Dig deeper

ajan esto sopii hyvin tehtäväerittelyyn, koska se säästää jokaisen yksittäisen tehtävän ajoittamiselta kalenteriin. Vain estää palasia aikaa joka päivä tai viikko, kun haluat suorittaa tietyn erän toimintaa, esim., Sähköposti, laskutus, harjoitukset, kokoukset, kirjoittaminen, koodaus, syvä työ, asioita, ateria prep.

Päiväteemaus

Päiväteemaus on rankempi versio tehtäväerittelystä ihmisille, joiden huomiosta kilpailee paljon vastuualueita. Esimerkiksi yrittäjän on usein kiinnitettävä huomiota markkinointiin, myyntiin, tuotekehitykseen, asiakastukeen ja henkilöstöhallintoon yhtä aikaa. Sen sijaan että jokaiselle vastuualueelle varattaisiin joka päivä aikalohkoja, päivän teemat pyhittävät joka viikko täyden päivän kullekin vastuulle.

Mike Vardy, Productivityist-järjestön perustaja, käyttää päiväteemaa määrittääkseen jokaiselle päivälle kokonaisvaltaisen keskittymisensä. Näin hän teemoi viikkonsa:

jokaisen päivän omistautuminen yhdelle teemalle luo luotettavan työskentelytavan ja rajoittaa entisestään kontekstin vaihtumisen kognitiivista kuormitusta. Vardy kertoo tematiikan tarjoavan henkistä selkeyttä, jonka avulla hän voi keskittyä perheeseensä:

”tietäen, mitä päivä ’merkitsee’ minulle, saan ne asiat, joita tarvitsen ja haluan saavuttaa näkemättä määrittelemättömiä ”pitäisi tehdä” – kohteita to do-listalla. Tämän seurauksena minulla on vähemmän päätös väsymys ja jopa enemmän energiaa, kun vietän aikaa lapseni.”

Aikanyrkkeily

Aikanyrkkeily ja aikanyrkkeily sekoitetaan usein synonyymeiksi, mutta siinä on merkittävä ero. Time blocking pyytää sinua varaamaan tiettyjä palasia aikaa keskittyä tiettyyn tehtävään tai toimintaan. Esimerkiksi, ” aion työskennellä ensimmäinen luonnos minun blogikirjoitus klo 9-11 huomenna.”

sen sijaan aikanyrkkeily pyytää asettamaan rajan sille, kuinka paljon aikaa omistat tiettyyn tehtävään. Tässä on time boxed versio aika estää esimerkki edellä: ”Kirjoitan blogini ensimmäisen luonnoksen huomenna klo 9-11.”

tämä omaehtoinen ”aikalaatikko” pakottaa työskentelemään tehokkaasti, koska sinulla on rajallinen määrä aikaa tehtävän suorittamiseen. Se voi olla hauska tapa haastaa itseäsi ja pelittää tuottavuuttasi.

miksi ajan esto on niin tehokas?

tämä tekniikka näyttää päällisin puolin yksinkertaiselta, mutta vaikuttaa syvällisesti kykyysi saada asiat tehtyä:

se edistää keskittynyttä ”syvätyötä”

Cal Newport, kirjailija Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World, on suuri ajankäytön kannattaja. Hän omistaa joka ilta 20 minuuttia seuraavan työpäivän aikatauluttamiseen:

”joskus ihmiset kysyvät, miksi vaivaudun niin yksityiskohtaisella suunnittelutasolla. Vastaukseni on yksinkertainen: se luo valtavan määrän tuottavuutta. Arvioisin, että 40 tunnin aikarajoitettu työviikko tuottaa saman verran tuotosta kuin 60+ tunnin työviikko ilman rakennetta.”

kun ajoittaa palasen aikaa yhden projektin, ongelman tai tehtävän työstämiseen, tuo kaikki henkiset voimavaransa yhteen asiaan sen sijaan, että levittäisi huomiotaan ohuen määrän useisiin tehtäviin. Mitä enemmän ”yhden tehtävän”, sitä enemmän rakentaa henkistä lihaksia tarvitaan syvää työtä ja helpompi sen tulee pysyä keskittynyt.

se auttaa tyrmäämään ”pinnallisen työn” tehokkaammin

pinnallinen työ on kiireistä työtä, joka on kiireellistä mutta ei tärkeää pitkän aikavälin tavoitteiden saavuttamiseksi-ajattele paperityötä tai vastaa (useimpiin) sähköposteihin. Kun aikalaatikkoa pinnallista työtä, asetat selkeät rajat sille, kuinka paljon aikaa siihen omistat. Lisäksi samankaltaisten tehtävien ryhmittely yhteen vähentää kontekstin vaihdon kustannuksia. Batching kaikki pinnalliset tehtävät yhdessä omistettu aikalohko tai kaksi, voit power läpi ne tehokkaammin ja suojata loput työpäiväsi suuremman vaikutuksen työtä.

