« Une semaine de travail bloquée de 40 heures, j’estime, produit la même quantité de sortie qu’une semaine de travail de plus de 60 heures poursuivie sans structure. »

– Cal Newport, Auteur de Deep Work

S’il y a une chose qui peut être dite sur le lieu de travail moderne, c’est la suivante: Si vous ne contrôlez pas votre emploi du temps, cela vous contrôlera.

Comment équilibrez-vous les maux nécessaires des réunions, des e-mails, des discussions d’équipe et du « travail occupé » avec du temps concentré pour les choses qui vous tiennent vraiment à cœur? Comme devenir un ermite numérique n’est pas une option pour la plupart d’entre nous, nous avons besoin de stratégies concrètes pour nous aider à nous concentrer dans un monde conçu pour nous distraire.

C’est là qu’intervient le blocage du temps.

Le blocage du temps (et ses proches cousins le time boxing, le lot de tâches et le thème de la journée) est un moyen simple mais efficace de reprendre le contrôle de votre journée de travail.

Essayez de bloquer le temps si vous…

• Jonglez avec de nombreux projets / responsabilités différents (Jack Dorsey utilise le thème du jour pour diriger deux grandes entreprises en même temps)

• Passez trop de temps en « mode réactif”, en répondant aux e-mails et aux messages

• Trouvent leur journée hachée par des réunions

• Combattez des interruptions constantes tout au long de la journée

• Luttez pour trouver le temps et l’espace mental pour une réflexion globale

Ceci guide vous donnera un aperçu de ce que sont le blocage de l’heure, le traitement par lots des tâches et le thème de la journée; comment une combinaison de ces stratégies peut vous aider à récupérer votre emploi du temps; et la meilleure façon d’utiliser votre calendrier et votre gestionnaire de tâches pour commencer à vous bloquer l’heure.

Qu’est-ce que le blocage du temps?

Le blocage du temps est une méthode de gestion du temps qui vous demande de diviser votre journée en blocs de temps. Chaque bloc est dédié à l’accomplissement d’une tâche spécifique, ou d’un groupe de tâches, et uniquement ces tâches spécifiques. Au lieu de garder une liste de choses à faire ouverte, vous commencerez chaque journée avec un horaire concret qui expose ce sur quoi vous travaillerez et à quel moment.

La clé de cette méthode consiste à prioriser votre liste de tâches à l’avance – un examen hebdomadaire dédié est indispensable. Faites le point sur ce qui se prépare pour la semaine à venir et faites un croquis approximatif de vos blocs de temps pour chaque jour. À la fin de chaque journée de travail, examinez toutes les tâches que vous n’avez pas terminées – ainsi que toutes les nouvelles tâches qui sont arrivées – et ajustez vos blocs de temps pour le reste de la semaine en conséquence.

Avec des jours bloqués à l’avance, vous n’aurez pas à faire constamment des choix sur ce sur quoi vous concentrer. Tout ce que vous devez faire est de suivre votre horaire bloqué. Si vous êtes hors de la tâche ou distrait, regardez simplement votre emploi du temps et revenez à la tâche pour laquelle vous avez bloqué le temps.

Variations de blocage temporel

Le blocage temporel a quelques cousins proches mais distincts qui méritent d’être pris en compte: lot de tâches, thématisation de jour et boxe temporelle.

Lot de tâches

Le lot de tâches consiste à regrouper des tâches similaires (généralement plus petites) et à planifier des blocs de temps spécifiques pour les terminer en même temps. En s’attaquant à des tâches similaires dans un groupe, vous limiterez la quantité de changement de contexte que vous devrez effectuer tout au long de votre journée, économisant ainsi un temps précieux et de l’énergie mentale. Par exemple, planifier deux blocs de 20 minutes pour traiter les e-mails pendant la journée est plus efficace que de vérifier votre boîte de réception toutes les 15 minutes.

Le blocage du temps se marie bien avec le lot de tâches car il vous évite de planifier chaque tâche individuelle sur votre calendrier. Bloquez simplement des morceaux de temps chaque jour ou semaine lorsque vous souhaitez effectuer un certain lot d’activités, par exemple, e-mail, facturation, séances d’entraînement, réunions, écriture, codage, travail approfondi, courses, préparation des repas.

