Sie sind hier, weil Sie wissen müssen, wie man ein RFP für Webdesign oder Redesign schreibt. Ein RFP ist das, was Agenturen verwenden, um Ihr Projekt zu bewerten und Ihnen dann einen Vorschlag zu unterbreiten. Bei Big Drop erhalten wir Tonnen von Ausschreibungen, von kleinen Unternehmen bis hin zu Fortune 500–Unternehmen – einige sind gut, andere schlecht und von einigen sprechen wir nicht mehr. Was wir dargelegt haben, ist, wie man eine Ausschreibung für Ihre Website vorbereitet und wie man eine großartige erstellt. Je gründlicher Sie mit Ihrer Ausschreibung umgehen können, desto genauer wird Ihr Vorschlag.

Was macht eine gute Ausschreibung aus?

Wenn Sie eine Website benötigen, stellen Sie als erstes eine Web-Redesign-Anfrage zusammen. Das Einreichen Ihrer Ausschreibung an mehrere Agenturen ist üblich und immer eine gute Idee — so bekommen Sie eine Vorstellung davon, was es wirklich braucht, um Ihr Projekt und Ihre Vision zum Leben zu erwecken. Nachdem Sie Ihre Anfrage eingereicht haben, werden die Agenturen mit einem Lösungsvorschlag antworten, der den Arbeitsumfang, den Zeitplan und die Kosten für Ihre Website umreißt. In der Regel folgt auf diesen Austausch ein kurzes Telefonat und eine Frage- und Antwortsitzung.

Stellen Sie sich Ihre Ausschreibung als ersten Eindruck für potenzielle Agenturpartner vor. Eine großartige Ausschreibung schafft die Voraussetzungen für eine großartige Partnerschaft. Ein gutes RFP ist klar, prägnant und bringt es auf den Punkt. Sie müssen nicht über das technische Know-how verfügen, um ein RFP zu erstellen. In der Tat haben die meisten der besten RFPs, die wir erhalten, keine Erwähnung von Code oder technischem Jargon (wir hören täglich genug Entwicklergespräche). Wenn Sie wissen, welche Integrationen Sie verwenden möchten (MailChimp, HubSpot, Marketo), listen Sie sie in Ihrer RFP-E-Mail an die Anbieter auf. Wenn nicht, vergiss es. Sie müssen nicht alle Antworten haben. Schließlich stellen Sie deshalb überhaupt eine Agentur ein, also überlassen Sie es den Profis, es herauszufinden.

Lassen Sie uns die Sache klarstellen: RFPs müssen nicht langweilig sein. Es ist Ihr Geschäft, über das wir hier sprechen, also fühlen Sie sich frei, es lustig zu machen. Bei Big Drop wissen wir ein oder zwei Dinge über RFPs, also verwenden Sie unsere Richtlinien, die wir als Ausgangspunkt zusammengestellt haben, anstatt Regeln (wir waren noch nie so groß). Halten Sie es einfach, denken Sie über jeden Abschnitt nach und machen Sie es angenehm. Am Ende des Tages bauen wir etwas Neues für die Zukunft Ihres Unternehmens, also freuen Sie sich!

Hier ist, was eine RFP-Gliederung enthalten sollte:

1. Zusammenfassung
2. Unternehmenshintergrund
3. Kernziele
4. Projektumfang und Lieferung
5. Sitemap
6. Zeitleiste & Meilensteine
7. Funktionale/Technische Anforderungen
8. Budget
9. Auswahlkriterien

Zusammenfassung

Wenn Sie sich nicht sicher sind, was Sie schreiben sollen, sollten Sie als erstes mit Ihrer Projektzusammenfassung beginnen. Es sollte eine Einführung in Ihr Unternehmen und den Grund für die Einreichung Ihres RFP geben. Teilen Sie Ihrem potenziellen Anbieter mit, was Sie von ihm erwarten, und legen Sie alle Probleme fest, mit denen Sie oder Ihre Benutzer mit Ihrer aktuellen Website konfrontiert sind. Hier ist ein kurzes RFP-zusammenfassendes Beispiel:

Beispiel: Unser Firmenname ist Initech. Wir aktualisieren Software für große Unternehmen und Organisationen. Wir suchen einen Website-Revamp. Unsere Benutzer berichten, dass sie auf unserer Website nicht finden, wonach sie suchen, und das Design ist veraltet.

Warum das wichtig ist: Der Teil der Angebotsanfrage bringt es auf den Punkt. Es teilt dem Leser Ihres Vorschlags mit, wer Sie sind und warum Sie eine Ausschreibung bei ihm einreichen. Dies gibt den Ton für den Rest des Vorschlags an.

