Peu importe votre profession, une chose est sûre: vous n’avez pas à tout résoudre vous-même. Vous pouvez travailler de manière indépendante, mais lorsqu’il s’agit de générer de nouvelles idées et de relever des défis difficiles, vous n’avez pas à compter uniquement sur vous-même.

Vous voyez, bien que vous soyez peut-être le seul de votre espèce dans votre organisation, il y a de fortes chances qu’il y en ait d’autres comme vous dans votre état, votre pays et le monde. (Oui, même si vous êtes travailleur autonome.) Et, de temps en temps, il est utile de réunir un groupe de personnes partageant des rôles similaires.

Quel que soit le but de la réunion, les tables rondes peuvent être incroyablement utiles. C’est un endroit idéal pour partager des idées, poser des questions et entrer en contact avec d’autres personnes qui savent à quoi vous faites face au quotidien. Mais, pour que tout le monde puisse quitter la pièce avec l’impression que c’était du temps bien dépensé, votre table ronde doit être exécutée correctement. Pour ce faire, vous devez éviter ces quatre erreurs.

Erreur 1: Il n’y a pas de feuille de route pour la conversation

Comme pour toute réunion, il est crucial d’avoir une orientation claire. C’est particulièrement important dans ce type de discussion parce que vous voulez que tout le monde participe également. Sans agenda, vous serez soit bloqué sur un sujet, soit vous rebondirez sans but de l’un à l’autre. Les participants quitteront la salle sans se sentir mieux que lorsqu’ils y entreront.

Quel est l’objectif global que vous souhaitez atteindre lors de cette table ronde ? Quelles questions peuvent vous aider à y arriver? Par exemple, disons que vous êtes un groupe de propriétaires de café et que votre objectif final est de déterminer la meilleure technique de torréfaction des grains de café. Quelques questions qui pourraient vous aider sont:

• Quelles techniques tout le monde a-t-il déjà essayé?
• Quels ont été les résultats ?
• Quels sont les défis auxquels vous avez été confronté ?

De telles questions sont suffisamment spécifiques pour le sujet en question, tout en étant suffisamment larges pour inclure tout le monde dans la discussion. De bonnes questions de discussion en table ronde donnent à chaque participant l’occasion de partager quelque chose d’intéressant.

Une fois que vous avez défini votre agenda, envoyez-le à vos participants afin qu’ils puissent le réfléchir à l’avance. Plus ils sont préparés, meilleure sera la conversation. Et vous pouvez même demander s’il y a autre chose qu’ils veulent ajouter au cas où il reste du temps.

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Erreur 2: Le modérateur est inexpérimenté

Votre agenda parfaitement préparé ne voudra rien dire si vous n’avez personne qui facilite la conversation. Il est beaucoup trop facile de se perdre dans des conversations tangentes lors d’une table ronde et de manquer l’objectif initial. Avant que vous ne le sachiez, le temps sera écoulé et les propriétaires de votre café partiront sans savoir comment torréfier au mieux les grains de café (tout l’objet de la conversation, vous vous souvenez?).

Vous avez besoin d’un modérateur. Et elle doit être à l’aise pour garder le train sur les rails. Lorsque la conversation s’éloigne trop de son cours, elle doit pouvoir intervenir respectueusement et prendre le contrôle.

Cette compétence est également essentielle pour empêcher quelqu’un de monopoliser la conversation. Ce n’est pas une conférence ou un discours de motivation. Il s’agit d’une discussion de groupe où les pensées et les opinions de chacun comptent. Si quelqu’un ne sait pas comment arrêter de parler, le modérateur doit pouvoir le couper, le remercier pour sa contribution et demander aux autres autour de la table de lui apporter leurs deux cents.

Erreur 3:Il y a trop (ou trop peu) de participants

Il y a une raison pour laquelle cela s’appelle une table ronde. Toutes les personnes présentes devraient pouvoir s’asseoir autour d’une grande table de conférence. (Non, une table n’est pas nécessaire, bien que ce soit agréable pour les gens d’avoir un endroit pour prendre leurs notes.)

Une bonne portée de tir est de huit à 12 personnes. Pas moins de huit, et vous pourriez ne pas avoir assez de matériel pour une conversation complète et productive. Et si vous dépassez 12, vous risquez que la discussion devienne ingérable. Des conversations secondaires éclateront, il n’y aura pas de focus clair, et certaines personnes s’effaceront dans le silence parce qu’il est trop difficile d’entrer un mot.

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Erreur 4: Vous avez invité les mauvaises personnes

Non, je ne veux pas dire que vous avez accidentellement envoyé l’invitation aux mauvaises adresses e-mail (oups!). Au contraire, vous n’avez pas créé une liste de participants qui favorise la discussion la plus utile et la plus diversifiée.

Par exemple, disons que vous invitez des représentants de l’université à discuter du problème de consommation d’alcool au collège. Selon votre objectif final, vous voudrez peut—être inviter des représentants de tous les types d’écoles — grandes et petites, publiques et privées – afin que vous puissiez entendre plusieurs idées de programmes différentes. Ou, vous voudrez peut-être simplement inviter des représentants de grandes universités publiques afin que vous puissiez vous concentrer sur des solutions pour ce type de population spécifique.

Dans les deux cas, vous ne voulez pas inviter accidentellement quelqu’un dont les antécédents ne conviennent pas au sujet en question. Elle n’obtiendra probablement rien de la session car ses expériences et ses ressources spécifiques sont si différentes.

Lorsque vous décidez qui inviter, gardez votre objectif final à l’esprit. Ensuite, faites des recherches légères sur vos éventuels participants. Quelles sont leurs responsabilités professionnelles? Depuis combien de temps font-ils ce type de travail? Dans quelles industries ont-ils travaillé? Appartiennent-ils à des organisations professionnelles? Assurez-vous qu’ils seront en mesure de contribuer de manière productive.

Si vous cherchez un moyen pour les personnes occupant différents rôles et secteurs d’acquérir plus de connaissances et de continuer à se développer professionnellement, une table ronde est un excellent choix — assurez-vous simplement d’éviter ces quatre erreurs.