Le thème du jour

Le thème du jour est une version plus extrême du lot de tâches pour les personnes qui ont beaucoup de domaines de responsabilité en compétition pour attirer leur attention. Par exemple, un entrepreneur doit souvent prêter attention au marketing, aux ventes, au développement de produits, au support client et aux ressources humaines en même temps. Au lieu de réserver des blocs de temps pour chaque domaine de responsabilité chaque jour, day theming consacre une journée complète chaque semaine à chaque responsabilité.

Mike Vardy, fondateur de Productivityist, utilise le thème du jour pour définir son objectif global pour chaque jour. Voici comment il thème sa semaine:

Consacrer chaque journée à un seul thème crée un modèle de travail fiable et limite davantage la charge cognitive de la commutation de contexte. Vardy explique que la thématisation offre une clarté mentale qui lui permet de se concentrer sur sa famille:

« Savoir ce que le jour « signifie » pour moi me permet d’obtenir les choses dont j’ai besoin et que je veux accomplir sans voir d’éléments indéterminés « à faire » sur une liste de choses à faire. En conséquence, j’ai moins de fatigue décisionnelle et j’ai même plus d’énergie lorsque je passe du temps avec mes enfants.”

Time boxing

Le blocage du temps et la boxe du temps sont souvent confondus comme étant synonymes, mais il y a une différence importante. Le blocage du temps vous demande de mettre de côté certaines tranches de temps pour vous concentrer sur une tâche ou une activité donnée. Par exemple, « Je travaillerai sur une première ébauche de mon article de blog de 9h à 11h demain. »

En revanche, le time boxing vous demande d’imposer une limite sur le temps que vous consacrerez à une tâche spécifique. Voici une version en boîte de temps de l’exemple de blocage de temps ci-dessus:  » Je terminerai une première ébauche de mon billet de blog demain entre 9h et 11h. »

Cette « case horaire » auto-imposée vous oblige à travailler efficacement car vous disposez d’un temps limité pour terminer la tâche. Cela peut être une façon amusante de vous mettre au défi et de gamifier votre productivité.

Pourquoi le blocage du temps est-il si efficace ?

Cette technique semble simple à première vue, mais a des impacts profonds sur votre capacité à faire avancer les choses:

Il favorise un « travail en profondeur » ciblé

Cal Newport, auteur de Deep Work: Rules for Focused Success in a Distrait World, est un grand partisan du blocage du temps. Il consacre 20 minutes chaque soir à la planification du prochain jour de travail:

« Parfois, les gens me demandent pourquoi je m’embête avec un niveau de planification aussi détaillé. Ma réponse est simple: cela génère une énorme productivité. Une semaine de travail bloquée de 40 heures, j’estime, produit la même quantité de production qu’une semaine de travail de plus de 60 heures poursuivie sans structure.”

Lorsque vous planifiez un morceau de temps pour travailler sur un seul projet, problème ou tâche, vous mettez toutes vos ressources mentales à contribution sur une chose plutôt que de répartir votre attention sur plusieurs tâches. Plus vous « tâche unique”, plus vous développez les muscles mentaux nécessaires au travail en profondeur et plus il devient facile de rester concentré.

Il vous aide à éliminer plus efficacement le « travail superficiel”

Le travail superficiel est le travail occupé qui est urgent mais qui n’est pas important pour atteindre vos objectifs à long terme – pensez à la paperasse ou à répondre à (la plupart) des e–mails. Lorsque vous travaillez superficiellement, vous définissez des limites claires sur le temps que vous y consacrerez. De plus, le regroupement de tâches similaires réduit le coût du changement de contexte. En regroupant toutes vos tâches superficielles dans un ou deux blocs de temps dédiés, vous serez en mesure de les gérer plus efficacement et de protéger le reste de votre journée de travail pour un travail à impact plus important.

Cela vous fait prendre conscience de la façon dont vous passez votre temps

La plupart des gens sont mauvais en gestion du temps. Nous sommes terribles à estimer combien de temps les tâches prendront, et nous avons tendance à trop nous engager pour l’avenir. Le blocage du temps vous oblige à faire face à vos priorités et engagements actuels et à devenir intentionnel quant à la façon dont vous passez votre temps fini. Pour chaque nouvel engagement que vous laissez entrer dans votre vie, vous êtes obligé de trouver un espace physique sur votre calendrier. En conséquence, le coût d’opportunité de dire « oui » devient plus concret et il devient beaucoup plus facile de dire ”non ».

