tämä ote on osa Entrepreneur.com toisen vuosineljänneksen Startup Kit, joka tutkii perustekijät aloittamisen monilla eri toimialoilla.

Start Your Own Event Planning Businessissa Entrepreneur Media Inc. ja kirjailija Cheryl Kimball selittää, miten voit päästä alkuun tapahtumasuunnittelualalla, haluatko työskennellä osa-tai kokopäiväisesti suunnittelemassa mitä tahansa ensimmäisen syntymäpäiväjuhlista, bar mitsvasta tai häistä poliittisiin varainkeräyksiin ja tuotelanseerauksiin. Tässä muokattu ote, kirjoittajat selittävät, miten määrittää, mitä veloittaa tapahtuman suunnittelu asiakkaille.

Tapahtumasuunnittelupalveluista veloittaminen tarpeeksi—mutta ei liikaa—on avain liiketoiminnan jatkuvaan menestykseen. On tärkeää, että ensimmäistä kertaa yritysten omistajat, siksi, edetä varoen, kun he alkavat arvioida kustannuksia järjestää tapahtumia. Tavoitteena hinnoittelu palvelu on merkitä ylös työ-ja materiaalikustannukset riittävästi kattamaan yleiskustannukset ja tuottaa hyväksyttävää voittoa.

alan asiantuntijan mukaan Tri. Joe Goldblattin mukaan palkkiot määräytyvät tyypillisesti kolmen tekijän mukaan:

1. Markkinasegmentti palveli. Seurapiiritapahtumissa on erilainen palkkiorakenne kuin yritystapahtumissa. Yhteiskunnallisissa tapahtumissa suunnittelijat yleensä veloittavat palvelustaan maksun sekä prosenttiosuuden joistakin tai kaikista myyjämaksuista. Jos olisit hajottaa tapahtumasuunnittelun maksu osaksi tuntiveloitus, sosiaalinen suunnittelija olisi, mukaan alan asiantuntija Patty Sachs, tehdä missä tahansa $12-75 dollaria tunnissa, plus myyjä provisiot.

yritystapahtumateollisuudessa suunnittelijat kuitenkin tyypillisesti veloittavat palvelustaan palkkion sekä käsittelymaksun jokaisesta sopimuksestaan. Esimerkiksi suunnittelija ostaa kukkia kukkakauppiaalta, merkitsee ne ylös (yleensä 15 prosenttia) ja veloittaa sen verran asiakkaalta. Toinen mahdollisuus on kiinteä maksu eli ”projektimaksu”, jota käytetään usein silloin, kun tapahtuma on suuri ja yhtiö haluaa, että sille annetaan ”ei saa ylittää” – luku. Sachs arvioi tuntihinnan yritysten suunnittelijat välillä $16 ja $150, plus myyjä palkkiot.

2. Maantieteellinen sijainti. Esimerkiksi Koillismaalla maksut ovat korkeampia kuin kaakossa. Ero kuvastaa elinkustannusten vaihtelua. Lisäksi maan alueet, joilla on tarkkaan määritellyt sesongit, kuten Hamptons New Yorkissa tai Martha ’ s Vineyard Massachusettsissa, perustavat hintansa osittain kyseiselle sesongille.

3. Tapahtumajärjestäjän kokemus ja maine. Jos olet vasta aloittelemassa alalla, on järkevää veloittaa vähemmän suunnittelupalveluista samalla kun hankit asiantuntemusta. Varoituksen sana kuitenkin: älä veloita liian vähän vain saadaksesi työn. Vaikka asiakkaat ostoksia noin paras hinta, suunnittelija, joka tulee liian alhainen arvio voi olla yhtä luotaantyöntävä kuin suunnittelija, joka tulee liian korkea. Asiakkaasi saattaa kyseenalaistaa kykysi järjestää huipputason tapahtuma hintasi perusteella.

miten edellä mainitut palvelumaksut lasketaan? Useimmat tapahtumasuunnittelijat hinnoittelevat palvelumaksunsa (kokonaiskustannukset asiakkaalle)” cost plus ” – menetelmällä. He palkkaavat ulos työvoimaa, tarvikkeita ja materiaaleja, jotka osallistuvat tapahtuman tuottamiseen, ja veloittavat asiakkailtaan missä tahansa 10-20 prosenttia tapahtuman kokonaiskustannuksista, ja 15 prosenttia on karkea keskiarvo.

