paras liike, jonka onnistunut tapahtumasuunnittelija voi tehdä saadakseen mahdollisten asiakkaiden huomion, on tehokkaan ja kattavan tapahtumaehdotusmallin esittäminen. Hyvän tapahtuma-ehdotusnäytteen tekemisen taidon hallitseminen tekee sinusta ennakkosuosikin tapahtuman suunnittelukilpailussa.

tapahtuman suunnitteluun liittyy paljon perehtymistä ja huomiota yksityiskohtiin, järjestämiseen, aikatauluihin ja seurantaan. Jos esität asiakkaallesi tapahtuman ehdotuskirjeen, joka on hyvin muotoiltu, tämä tekee vaikutuksen asiakkaaseesi, ja hän tunnistaisi sinussa myös tarvittavat taidot, joita tarvitaan hänen tapahtumiensa tai toimiensa hoitamiseen. Tapahtumaehdotuksen kirjoittamisen opetteleminen edellyttäisi asiakkaan kaikkien vaatimusten ymmärtämistä.

Event Proposal Templates

esimerkkejä tapahtumista, joissa saatat tarvita tapahtumaehdotusmallia

monet organisaatiot siirtävät nykyään juhlatilaisuuksien välttämättömyyksien käsittelyn tapahtumasuunnittelijoille. Ensimmäinen askel on tehdä tapahtumasuunnittelun ehdotus malli, joka voi olla joko henkilökohtaiseen tai liiketoimintaan. Tapahtuman keskeisten kohtien korostaminen on tärkein avain hyvään tapahtumaehdotukseen.

suunnittelijoilla on yleensä jo sapluuna mille tahansa tapahtumasuunnitteluehdotukselle, koska se voi saada suunnittelun näyttämään ammattimaisemmalta, suunnittelussa säästyneestä ajasta puhumattakaan. Lisäksi event proposal samples ja event proposal template, kuten tämä, ovat helposti saatavilla. Tässä on luettelo yleisimmistä tapahtumista, joissa suunnittelijat voivat käyttää tällaista ehdotusta:

• Church event
• Photography event
• Fundraising event
• Music event
• Special event
• Sponsorship event
• Sports event
• Wedding event

Event Proposal Samples

tärkeitä tapahtumaehdotusmallin elementtejä

yksityiskohdat ovat tärkeitä tapahtumaehdotuskirjettä suunniteltaessa ja kuinka paljon yksityiskohdat tietenkin riippuvat asian tärkeydestä ja laajuudesta. Onneksi useimmissa ehdotuksissa on samanlaisia osia. Alla on lueteltu perusasiat, joita tapahtumaehdotukset yleensä sisältävät, vaikka niitä voisi olla enemmänkin:

tapahtuman kuvaus

Tämä koskee lähinnä tapahtuman teemaa. Ehdotuksen pitäisi antaa lukijalle yleiskuva siitä, mistä asiassa on kyse. Joissakin tapauksissa tapahtuma ei tarvitse liikaa selittää, koska ne ovat yleisiä. Mutta suunnittelijan ei pitäisi pitää asioita itsestäänselvyyksinä. Hyvän suunnittelijan ei pitäisi olla pelkästään tapahtuman nimen varassa sanomansa toteuttamisessa.

kokemuksesi järjestäjänä

tapahtumasta tarjouksen tekevän tahon tai organisaation tulee ylistää kykyään ja kokemustaan tarjoajina. On tärkeää, että se, joka arvioi tarjoajat, varmistaa, että he tekevät hyvän suorituksen. Niiden olisi varmistettava, että ehdotuksessa on tiiviit ja merkitykselliset tiedot ehdotuksen tekevän ryhmän tapahtumahallinnollisista kokemuksista.

tapahtumapaikka ja kaikki sen tilat

myös tapahtumapaikan tulisi olla tärkeä pohdinnan kohde. Ensinnäkin, sen pitäisi sopia suhteeseen. Suunnittelija pitäisi luetella yksityiskohtaisesti kaikki käytettävissä tilat paikka, kuten wc, autopysäköintipaikat, ja enemmän. Jos pidät tapahtumaa sisätiloissa, ota nämä huomioon ja jos mahdollista, kuvaile ne yksityiskohtaisesti:

• lattiapinnan tyyppi
• valaisimet
• Ilmastointi, jos sellaisia on
• istumapaikat
• elektroniset laitteet

jos tilaisuus on ulkona, harkitse ja kuvaa:

• kisapaikan kunnossapitotaso
• katsomoiden istumapaikat
• kaikki varjoiset alueet, joilla vieraat voivat majoittua

miekkailu

• salaojitus
• tulvavalaistus

kannattaa myös mainita

jommallekummalle kisapaikalle tärkeää on myös pukuhuoneiden määrä ja osallistujien kunto. Hyvien suunnittelijoiden tulisi sisällyttää ehdotuksiinsa myös pohjapiirros tai kartta tapahtumapaikasta.

ohjelman

yleensä isäntäkerholla tai-järjestöllä on hyvin vähän sanottavaa ohjelman luomiseen, varsinkin kun he ovat jo päättäneet päivämäärän. Tapahtumaehdotus voi kuitenkin sisältää ehdotuksen, että ohjelmassa olisi flow siitä, miten koko tapahtuma etenee. Tärkeä asia, että päätöksentekijä pitäisi tietää, kuinka monta tuntia he voivat käyttää paikka.

tapahtuman talousarvioehdotus

sisältää esityksen talousarvioesityksestä, joka sisältää todennäköisiä menoja tai tuloja. On sanomattakin selvää, että talousarvion olisi oltava realistinen, ja siksi sitä on harkittava huolellisesti, varsinkin kun ehdotetaan sponsoreita, jotka eivät ole vielä virallistaneet sponsorisopimusta. Budjetissa ei pitäisi näkyä minkäänlaista tappiota, kun on jo otettu huomioon ennakoidut menot ja tulot.

Event Proposal Letters

hyödyllisiä vinkkejä tapahtumaehdotusmallin kirjoittamiseen

ehdotuksen rakentamisen ajatuksen pitäisi tuntua jännittävältä, varsinkin jos teet viihdeehdotusmalleja, Konsertti-ehdotusmalleja tai muita ehdotuksia, jotka viittaisivat uuteen liiketoimintaan. Mutta useimmille ihmisille itse ehdotuksen luominen saattaa tuntua uuvuttavalta ja jopa turhauttavalta, koska se vaatisi työtunteja.

kokeneemmilla on joitakin keinoja ehkäistä tätä uupumusta ja samalla helpottaa ehdotuksen kirjoittamista. Voit tehdä tämän, voit suunnitella mallin käyttää, joka voidaan repurposed joka seuraava kerta. Mikään kaksi tapahtumaa ei ole identtinen, mutta niillä olisi aina yhteiset perusteet keskenään. Tässä vinkkejä tehokkaan tapahtumaehdotusmallin luomiseen:

kerää kaikki tarvitsemasi tiedot

Hyvät tapahtumasuunnittelijat eivät tunne olevansa tyytyväisiä resursseihinsa, eivätkä he pelkää pyytää apua, jos tarvitsevat selvennystä. Jos perustat ehdotuksesi tietoihin, joista olet epävarma, tämä voi johtaa sekaannukseen, kun aloitat tapahtuman ehdotusmallin kirjoittamisen. Vähintään, eniten tuo asioita huomioon ovat asiakkaan budjetti, hänen valtuutensa tehdä päätöksiä, mitä asiakas tarvitsee, ja tapahtuman aikajana. Nämä kädessä, voit alkaa tehdä luonnos.

luonnostele yleiskuva ehdotuksesta

Tämä on aika perustavaa laatua. Mainitse luonnoksen alkaessa tapahtuman olennaisimmat yksityiskohdat. Hyvä käytäntö on lisätä versionumero siltä varalta, että joudut tekemään tarkistuksia ehdotuksen toimittamisen jälkeen. Ideaalitilanteessa asioit päättäjän kanssa heti alusta alkaen. Jos kyseessä on kuitenkin alempiarvoinen edustaja, voi olla, että joudutaan tekemään joitakin tarkistuksia. Versiointi auttaa sinua ja asiakastasi seuraamaan muutoksia.