Unternehmenshintergrund

Geben Sie einen kurzen Überblick über Ihre Organisation. (Besondere Betonung auf kurz). Sagen Sie Ihrem Anbieter, wer Sie sind, in welcher Branche Sie tätig sind, und beschreiben Sie Ihre typische Zielgruppe oder Ihren typischen Kunden. Es hilft auch, Ihre potenzielle Agentur wissen zu lassen, wer Sie sind. Sind Sie ein Marketingkoordinator oder ein wichtiger Entscheidungsträger in Ihrer Organisation? Zu wissen, wer spricht, ist wichtig. Egal, ob Sie ein älteres, etabliertes Unternehmen oder ein aufstrebendes Startup sind, der Schlüssel hier ist, potenzielle Anbieter wissen zu lassen, wer Sie sind und worum es Ihnen geht.

Beispiel: Bei Initech entscheiden sich unsere Kunden für uns, weil wir qualitativ hochwertigen Service bieten. Was uns von unseren Mitbewerbern unterscheidet, ist, dass wir die erfahrensten in unserer Branche sind und seit 30 Jahren im Geschäft sind.

Warum das wichtig ist: Der Hintergrund Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation lässt Ihren potenziellen Lieferanten wissen, was Sie vertreten, und kann einen frühen Hinweis darauf geben, ob das Projekt angemessen ist oder nicht.

Kernziele

Großartige Ausschreibungen sind authentisch. Seien Sie präzise und klar über die Probleme, mit denen Sie und Ihre Benutzer konfrontiert sind. Konzentrieren Sie sich darauf, was Sie mit Ihrer neuen Website erreichen möchten. Wenn Sie können, versuchen Sie, es auf ein oder zwei Sätze einzugrenzen, und erweitern Sie es dann von dort aus. Ein guter Anfang ist die Problemerkennung.

Profi-Tipp: „Stellen Sie sich Ihre neue Website als Katalysator für Ihre Geschäftsziele vor, informieren Sie sich darüber, was sie erreichen muss und warum Ihre alte Website sie nicht schneidet.“

Beispiel: Unser Hauptziel für unsere Website ist es, die Nutzerakquise und das Engagement durch Design zu steigern. Im Gegensatz zu unserer aktuellen Website muss unsere neue Website Benutzern die Möglichkeit bieten, unsere Produkte einfach und effizient zu kaufen, und sollte auch mobil ansprechbar sein.

Warum das wichtig ist: Es ist wichtig, die wichtigsten Ziele zu priorisieren, die Sie in Ihrem Projekt erreichen möchten, damit Ihr Anbieter genau weiß, was Sie aus diesem Engagement herausholen möchten. Die Festlegung Ihrer Ziele am Anfang ist eine großartige Möglichkeit, Ihre Erfolgschancen mit Ihrer neuen Website zu erhöhen.

Projektumfang und Ergebnisse

An diesem Punkt beim Schreiben Ihrer Ausschreibung sollten Sie darüber nachdenken, welche spezifischen Dienstleistungen Sie suchen. Bei Big Drop reichen unsere Projekte im Umfang. Einige Unternehmen benötigen nur eine Website, während andere Videoproduktion und Branding benötigen. Da Projekte im Umfang variieren, variieren die Ergebnisse entsprechend. Im Folgenden finden Sie nur einige Beispiele dafür, was Sie erwarten können, wenn Sie mit Ihrem Anbieter in Kontakt treten:

• Project Management
• UX/UI Planning
• Graphic Design
• Frontend development
• Backend development
• On-site SEO
• Content strategy
• Quality Assurance and Testing
• Content Migration
• PPC Campaigns
• Content Management System Training
• Copywriting/Inhalt
• Visuelle Identität
• Markenpositionierung
• Marketing
• Videoproduktion
• Fotografie

Wenn Sie einen Vorschlag für eine Website anfordern, erwarten Sie, dass die Ergebnisse Dinge wie Designs und Wireframes enthalten. Wenn Ihr Projekt eine visuelle Identität enthält, erwarten Sie, dass Ihre Ergebnisse in Form von PSDs oder AI-Dateien vorliegen. Andere Liefergegenstände sind immaterieller, kennen Sie also die Unterschiede und was Sie von Ihrem Lieferanten erwarten können.

Pro-Tipp: „Wissen Sie, was Sie bekommen, seien Sie vorsichtig bei Anbietern, die keine stündliche Aufschlüsselung ihrer Dienste anbieten“

Beispiel: Wir suchen ein 60-Sekunden-Erklärvideo, das auf unserer Website angezeigt werden soll. Wir möchten auch, dass eine visuelle Identität (Logo) für Visitenkarten und Briefköpfe verwendet wird.