Il contrecarre le perfectionnisme

Les chronologies floues sont le pire ennemi du perfectionniste. Il y a toujours quelque chose à peaufiner et à améliorer. Il peut être difficile de savoir quand un projet ouvert est terminé, surtout si vous visez la perfection. À un moment donné, vous devez pouvoir dire « assez bien » et passer à autre chose. Le Time boxing peut vous aider en imposant des limites de temps à vos projets. Si vous prolongez souvent les tâches en essayant de tout faire correctement, définissez une case horaire stricte pour terminer la tâche et respectez-la.

Il vous aide à poursuivre vos objectifs

Dans l’article « Au-delà des bonnes intentions: Inciter les gens à faire des plans améliore le suivi des tâches importantes ” les chercheurs Todd Rogers et Katherine L. Milkman passent en revue plusieurs études soutenant l’idée que « des plans concrets aident les gens à concrétiser leurs intentions. »

Du suivi d’un régime d’exercice à la planification d’un vaccin contre la grippe, les gens étaient plus susceptibles d’agir sur leurs intentions lorsqu’ils écrivaient un lieu, une date et une heure spécifiques pour l’activité. Pourtant, la plupart des gens s’appuient sur des intentions vagues plutôt que sur des plans concrets:

« Paradoxalement, les gens sous-planifient souvent lorsqu’ils commencent avec de fortes intentions. Ils croient à tort que leurs intentions fortes sont suffisantes pour les pousser à adopter les comportements souhaités, et cette croyance les empêche d’utiliser des stratégies qui pourraient aider à traduire les intentions en actions.”

Les plats à emporter: Lorsque vous planifiez vos tâches et vos objectifs, vous avez plus de chances de les suivre. Le blocage du temps vous oblige à faire des plans concrets pour vous assurer que vous atteignez vos objectifs chaque jour. Comme l’a ironisé William Faulkner:

« Je n’écris que lorsque l’inspiration frappe. Heureusement, il frappe à neuf heures tous les matins.”

Mais le blocage du temps fonctionnera-t-il avec mon travail?

L’une des plus grandes critiques du blocage temporel est qu’il ne tient pas compte des tâches réactives où il est impossible d’anticiper ce qui arrivera à un moment donné. Le blocage du temps est-il vraiment une stratégie réaliste pour un spécialiste du support client dont le travail consiste à répondre aux tickets? Ou un gestionnaire de compte qui doit être disponible pour répondre aux demandes des clients?

Nous dirions que oui – affirmer même un petit contrôle sur votre emploi du temps peut être utile quel que soit votre travail. Cal Newport le dit ainsi:

« Les périodes de réactivité ouverte peuvent être bloquées comme tout autre type d’obligation. Même si vous bloquez la majeure partie de votre journée pour un travail réactif, par exemple, le fait que vous contrôlez votre emploi du temps vous permettra de consacrer quelques petits blocs (peut-être à la périphérie de l’horaire) à des activités plus profondes.”

Lorsque votre journée de travail est gérée par des forces externes, il est facile de perdre de vue vos propres objectifs. Le blocage du temps peut vous aider à mieux contrôler les horaires, même les plus imprévisibles.

Certains faux pas de blocage du temps courants et comment les éviter

Bien que le blocage du temps soit assez simple en théorie, il peut être difficile à respecter dans la pratique. Voici quelques conseils pour vous aider à appliquer la méthode avec succès (et à ne pas devenir esclave de votre calendrier dans le processus):

Sous-estimer votre temps

Vous serez mieux en mesure d’estimer la durée des tâches au fil du temps, mais tant que vous n’aurez pas affiné votre instinct, vous vous tromperez en bloquant trop de temps pour les tâches plutôt que trop peu. Ajoutez du temps supplémentaire à votre emploi du temps pour terminer et effectuer la transition entre les tâches. Vous pouvez même créer des « blocs conditionnels » de temps dans lesquels vous pouvez puiser si vous prenez du retard.