osoita, miksi asiakkaan tulisi valita sinut

sinä ja suunnittelutiimisi esittelette tapahtumasuunnittelukokemustesi pääosaamisen ennen asiakastasi. Voit myös käyttää muita asiakaspalautteita, lähetteitä tai arvosteluja väitteidesi tukemiseen. Tapahtumasuunnittelijana voit kertoa asiakkaallesi selkeästi käsityksesi siitä, mitä hän tarvitsee sekä siitä, miten suoritat ne.

mieti tapahtuman yleisömäärää, tavoitteita ja konseptia

kun olet saanut asiakkaasi huomion, tämä seuraava vinkki on tapahtumaehdotuksesi todellinen sisältö. Tapahtumilla on erityisiä tavoitteita, ja sinun tehtäväsi on löytää tapoja yhdistää nämä tavoitteet osallistujiin. On hienoa saada henkeäsalpaava paikka tai herkullista ruokaa, mutta päätarkoitus on lähettää viesti osallistujille. Jos näin ei tehdä, se on suunnatonta ajan, resurssien ja energian tuhlausta. Mieti siis:

• yleisö
  Määrittele, keitä vieraat ovat, mistä he ovat kotoisin ja mikä heidän suhteensa asiakkaaseesi on.
• tavoitteet
  tätä varten sinun on keskityttävä korostamaan sitä, mitä asiakkaasi haluaa yleisönsä tekevän, kuin tekemään tästä toimintakelpoista.
• konsepti
  kerro, mitä aiot tehdä yhdistääksesi yleisön tapahtuman tavoitteisiin.

tapahtuman laajuus ja tarjottavat palvelut

Jos palvelusi kattavat kaikki tapahtuman vaiheet, voi jokaisella tapahtumalla olla paljon yhtäläisyyksiä. Kuitenkin, aivan kuten muut tapahtumasuunnittelijat, mitä teet yhdessä mitä tarjoat voi muuttua perustuu asiakkaan vaatimukset. Selitä yksityiskohtaisesti, mitä aiot tehdä, kenen kanssa työskentelet ja miten saisit yhteyden kaikkiin.

design-elementit

Tämä on tilaisuutesi esitellä luovia ideoitasi. Ei ole olemassa erityisiä sääntöjä siitä, miten tämä tehdään. Sinun ei pitäisi ylittää soveliaisuuden rajoja. Tee malleja innovatiivisia ja vilkas esittelemällä joitakin ensisijainen renderings houkutteleva värit. Tämä kiinnittää asiakkaasi huomion, ja hän voi alkaa kuvitella, miltä tapahtuma näyttää.

tee alustava aikajana

tässä vaiheessa olet jo käsitellyt valtaosan asiakkaan päätöksistä, mitkä hänen tarpeensa ovat ja aikajanan. Tässä voit puida ehdotuksen tärkeimmät virstanpylväät. Pidä tämä aina mielessä, jotta asiakkaasi saa selkeämmän kuvan tapahtumastaan.

oletukset

olet saattanut kerätä tarpeeksi tietoa ennen ehdotuksesi kirjoittamista, mutta ehdotuksen alkuvaiheessa tulee aina olemaan joitain harmaita alueita. Tässä, saatat joutua tekemään hieman arvailuja. Se auttaa, jos sisällyttää nämä oletukset, kun lähetät ehdotuksen. Tämä antaa asiakkaallesi mahdollisuuden joko korjata tai vahvistaa tällaiset oletukset, jos se on tarpeen.

arvio budjetista

tässä jaksossa tarvitaan numeroita ja laskelmia. Kaikki kiteytyy useisiin rivikohtiin kaiken suunnittelun jälkeen. Kun käsittelet numeroita, ole sekä avoin että tarkka. Suunnitelmiesi perusteella ilmoita asiakkaallesi palveluiden, laitteiden ja työvoiman kustannuksista.

pyydä asiakastasi allekirjoittamaan

antamalla asiakkaalle mahdollisuus kiinnittää allekirjoituksensa ja suostua ehdotukseesi on hyvä idea. Säästyisit turhilta korjauksilta.

tapahtumasuunnittelun Ehdotuspohjat