les connexions des utilisateurs.

Conseil de pro: « Vous n’avez pas besoin d’avoir toutes les réponses, mais assurez-vous d’inclure celles que vous faites.”

Vendez-vous des produits? Si oui, quelle solution de commerce électronique cherchez-vous à utiliser ou cherchez-vous des recommandations? Avez-vous un système de gestion de contenu en tête, tel que Drupal ou WordPress? Si vous souhaitez intégrer un CRM tel que HubSpot ou un service de marketing par courrier électronique tel que MailChimp, assurez-vous de l’inclure ici. Si vous ne savez pas par où commencer, ne vous inquiétez pas, votre fournisseur vous couvre.

Pour les plus techniques, essayez de fournir autant de détails que possible en termes de fonctionnalité. Si des intégrations tierces extraient des données de sources externes, assurez-vous d’inclure comment ce transfert a lieu et d’où proviennent ces données. S’il y a une API impliquée, y a-t-il de la documentation ? Répondez à ces questions et vous éliminerez les allers-retours entre vous et votre fournisseur.Exemple: Notre site Web doit pouvoir vendre des produits et cartographier les emplacements de nos magasins via Google Maps. Les sections carrière de notre site actuel sont hébergées sur bluehouse.

Pourquoi cela compte: Ce sera l’un des facteurs les plus importants pour évaluer la portée et le prix du point de vue de votre fournisseur. Certaines solutions nécessitent moins d’heures consacrées à l’intégration, tandis que d’autres nécessitent de vastes ressources consacrées au développement d’API personnalisées afin de créer des applications logicielles. Encore une fois, plus vous fournissez d’informations dans une DP claire et concise, plus l’esquisse de la proposition de projet de votre fournisseur sera précise.

Budget

Oui, votre lettre de demande doit inclure un budget. Retenir votre budget pour un projet, c’est un peu comme essayer d’acheter une maison sans donner à votre courtier une idée de ce que vous êtes prêt à payer. Si vous souhaitez acheter une maison et que votre budget est de 150 000 $, votre courtier peut ensuite localiser plusieurs maisons qui vous offrent le plus de valeur dans votre budget.

« C’est une affaire, si vous ne parlez pas d’argent, vous n’êtes probablement pas sérieux. »

Décidez de ce qui est important pour vous: l’option la moins chère ou celle qui offre le plus de valeur dans votre budget. Fournir votre budget à votre fournisseur lui permet de revenir avec la solution la plus appropriée, en fonction de votre périmètre, de vos objectifs, etc. Pour développer notre analogie avec l’achat d’une maison, vous pouvez acheter une maison pour 5 000 $ ou 500 000k, mais ce que vous obtenez en échange de ces prix variera.

Si vous le devez, fournissez simplement une plage. Si vous recherchez des services supplémentaires tels que la maintenance et le support continus ou le référencement, incluez le budget de ces services séparément.

Conseil de pro: « Être réel sur ce que vous cherchez à payer vous donne l’avantage de voir combien les fournisseurs sont prêts à donner pour votre budget proposé”

Considérez votre site Web comme un investissement. Toute agence réputée vous conseillera et vous consultera sur la façon de tirer le meilleur parti de votre budget et maximisera votre potentiel de retour sur investissement.

Exemple: Le budget de notre nouveau site Web se situe entre 80 000 $ et 100 000 $. Notre budget annuel récurrent pour le support et la maintenance $ 60,000

Pourquoi cela compte: Vous ne voulez pas perdre votre temps à rencontrer et à parler à des fournisseurs qui ne sont pas dans votre fourchette de prix. Être honnête au sujet de votre budget vous permet également de parler avec des fournisseurs qui feront de vous leur priorité. La transparence va très loin.

Critères de sélection

Ici, vous décidez simplement des critères que vous utiliserez lors du choix de votre fournisseur. Les choses à considérer ici sont: expertise de l’agence, capacités, portefeuille, projets pertinents, services internes, etc.

Exemple: Nous effectuerons notre sélection en fonction de l’expérience de l’agence, des projets pertinents et de la conception.

Pourquoi cela est important: Un fournisseur peut avoir une plus grande expertise dans un secteur plutôt qu’un autre. D’autres peuvent avoir une plus grande expérience des sites Web d’information par rapport au commerce électronique. Soyez à l’avant en ce qui concerne ce sur quoi vous baserez votre décision afin que le destinataire puisse savoir s’il est ou non l’agence qui vous convient.

Et maintenant?

C’est tout. Nous vous avons équipé de ce dont vous avez besoin pour rédiger une DP stellaire. Ce n’est pas aussi difficile que cela puisse paraître, une fois que vous savez ce que vous faites. N’oubliez pas de rester bref, honnête et amusant.