Projektipäälliköillä on arsenaalissaan useita työkaluja, joiden avulla he voivat vastata mahdollisiin haasteisiin ja esteisiin. Yksi tällainen työkalu on hankkeen riskirekisteri. Mutta mikä on riskirekisteri, miten sellaista käytetään ja miten se voi estää seuraavaa projektia suistumasta raiteiltaan?

tässä oppaassa kerrotaan, mitä projektin riskirekisteriin tulee sisällyttää, sekä tiedot siitä, milloin ja miten sellainen rakennetaan ja ylläpidetään seuraavaa projektia varten.

mikä on riskirekisteri?

projektin riskirekisteri on työkalu, jota projektipäälliköt käyttävät seuratakseen ja seuratakseen projekteihinsa mahdollisesti vaikuttavia riskejä. Riskienhallinta on tärkeä osa projektinhallintaa, koska sillä torjutaan ennakoivasti mahdollisia ongelmia tai takaiskuja.

hankkeen riskirekisterin, jota kutsutaan myös riskilokiksi, käyttö on olennainen osa tätä riskienhallintaprosessia.

mikä on riskirekisterin tarkoitus?

projektinhallinnan riskirekisterin tarkoituksena on tunnistaa, kirjata ja seurata hankkeen mahdollisia riskejä. Riski projektinhallinnassa on mikä tahansa odottamaton tapahtuma, joka voi vaikuttaa positiivisesti tai negatiivisesti projektiisi.

aina kun joku havaitsee jotain, joka voi vaikuttaa projektiisi, tiimin tulee arvioida se ja kirjata se riskirekisteriisi.

miksi tarvitaan riskirekisteri?

tarvitset riskirekisterin, koska projektien kasvaessa, pidentyessä ja monimutkaistuessa on yhä vaikeampaa pysyä kaiken tasalla. Jos Riskejä ei seurata keskeisellä paikalla ja käydä säännöllisesti läpi, jotain voi jäädä huomaamatta tai unohtua.

jotkut riskit voivat tuntua aluksi pieniltä tai epätodennäköisiltä, mutta voivat kuitenkin vaikuttaa hankkeeseesi. Esimerkkejä hankkeen riskeistä voivat olla:

• tieto/turvallisuusriski (materiaalien hakkerointi tai varastaminen)
• oikeudellinen riski (riita-asiat tai projektiin vaikuttavat lainmuutokset)
• katastrofaalinen tapahtuma (tulipalo, tulva, myrskytuhot)
• toimitusketjun häiriö

riskienhallinnassa on kyse mahdollisten ongelmien tunnistamisesta varhaisessa vaiheessa, jotta voit päättää, miten niitä käsitellään. Se myös antaa sinulle mahdollisuuden seurata riskejä ajan mittaan nähdäksesi, jos ja miten ne muuttuvat.

kun riski on ensimmäisen kerran tunnistettu, sitä voi pitää niin epätodennäköisenä, ettei sille viitsi tehdä mitään. Mutta, entä jos, kun hanke etenee, riski tulee paljon todennäköisemmin? Seuraamalla riskejäsi voit huomata tällaiset muutokset riittävän ajoissa, jotta voit ryhtyä toimiin.

Kuka luo projektin riskirekisterin?

Jos työskentelet hyvin suuren, monimutkaisen tai kriittisen projektin parissa, tiimissäsi voi olla riskikoordinaattori tai riskipäällikkö. Tässä skenaariossa heidän tehtävänään olisi luoda ja ylläpitää riskirekisteriä.

useimmissa hankkeissa vastuu riskirekisterin luomisesta kuuluu kuitenkin projektipäällikölle.

tämä ei tarkoita, että riskienhallintapäällikkö tai projektipäällikkö olisi vastuussa kaikkien riskien tunnistamisesta tai niihin puuttumisesta. Kaikkien projektiryhmän jäsenten, joihin hankkeen menestys voi vaikuttaa, tulisi auttaa tunnistamaan ja arvioimaan riskejä.

esimerkiksi asiakas tai sponsori saattaa olla tietoinen mahdollisesta ongelmasta, josta kukaan projektitiimissä ei tiennyt.

mitä riskirekisteriin sisältyy?

riskirekisteri on pohjimmiltaan projektiriskeistä koostuva taulukko, jonka avulla voit seurata jokaista tunnistettua riskiä ja sitä koskevia tärkeitä tietoja.

projektin riskirekisteriin sisältyvät Vakiosarakkeet ovat:

• tunnistenumero (viitatakseen nopeasti jokaiseen riskiin tai tunnistaakseen sen)
• nimi tai lyhyt kuvaus riskistä
• riskiluokat (olipa kyse sisäisestä tai ulkoisesta, materiaaliin tai työhön liittyvästä jne.)
• todennäköisyys (kuinka todennäköinen riski on)
• vaikutus (jos riski toteutuu, kuinka vakavasti se vaikuttaa hankkeeseesi)
• luokitus (missä tämä riski kuuluu prioriteettilistaasi)
  lähestymistapa (aiotko seurata riskiä, yrittää lieventää sitä, välttää sitä jne.)
• toiminta (jos suunnittelet riskin pienentämistä tai välttämistä, mitkä ovat siihen liittyvät vaiheet ja milloin ne tapahtuvat)
• riskin valvonnasta tai lieventämisestä vastaava henkilö

miten riskirekisterin luominen

riskirekisterin luominen, sinun tarvitsee vain rakentaa taulukko yllä olevista sarakkeista ja alkaa täyttää sitä projektiriskeillä.

käydään pari saraketta tarkemmin läpi, jotta niiden täyttäminen selviää:

riskiluokat: Kategorioiden tarkoituksena on auttaa lajittelemaan riskit kategorioittain, jotta niitä on helpompi seurata ja ymmärtää, mihin ne vaikuttavat. Sinun pitäisi muokata näitä yrityksesi ja projektin.

voit jopa valita sarakkeita erillisiin kategorioihin. Esimerkiksi, saatat haluta sarake tunnistaa, mitä sprint voi vaikuttaa ja toinen tunnistaa, millaista työtä (kehittäminen, testaus, jne.) vaikuttaa.

todennäköisyys ja vaikutus: on kaksi tapaa arvioida riskiä — kvalitatiivinen ja kvantitatiivinen. Kvalitatiivinen on yksinkertaisin ja yleisin muoto. Tällä lähestymistavalla arvioidaan yleensä todennäköisyyttä ja vaikutusta 3-5 pisteen asteikolla, kuten erittäin korkea, korkea, keskitaso, alhainen ja hyvin alhainen.

kvantitatiivinen riski edellyttää numeeristen arvojen antamista. Sen sijaan, että sanottaisiin, että voisi olla ”korkea” vaikutus, sinun täytyy määritellä se määrällisesti, kuten kahden tai neljän viikon aikataulun viivästyminen tai 5%: n lisäys kustannuksiin.

luokitus: jos käytät kvalitatiivista riskinarviointimenetelmää, luokituksesi on tyypillisesti todennäköisyys kerrottuna vaikutuksella. Jos todennäköisyys on suuri (4) ja vaikutus keskinkertainen (3), arvosanasi on 12 (4 x 3). Tämä menetelmä antaa sinulle yksinkertaisen tavan lajitella ja priorisoida riskejä nopeasti.

kvantitatiivinen riskianalyysi ei ole aivan yhtä yksinkertainen. On vaikea verrata ja sijoitus 60% mahdollisuus kahden viikon aikataulun viivästyminen 40% mahdollisuus 10% kustannusten nousu.
jotta tämä toimisi, sinun täytyy arvioida aikataulu ja budjettivaikutukset, jotta niitä voidaan vertailla. Esimerkiksi, saatat harkita kuuden viikon viive ja 10% budjetin lisäys molemmat ovat ”erittäin suuri vaikutus” ja antaa heille ”5.”

kuitenkin päätät seurata ja arvioida riskejä, varmista, että se on standardi koko projektissasi. Jos tiimin jäsenet arvioivat riskejä eri tavalla tai täyttävät sarakkeita epäjohdonmukaisesti, se vaikeuttaa projektisi riskien tarkastelua, seurantaa ja priorisointia.

käytä Wrikeä luodaksesi tehokkaan projektin riskirekisterin

Tiesitkö, että voit rakentaa, päivittää, ylläpitää ja jakaa riskirekisterioikeutesi projektinhallintaohjelmistossa? Wriken mukautettujen kenttien ansiosta rekisteriä on helppo luoda ja muokata vastaamaan tarkasti, mitä sarakkeita ja luokkia sinun on seurattava.

Plus, voit helposti jakaa sen tiimisi ja muiden sidosryhmien kanssa saadaksesi heidän panoksensa. Voit myös sisällyttää sen raportteihin ja kojelautoihin, joten riskit ovat aina päällimmäisenä mielessä, eikä mitään tärkeää jää huomaamatta.

kokeile Wriken ilmaista kokeilua tänään selvittääksesi, kuinka helppoa on rakentaa ensimmäinen riskirekisteri.