Este extracto es parte de Entrepreneur.com Kit de puesta en marcha del segundo trimestre que explora los fundamentos de la puesta en marcha en una amplia gama de industrias.

En Start Your Own Event Planning Business, el Personal de Entrepreneur Media Inc. y la escritora Cheryl Kimball explica cómo puedes comenzar en la industria de la planificación de eventos, ya sea que quieras trabajar a tiempo parcial o completo en la planificación de cualquier cosa, desde una fiesta de primer cumpleaños, un bar mitzvah o una boda hasta recaudaciones de fondos políticos y lanzamientos de productos. En este extracto editado, los autores explican cómo determinar qué cobrar a sus clientes de planificación de eventos.

Cobrar lo suficiente, pero no demasiado, por sus servicios de planificación de eventos es clave para el éxito empresarial continuo. Por lo tanto, es importante que los propietarios de negocios por primera vez procedan con precaución a medida que comienzan a estimar el costo de la celebración de eventos. El objetivo al fijar el precio de un servicio es aumentar los costos de mano de obra y materiales lo suficiente para cubrir los gastos generales y generar un beneficio aceptable.

Según el experto de la industria Dr. Joe Goldblatt, las tarifas suelen estar determinadas por tres factores:

1. Segmento de mercado servido. Los eventos sociales tienen una estructura de tarifas diferente a la de los eventos corporativos. En la industria de eventos sociales, los organizadores suelen cobrar una tarifa por sus servicios, más un porcentaje de algunas o todas las tarifas de los proveedores. Si dividiera su tarifa de planificación de eventos en un cargo por hora, un planificador social, según la experta de la industria Patty Sachs, ganaría entre 1 12 y 7 75 por hora, más comisiones de proveedores.

En la industria de eventos corporativos, sin embargo, los organizadores suelen cobrar una tarifa por sus servicios, más un cargo por manejo por cada artículo que contratan. Por ejemplo, un planificador compra flores a un florista, las marca (generalmente en un 15 por ciento) y cobra esa cantidad al cliente. Otra posibilidad es una tarifa plana, o» tarifa de proyecto», que se usa a menudo cuando el evento es grande y la corporación quiere que se le dé una cifra de» no exceder». Sachs estima una tarifa por hora para planificadores corporativos de entre $16 y 1 150, más comisiones de proveedores.

2. Ubicación geográfica. Las tarifas son más altas en el Noreste, por ejemplo, que en el sureste. Esta diferencia refleja la variación del costo de la vida. Además, áreas del país con temporadas y temporadas bajas bien definidas, como The Hamptons en Nueva York o Martha’s Vineyard en Massachusetts, por ejemplo, basan sus precios en parte en la temporada involucrada.

3. Experiencia y reputación del organizador de eventos. Si recién está comenzando en la industria, es razonable cobrar menos por sus servicios de planificación mientras adquiere experiencia. Sin embargo, una palabra de precaución: No cargue demasiado poco solo para conseguir el trabajo. Aunque los clientes buscan el mejor precio, un planificador que llega demasiado bajo con una estimación puede ser tan desagradable como un planificador que llega demasiado alto. Es posible que tu cliente cuestione tu capacidad para organizar un evento de primer nivel en función del precio que hayas cotizado.

Entonces, ¿cómo se calculan las tarifas por servicio mencionadas anteriormente? La mayoría de los organizadores de eventos valoran sus tarifas por servicio (el costo total para el cliente) utilizando un método de «costo más». Contratan la mano de obra, los suministros y los materiales involucrados en la producción de un evento y cobran a sus clientes entre el 10 y el 20 por ciento del costo total del evento, siendo el 15 por ciento un promedio aproximado.

Antes de comenzar a planificar un evento, debe saber exactamente lo que quieren sus clientes y lo que pueden gastar. Luego calcula cuánto costará contratar mano de obra y suministros, agrega su comisión y presenta la tarifa total por los servicios al cliente como una estimación. A continuación se muestran algunos posibles gastos por evento:

• Alquiler del sitio. Dependiendo del evento, las tarifas de alquiler del sitio pueden ser considerables, inexistentes o en cualquier lugar intermedio. Esta es una oportunidad para que usted ahorre dinero para un cliente con un presupuesto ajustado. Tal vez un cliente quiera una barbacoa de verano escénica. Un sitio en una playa pública a menudo se puede reservar para prácticamente nada, mientras que los clubes junto a la playa tony a menudo exigen precios premium.
• Proveedores. Esta categoría podría incluir un catering, camarero, decorador, florista, fotógrafo, animador o camarógrafo, entre otros.
• Suministros. Cualquier suministro no proporcionado por los proveedores o el cliente tendrá que ser comprado por su empresa. Esto puede incluir cualquier cosa, desde alimentos hasta árboles en macetas y velas de mesa.
• alquiler de Equipos. Es posible que necesite alquilar equipo audiovisual o de iluminación.Licencias y permisos
• . Algunos tipos de eventos requieren permisos o licencias especiales, como un permiso del jefe de bomberos o una licencia para usar una partitura musical.
• Transporte y estacionamiento. Si el evento requiere que usted o su personal viajen o requiere la provisión de transporte para los asistentes o oradores, puede haber costos de transporte significativos.
• Tarifas de servicio y propinas. Contratar ayuda temporal, como servidores, para el evento puede ser costoso.
• Tarifas de los oradores. Las conferencias y otros eventos educativos o conmemorativos a menudo involucran a oradores.
• Publicidad e invitaciones. Un evento grande puede ser muy publicitado, pero incluso los eventos más pequeños pueden implicar el uso de volantes. Las invitaciones también son necesarias con frecuencia.
• Correo y envío. Si va a enviar invitaciones o volantes, no olvide este gasto. Algunos organizadores de eventos incluso envían flores.
• Fotocopiado y preparación de materiales de registro. Los folletos para los asistentes o las fotocopias de volantes pertenecen a esta categoría.
• Señalización. Los letreros o pancartas diseñados para el evento deben incluirse en sus gastos por evento.

Una vez que sepa en cuál de los gastos anteriores incurrirá, puede preparar una estimación del costo del evento y la tarifa por servicio. Primero, averigüe la tarifa vigente contactando a tres de cada tipo de proveedor y proveedor que necesitará. Luego, calcule los costos para cada categoría enumerada (y cualquier otra que pueda surgir), sumelos y agregue una pequeña cantidad para gastos imprevistos.

Cuando le da un presupuesto a un cliente, es posible que desee presentarlo en forma de una lista detallada. Muestre a cada vendedor o proveedor por separado, con una breve descripción de los servicios que deben proporcionar, y enumere el precio de cada servicio. Esta estrategia es útil para recordar a los clientes que su empresa recibirá solo una pequeña fracción de la tarifa total por los servicios.