Être trop rigide

Les choses vont arriver et ruiner vos plans. Mais gardez à l’esprit que votre plan est un guide pour vous aider à concentrer votre attention sur ce qui est important, et non sur un contrat contraignant.

Même l’expert en productivité Cal Newport édite ses plans tout au long de la journée en rayant les blocs de temps originaux et en les remplissant de plans mis à jour selon les circonstances:

Newport traite des changements dans son emploi du temps en le voyant comme un jeu:

« Ce type de planification, pour moi, est comme un jeu d’échecs, avec des blocs de travail répartis et triés de telle sorte que les projets grands et petits semblent tous se terminer avec (juste assez) de temps à perdre. »

Voyez vos blocs de temps comme un moyen flexible de vous mettre au défi, et non comme des outils stricts pour vous punir lorsque vous manquez de temps.

Overscheduling votre temps libre

Bien qu’on ait dit qu’Elon Musk et Bill Gates planifiaient leurs journées par incréments de 5 minutes, overscheduling votre temps libre peut être un exercice autodestructeur. Des études ont montré que la programmation d’activités de loisirs a un « effet d’amortissement unique” sur le plaisir global de l’activité.

Au lieu de cela, vous pouvez bloquer le temps de déconnexion et de détente sans plan défini sur la façon dont vous passerez ce temps. Cela vous donnera la flexibilité de décider plus spontanément de ce que vous voulez faire call appelez des amis pour prendre un verre? Découvrez ce nouveau jeu Xbox? Lire? Quoi que vous décidiez, n’oubliez pas de garder au moins une partie de votre temps libre libre.

Blocage du temps avec Todoist

Vous pouvez implémenter le blocage du temps avec n’importe quel outil, mais dans cette section, nous allons nous concentrer sur la façon d’utiliser Todoist avec votre application de calendrier préférée – ou même un bon vieux stylo et papier fasciés. Nous expliquerons comment implémenter trois variantes de blocage temporel différentes: lot de tâches, thématisation de la journée et planification de tâches individuelles.

Variation de lot de tâches

Un blocage temporel strict – dédier un bloc temporel à chaque tâche individuelle – peut être fastidieux et difficile à maintenir au fil du temps. Nous vous recommandons de combiner le blocage du temps et le traitement par lots des tâches pour un système plus simplifié. Au lieu d’un bloc de temps par tâche individuelle, vous assignerez un bloc de temps pour chaque catégorie de tâche que vous regroupez par lots. Voici à quoi cela ressemble dans la pratique:

Tout d’abord, décidez quelles grandes catégories de travail doivent être reflétées dans votre horaire quotidien ou hebdomadaire. Par exemple, un rédacteur indépendant peut avoir la liste de catégories suivante:

• Email

• Work admin

• Sales

• Meetings

• Research

• Writing

• Professional Development

• Yoga

• Meal prep

• Personal admin

• Reading

• Free temps

Maintenant, asseyez-vous avec votre application de calendrier préférée ou votre planificateur papier et créez des blocs de temps pour la semaine à venir qui reflètent les heures auxquelles vous travaillerez sur chaque catégorie. Assurez-vous que toutes vos priorités et engagements ont suffisamment d’espace sur votre calendrier. Si vous avez du mal à trouver de la place, vous devrez peut-être commencer à réduire vos engagements. Le résultat final ressemblera à ceci:

Si vous avez du mal à respecter votre horaire numérique, nous vous recommandons de planifier votre journée sur papier. Un horaire papier vous oblige à recommencer chaque jour et facilite le griffonnage et l’adaptation au fil de la journée. De plus, il est également plus facile de garder votre horaire papier ouvert sur votre bureau comme un rappel visible de ce sur quoi vous aviez prévu de vous concentrer.

Si vous travaillez dans une entreprise avec des calendriers partagés, il peut être utile de bloquer publiquement le temps pour un ”travail en profondeur » afin de garder une partie suffisante de la réunion de la journée libre. Khoi Vinh, concepteur principal chez Adobe, utilise cette stratégie dans son bureau:

« Je cherche des blocs de temps sur mon calendrier que je peux boucler pour un « travail en profondeur”. Parfois, je me déplace lors de réunions pour créer des blocs contigus plus longs, puis je crée une réunion appelée « Ne pas réserver” ou, si je soupçonne que quelqu’un l’ignore, je la nomme quelque chose comme « Session de collaboration” ou « Revue de recherche. »Vous devez devenir rusé.”