Warum das wichtig ist: Bei der Bestimmung des Arbeitsumfangs Ihres Projekts berücksichtigt Ihr Lieferant, welche Aufgaben erledigt werden müssen, und wendet einen Stundensatz an, der auf den besten Schätzungen für frühere Projekte basiert. Wenn Sie diese Informationen haben, stellt Ihr Anbieter sicher, dass Sie den besten Website-Vorschlag erhalten.

Sitemap

Die Art und Weise, wie Ihre Website organisiert ist, beeinflusst, wie Ihre Benutzer das finden, wonach sie suchen. Ihre Sitemap ist im Grunde ein Inhaltsverzeichnis für Ihre Website. Listen Sie auf, welche Seiten Sie in Ihrem Navigationsmenü haben möchten, und überlegen Sie, wie der Benutzer durch die Website navigiert. Ihre Benutzer sollten in der Lage sein, die benötigten Informationen schnell und einfach zu finden. Wenn sie es nicht können, werden sie gehen. User Experience (UX) ist ein Schlüsselfaktor für die Effektivität Ihrer Website.

Pro-Tipp: „Ohne eine solide UX-Strategie werden digitale Produkte wahrscheinlich scheitern. Es ist wirklich so einfach.“

Die Schätzung, wie viele Seiten Ihre Website benötigen wird, kann ein guter Ausgangspunkt sein, z. B. Über, Dienstleistungen, Kontakt. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Seiten Sie benötigen, machen Sie sich keine Sorgen und lassen Sie es Ihren Anbieter für Sie herausfinden.

Beispiel:

1. Homepage
2. Über uns
3. Dienstleistungen
4. Shop
5. Blog
6. Kontakt

Warum das wichtig ist: User Experience ist eine der wichtigsten Komponenten eines digitalen Projekts. Ihr Anbieter verwendet diese Informationen, um zu bestimmen, wie viele benutzerdefinierte Seitenlayouts Ihre Website benötigt.

Zeitleiste & Meilensteine

Der Zeitleistenabschnitt Ihrer Ausschreibung sollte die Frage beantworten, wann Ihr Projekt live gehen soll. Wenn es ein bestimmtes Datum gibt, an dem Ihre Website oder Ihr Branding-Projekt abgeschlossen sein muss, ist dies der Ort, an dem Sie es auflisten können. Alle wichtigen Meilensteine in Ihrem Projekt sollten hier ebenfalls aufgeführt werden, z. B. eine neue Produkteinführung oder Werbekampagne.

Pro-Tipp: „Seien Sie realistisch in Bezug auf Ihre Frist, benutzerdefinierte Website-Design und Entwicklung braucht Zeit.“

Beispiel: Einsendeschluss für die Website ist der 30.Januar. Wir haben aber unsere Jahrestagung am 1. Januar und möchten die Homepage möglichst bis dahin fertig haben.

Warum das wichtig ist: Im Voraus zu wissen, wann Ihre Website online gehen muss, ist ein wichtiger erster Schritt, um fit zu werden. Ihr potenzieller Anbieter kann beurteilen, ob er Ihre Erwartungen realistisch erfüllen kann oder nicht. In einigen Fällen sind Anbieter bereit, ein Eilprojekt abzuschließen, aber das wird natürlich zu einem zusätzlichen Preis kommen.

Funktionale Anforderungen

Dies ist wahrscheinlich der detaillierteste Teil der Ausschreibung Ihrer Website. Listen Sie alle technischen Anforderungen auf, die Ihre Website haben muss, z. B. Zahlungsabwicklung, Karriereintegrationen oder Benutzeranmeldungen.

Pro-Tipp: „Sie müssen nicht alle Antworten haben, aber stellen Sie sicher, dass Sie diejenigen angeben, die Sie tun.“

Verkaufen Sie Produkte? Wenn ja, welche E-Commerce-Lösung möchten Sie verwenden oder suchen Sie nach Empfehlungen? Haben Sie ein Content Management System im Sinn, wie Drupal oder WordPress? Wenn Sie ein CRM wie HubSpot oder einen E-Mail-Marketing-Service wie MailChimp integrieren möchten, sollten Sie dies hier angeben. Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, machen Sie sich keine Sorgen, Ihr Anbieter hat Sie abgedeckt.

Versuchen Sie für die eher technische Menge, so viele Details wie möglich in Bezug auf die Funktionalität bereitzustellen. Wenn Integrationen von Drittanbietern Daten aus externen Quellen abrufen, müssen Sie angeben, wie diese Übertragung erfolgt und woher diese Daten stammen. Wenn eine API beteiligt ist, gibt es Dokumentation? Beantworten Sie diese Fragen und Sie werden das Hin und Her zwischen Ihnen und Ihrem Lieferanten beseitigen.