ennen kuin voi alkaa suunnitella tapahtumaa, on tiedettävä tarkasti, mitä asiakkaat haluavat ja mitä he voivat kuluttaa. Sitten arvioit, kuinka paljon työ-ja tarvikesopimus maksaa, lisäät provisiosi ja esität asiakkaalle kokonaismaksun palveluista arvioksi. Alla muutamia mahdollisia tapahtumakohtaisia kuluja:

• Tonttivuokraus. Tilaisuudesta riippuen tonttivuokrat voivat olla huomattavia, olemattomia tai missä tahansa siltä väliltä. Tämä on mahdollisuus säästää rahaa asiakkaalle tiukalla budjetilla. Ehkä asiakas haluaa luonnonkauniin kesägrillin. Yleisellä rannalla sijaitsevaa paikkaa voi usein varata käytännössä tyhjästä, kun taas tony Beachin puolella sijaitsevilla klubeilla on usein premium-hinnat.
• myyjät. Tähän kategoriaan voisi kuulua muun muassa pitopalvelu, baarimikko, sisustussuunnittelija, kukkakauppias, valokuvaaja, viihdyttäjä tai videokuvaaja.
• tarvikkeet. Kaikki tarvikkeet, joita myyjät tai asiakas eivät tarjoa, on ostettava yritykseltäsi. Tähän voi kuulua mitä tahansa ruoasta ruukkupuihin ja pöytäkynttilöihin.
• välinevuokraus. Voit joutua vuokraamaan audiovisuaalisia tai valaistuslaitteita.
• luvat ja luvat. Tietyntyyppisiin tapahtumiin tarvitaan erityislupia tai-lupia, kuten palopäällikön lupa tai lupa käyttää nuotteja.
• liikenne ja pysäköinti. Jos tapahtuma vaatii sinua tai henkilökuntaasi matkustamaan tai vaatii kuljetuksen järjestämistä osallistujille tai puhujille, kuljetuskustannukset voivat olla huomattavat.
• palvelumaksut ja vastikkeet. Tilapäisen avun, kuten palvelimien, palkkaaminen tapahtumaa varten voi tulla kalliiksi.
• Puhujapalkkiot. Konferensseihin ja muihin koulutus-tai muistotilaisuuksiin osallistuu usein puhujia.
• julkisuus ja kutsut. Suurta tapahtumaa saatetaan mainostaa voimakkaasti, mutta pienemmissäkin tapahtumissa saatetaan käyttää lentolehtisiä. Myös kutsut ovat usein tarpeen.
• postitus ja toimitus. Jos lähetät kutsuja tai lentolehtisiä, älä unohda näitä kuluja. Jotkut tapahtumasuunnittelijat jopa lähettävät kukkia.
• kopiointi ja rekisteröintiaineiston valmistelu. Kaikki avustukset osallistujille tai lentolehtisten kopiointi kuuluvat tähän luokkaan.
• viittoja. Kaikki kyltit tai bannerit suunniteltu tapahtuma olisi tajunnut per-tapahtuma kulut.

kun tiedät, mitkä edellä mainituista kuluista sinulle tulee, voit laatia arvion tapahtuman kuluista ja palvelumaksusta. Ensinnäkin, selvittää käypä hinta ottamalla yhteyttä kolmeen kunkin toimittajan ja toimittajan tarvitset. Laske sitten kustannukset kullekin luetellulle luokalle (ja mahdollisille muille, joita saattaa syntyä), laske ne yhteen ja lisää pieni määrä ennakoimattomia menoja varten.

kun annat arvion asiakkaalle, saatat haluta esittää sen eritellyn luettelon muodossa. Näytä jokainen myyjä tai toimittaja erikseen, lyhyt kuvaus palveluista ne tarjoavat, ja luettelo hinta kunkin palvelun. Tämä strategia auttaa muistuttamaan asiakkaita siitä, että yrityksesi saa vain pienen osan palvelujen kokonaismaksusta.