Vous avez maintenant des blocs de temps pour chaque catégorie, mais vous devez toujours savoir quelle tâche spécifique – ou groupe de tâches – à travailler le moment venu. C’est là qu’un gestionnaire de tâches comme Todoist entre en jeu.

Créez une étiquette Todoist pour chaque catégorie groupée que vous avez créée à la première étape, puis passez en revue toutes vos tâches actuelles et attribuez l’étiquette appropriée à chacune d’elles.

Maintenant, lorsque vous arrivez à un bloc de temps, il vous suffit de remonter la liste d’étiquettes correspondante et de choisir parmi les tâches pertinentes. Les tâches avec des dates seront automatiquement triées en haut afin que vous sachiez quand quelque chose est dû bientôt et nécessite d’abord votre attention.

Pour s’assurer que rien ne passe à travers les mailles du filet, chaque tâche doit avoir une étiquette. Cependant, vous constaterez probablement que toutes les catégories ne doivent pas être suivies dans Todoist. Par exemple, vous voudrez peut-être garder une trace de vos réunions ou de vos cours d’exercice dans votre calendrier plutôt que dans votre gestionnaire de tâches. Et comme nous l’avons déjà dit, vous ne voulez pas surprogrammer votre temps libre. Expérimentez votre configuration pour déterminer ce qui a du sens pour votre situation spécifique.

Variation du thème du jour

Si vous essayez de bloquer le temps et que vous vous sentez toujours trop dispersé et flou, vous voudrez peut-être essayer le thème du jour. Nous vous recommandons ce cours de partage de compétences gratuit de Mike Vardy. Il vous guide dans la mise en place d’un système de thématisation de jour, y compris des exemples détaillés utilisant à la fois du papier et du Todoist.

Planification des blocs de temps pour des tâches individuelles

Bien sûr, si vous souhaitez conserver un calendrier plus granulaire, vous pouvez toujours créer des blocs de temps distincts pour chaque tâche. La façon la plus simple de le faire avec Todoist est via l’intégration bidirectionnelle avec Google Agenda.

Lors de la configuration de l’intégration:

• Créez un nouveau calendrier pour vos tâches Todoist afin de pouvoir les activer et les désactiver à l’intérieur de votre calendrier selon vos besoins.

• Choisissez de synchroniser l’intégralité de votre compte Todoist ou de créer des calendriers séparés pour chacun de vos projets Todoist.

• Choisissez de synchroniser les tâches avec juste une date d’échéance en plus des tâches avec une date et une heure d’échéance.

Toute tâche Todoist avec une date et une heure apparaîtra automatiquement comme un événement dans votre nouveau calendrier Todoist. Toute tâche avec une date mais aucune heure apparaîtra comme un événement d’une journée.

Lors de votre examen hebdomadaire, indiquez à chaque tâche que vous souhaitez accomplir une date et / ou une heure de début en tapant quelque chose comme « Lundi à midi” ou « Tous les vendredis à 9h” dans le champ de tâche. Todoist reconnaîtra et mettra automatiquement en surbrillance la date et la réglera lorsque vous enregistrez la tâche.

Maintenant, lorsque vous ouvrez votre vue quotidienne ou hebdomadaire dans votre calendrier, vous verrez chacune de vos tâches planifiées en tant qu’événements distincts (aka vos blocs de temps). Vous pouvez étendre, raccourcir, modifier et déplacer vos blocs de temps dans votre calendrier. Toutes les modifications que vous apportez dans Google Agenda seront automatiquement synchronisées avec votre Todoist (et vice versa).

Planifier vos jours et vos semaines à l’avance peut sembler une perte de temps précieux que vous pourriez utiliser pour faire avancer les choses. Mais lorsque vous ne contrôlez pas votre calendrier, il est facile de laisser les distractions prendre le dessus. En chargeant à l’avance votre prise de décision sur ce sur quoi travailler pour la journée ou la semaine, vous économiserez du temps et de l’énergie mentale lorsqu’il s’agira de se rendre au travail.

Essayez le blocage du temps et le dosage des tâches pendant une semaine et voyez ce que cela fait de reprendre le contrôle de votre temps et de votre attention.