se saa sinut tietoiseksi siitä, miten vietät aikaasi

useimmat ihmiset ovat huonoja ajanhallinnassa. Olemme huonoja arvioimaan, kuinka paljon aikaa tehtävät vievät, ja meillä on taipumus tehdä liikaa sitoumuksia tulevaisuuden itsemme. Ajan estäminen pakottaa sinut kohtaamaan nykyiset prioriteetit ja sitoumukset ja saada tarkoituksellista siitä, miten vietät rajallinen aika. Jokaiselle uudelle sitoutumiselle, jonka annat elämääsi, sinun on pakko löytää fyysistä tilaa kalenteristasi. Tämän seurauksena ”kyllä” – sanan vaihtoehtokustannukset konkretisoituvat, ja on paljon helpompaa sanoa ”ei”.

se kumoaa perfektionismin

sumeat aikajanat ovat perfektionistin pahin vihollinen. Aina on parannettavaa. Voi olla vaikea tietää, milloin avoin projekti on valmis, varsinkin jos tavoittelee täydellisyyttä. Jossain vaiheessa pitää pystyä sanomaan ”tarpeeksi hyvä” ja mennä eteenpäin. Aikanyrkkeily voi auttaa asettamalla aikarajoja projekteillesi. Jos pitkität tehtäviä usein yrittämällä saada kaiken juuri oikein, aseta tiukka aikalaatikko tehtävän viimeistelyyn ja pidä siitä kiinni.

se auttaa sinua saavuttamaan tavoitteesi

artikkelissa ” Beyond good intentions: Kehotukset ihmisiä tekemään suunnitelmia parantaa seuranta tärkeitä tehtäviä ”tutkijat Dr. Todd Rogers ja Dr. Katherine L. Milkman tarkistaa useita tutkimuksia tukevat ajatusta, että” konkreettiset suunnitelmat auttavat ihmisiä seuraamaan läpi niiden aikomukset.”

harjoitusohjelman noudattamisesta influenssarokotuksen aikatauluttamiseen ihmiset toimivat todennäköisemmin aikomustensa mukaan, kun he kirjoittivat muistiin tietyn paikan, päivämäärän ja ajan aktiivisuudelle. Silti useimmat luottavat epämääräisiin aikeisiin konkreettisten suunnitelmien sijaan:

”paradoksaalisesti ihmiset usein aliohjautuvat, kun he aloittavat vahvoilla aikeilla. He virheellisesti uskovat, että heidän vahvat aikomuksensa ovat tarpeeksi kannustamaan heitä suorittamaan haluttua käyttäytymistä, ja että uskomus pitää heidät käyttämästä strategioita, jotka voisivat auttaa kääntämään aikomukset teoiksi.”

the takeaway: kun ajoittaa tehtävät ja tavoitteet, on todennäköisempää seurata läpi. Ajan estäminen pakottaa tekemään konkreettisia suunnitelmia, jotka varmistavat, että työskentelet kohti tavoitteitasi joka päivä. Kuten William Faulkner tunnetusti letkautti:

”kirjoitan vain, kun inspiraatio iskee. Onneksi se iskee joka aamu yhdeksältä.”

mutta toimiiko ajan esto työni kanssa?

yksi suurimmista kritiikin kohteista aikarajoituksessa on se, että se ei ota huomioon reaktiivisia työpaikkoja, joissa on mahdotonta ennakoida, mitä kulloinkin tulee vastaan. Onko ajankäyttö todella realistinen strategia asiakastukiasiantuntijalle, jonka tehtävä on vastata lippuihin? Tai asiakkuuspäällikkö, jonka on oltava käytettävissä vastatakseen asiakkaan pyyntöihin?

we ’ d argument yes – vakuuttaminen pienestäkin määräysvallasta oman aikataulun suhteen voi olla avuksi, oli työ mikä tahansa. Cal Newport muotoili asian näin:

”avoimia reaktiivisuusjaksoja voidaan estää kuin mikä tahansa muu velvoite. Vaikka olet estää suurimman osan päivästäsi reaktiivinen työ, esimerkiksi se, että olet valvoa aikataulusi avulla voit omistautua joitakin pieniä lohkoja (ehkä aikataulun reuna) syvemmälle harrastuksiin.”

kun työpäivä on ulkoisten voimien pyörittämä, omat tavoitteet on helppo unohtaa. Ajan esto voi auttaa sinua saamaan enemmän tunnetta hallita jopa kaikkein arvaamaton aikataulut.

joitakin yleisiä aikarajoitusvirheitä ja niiden välttämistä

vaikka aikarajoitus on teoriassa melko suoraviivaista, siitä voi olla käytännössä vaikea pitää kiinni. Seuraavassa on muutamia vinkkejä, joiden avulla voit soveltaa menetelmää onnistuneesti (etkä joudu kalenterisi orjaksi):

aikasi aliarvioiminen

voit paremmin arvioida, kuinka kauan tehtävät vievät aikaa, mutta ennen kuin olet hionut vaistojasi, err siinä sivussa, että estät liian paljon aikaa tehtäviin liian vähäisen sijaan. Pad aikataulu ylimääräistä aikaa suorittaa ja siirtyminen tehtävien välillä. Voit jopa luoda ”ehdolliset lohkot” aikaa voit hyödyntää, jos jäät jälkeen.