Beispiel: Unsere Website muss in der Lage sein, Produkte zu verkaufen und unsere Standorte über Google Maps abzubilden. Die Karrierebereiche unserer aktuellen Website werden auf bluehouse gehostet.

Warum dies wichtig ist: Dies ist einer der wichtigsten Faktoren bei der Beurteilung von Umfang und Preis aus Sicht Ihres Anbieters. Einige Lösungen erfordern weniger Stunden für die Integration, während andere Lösungen enorme Ressourcen erfordern, die für die Entwicklung benutzerdefinierter APIs aufgewendet werden, um Softwareanwendungen zu erstellen. Je mehr Informationen Sie in einer klaren und prägnanten Ausschreibung bereitstellen, desto genauer ist der Projektvorschlag Ihres Anbieters.

Budget

Ja, Ihr Anforderungsschreiben sollte ein Budget enthalten. Das Zurückhalten Ihres Budgets für ein Projekt ist ein bisschen wie der Versuch, ein Haus zu kaufen, ohne Ihrem Makler eine Vorstellung davon zu geben, was Sie bereit sind zu zahlen. Wenn Sie ein Haus kaufen möchten und Ihr Budget $ 150k beträgt, kann Ihr Broker dann mehrere Häuser finden, die Ihnen den größten Wert innerhalb Ihres Budgets bieten.

„Dies ist ein Geschäft, wenn Sie nicht über Geld sprechen, sind Sie wahrscheinlich nicht ernst.“

Entscheiden Sie, was für Sie wichtig ist: die Option, die am wenigsten teuer ist, oder diejenige, die den meisten Wert innerhalb Ihres Budgets bietet. Wenn Sie Ihrem Lieferanten Ihr Budget zur Verfügung stellen, können sie mit der am besten geeigneten Lösung zurückkehren, basierend auf Ihrem Umfang, Ihren Zielen usw. Um unsere Hauskauf-Analogie zu erweitern, können Sie ein Haus für $ 5.000 oder $ 500k kaufen, aber was Sie im Gegenzug für diese Preise erhalten, wird variieren.

Wenn Sie müssen, geben Sie einfach einen Bereich an. Wenn Sie nach zusätzlichen Services wie laufender Wartung und Support oder SEO suchen, sollten Sie das Budget für diese Services separat angeben.

Pro-Tipp: „Wenn Sie wissen, was Sie bezahlen möchten, haben Sie den Vorteil, dass Sie sehen, wie viel Anbieter bereit sind, für Ihr vorgeschlagenes Budget zu geben“

Betrachten Sie Ihre Website als Investition. Jede seriöse Agentur wird Sie beraten und beraten, wie Sie Ihr Budget optimal nutzen können, und Ihr Potenzial für eine Rendite Dieser Investition maximieren.

Beispiel: Das Budget für unsere neue Website liegt zwischen 80.000 und 100.000 US-Dollar. Unser jährliches wiederkehrendes Budget für Support und Wartung beträgt 60.000 USD

Warum das wichtig ist: Sie möchten Ihre Zeit nicht damit verschwenden, sich mit Anbietern zu treffen und mit ihnen zu sprechen, die nicht in Ihrer Preisklasse liegen. Wenn Sie ehrlich zu Ihrem Budget sind, können Sie auch mit Anbietern sprechen, die Sie zu ihrer Priorität machen. Transparenz ist ein langer Weg.

Auswahlkriterien

Hier legen Sie einfach fest, nach welchen Kriterien Sie Ihren Anbieter auswählen. Dinge, die hier zu beachten sind, sind: agenturkompetenz, Fähigkeiten, Portfolio, relevante Projekte, Inhouse-Services usw.

Beispiel: Wir werden unsere Auswahl auf der Grundlage von Agenturerfahrung, relevanten Projekten und auf der Grundlage von Design treffen.

Warum das wichtig ist: Ein Anbieter kann in einer Branche über mehr Fachwissen verfügen als in einer anderen. Andere haben möglicherweise mehr Erfahrung mit Informationswebsites als mit E-Commerce. Seien Sie im Voraus, worauf Sie Ihre Entscheidung stützen werden, damit der Empfänger im Voraus wissen kann, ob er die richtige Agentur für Sie ist oder nicht.

Was nun?

Das war’s. Wir haben Sie mit dem ausgestattet, was Sie brauchen, um einen stellaren RFP zu schreiben. Es ist nicht so schwer, wie es klingt, wenn Sie wissen, was Sie tun. Denken Sie daran, es kurz zu halten, ehrlich und lustig.