liian jäykkä

asiat tulevat eteen ja pilaavat suunnitelmat. Muista kuitenkin, että suunnitelmasi on opas, joka auttaa keskittämään huomiosi tärkeisiin asioihin, ei sitovaan sopimukseen.

jopa tuottavuuden asiantuntija Cal Newport muokkaa suunnitelmiaan pitkin päivää ylittämällä alkuperäiset aikalohkot ja täyttämällä ne päivitetyillä suunnitelmilla olosuhteiden niin vaatiessa:

Newport käsittelee aikataulumuutoksia näkemällä sen pelinä:

”

näe aikalohkosi joustavana tapana haastaa itseäsi, ei tiukoina työkaluina rangaista itseäsi, kun epäonnistut.

vapaa-ajan Yliohjaaminen

vaikka Elon Muskin ja Bill Gatesin on sanottu ajoittavan päivänsä 5 minuutin jaksoihin, vapaa-ajan yliohjaaminen voi olla itsetuhoinen harjoitus. Tutkimukset ovat osoittaneet, että vapaa-ajan aktiviteettien aikatauluttamisella on ”ainutlaatuinen vaimentava vaikutus” toiminnan yleiseen nautintoon.

sen sijaan aikaa voi blokata irti ja rentoutua ilman set-suunnitelmaa siitä, miten sen ajan viettää. Se antaa sinulle joustavuutta päättää spontaanimmin, mitä haluat tehdä. soittaa ystäville drinkille? Katsoitko uuden Xbox-pelin? Lukea? Mitä tahansa päätätkin, muista pitää ainakin osa vapaa-ajastasi vapaana.

aikarajoitus Todoist – ohjelmalla

voit toteuttaa aikarajoituksen millä tahansa työkalulla, mutta tässä osiossa keskitytään siihen, miten Todoist-ohjelmaa käytetään suosikkikalenterisovelluksesi-tai vaikka hyvän, vanhan fasilitoidun kynän ja paperin-rinnalla. Me kattaa miten toteuttaa kolme eri aika estää muunnelmia: tehtävä batching, päivä teemat, ja aikataulutus yksittäisiä tehtäviä.

Task batching variation

Strict time block – aikalohkon omistaminen kullekin yksittäiselle tehtävälle – voi olla työlästä ja vaikeaa ylläpitää ajan myötä. Suosittelemme aikarajoitusten ja tehtäväerittelyjen yhdistämistä virtaviivaisemmaksi järjestelmäksi. Yhden aikalohkon sijaan yksittäistä tehtävää kohden määrität aikalohkon kullekin tehtäväluokalle, jonka erittelet yhdessä. Tältä se näyttää käytännössä:

päätä ensin, mitkä työkategoriat tulee ottaa huomioon päivä-tai viikkoaikataulussasi. Freelance-kirjailijalla voi olla esimerkiksi seuraava kategorialista:

• Email

• Work admin

• Sales

• Meetings

• Research

• Writing

• Professional Development

• Yoga

• Meal prep

• Personal admin

• Reading

• Free aika

nyt, istu alas suosikki kalenterisovelluksesi tai paperisuunnittelijasi kanssa, ja luo tulevalle viikolle aikalohkoja, jotka heijastavat kunkin luokan työskentelyaikoja. Varmista, että kaikki prioriteetit ja sitoumukset ovat tarpeeksi tilaa kalenterissa. Jos huomaat, että sinulla on vaikeuksia löytää tilaa, sinun täytyy ehkä alkaa karsia sitoumuksiasi. Lopputulos näyttää jokseenkin tältä:

Paperinen aikataulu pakottaa aloittamaan joka päivä puhtaalta pöydältä ja helpottaa asioiden raapustelua ja sopeutumista päivän edetessä. Lisäksi on myös helpompi pitää paperilista auki työpöydällä näkyvänä muistutuksena siitä, mihin oli suunnitellut keskittyvänsä.

jos työskentelee yrityksessä, jolla on jaetut kalenterit, voi olla hyödyllistä sulkea julkisesti aikaa ”Syvätyölle”, jotta riittävä osa kokouspäivästä olisi vapaata. Adoben pääsuunnittelija Khoi Vinh käyttää tätä strategiaa toimistossaan:

”etsin kalenteristani aikapalikoita, jotka voin saartaa ”syvälle työlle”. Joskus siirryn kokouksissa luoda pidempi vierekkäisiä lohkojen, ja sitten luon kokouksen nimeltä ” Älä varaa ”tai, jos epäilen joku sivuuttaa, että, minä nimetä sen jotain” yhteistyö istunto ”tai” tutkimus tarkastelu.”Sinun täytyy olla ovela.”

Todoist Tip

joukkueiden aikarajoitus