Projektmanager haben eine Reihe von Werkzeugen in ihrem Arsenal, die ihnen helfen können, potenzielle Herausforderungen und Hindernisse anzugehen. Ein solches Instrument ist das Projektrisikoregister. Aber was ist ein Risikoregister, wie verwenden Sie es und wie kann es verhindern, dass Ihr nächstes Projekt entgleist?

In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen genau, was Sie in Ihr Projektrisikoregister aufnehmen sollten, sowie Details darüber, wann und wie Sie eines für Ihr nächstes Projekt erstellen und warten müssen.

Was ist ein Risikoregister?

Ein Projektrisikoregister ist ein Werkzeug, mit dem Projektmanager alle Risiken verfolgen und überwachen, die sich auf ihre Projekte auswirken könnten. Risikomanagement ist ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements, denn so bekämpfen Sie proaktiv potenzielle Probleme oder Rückschläge.

Die Verwendung eines Projektrisikoregisters, auch Risikolog genannt, ist ein wesentlicher Bestandteil dieses Risikomanagementprozesses.

Wozu dient ein Risikoregister?

Der Zweck eines Projektmanagement-Risikoregisters besteht darin, potenzielle Projektrisiken zu identifizieren, zu protokollieren und zu verfolgen. Ein Risiko im Projektmanagement ist alles Unerwartete, das Ihr Projekt positiv oder negativ beeinflussen könnte.

Jedes Mal, wenn jemand etwas identifiziert, das sich auf Ihr Projekt auswirken könnte, sollte es vom Team bewertet und in Ihr Risikoregister aufgenommen werden.

Warum benötigen Sie ein Risikoregister?

Sie benötigen ein Risikoregister, denn je größer, länger und komplexer Projekte werden, desto schwieriger wird es, den Überblick zu behalten. Wenn Risiken nicht zentral verfolgt und regelmäßig überprüft werden, kann etwas übersehen oder vergessen werden.

Einige Risiken mögen auf den ersten Blick klein oder unwahrscheinlich erscheinen, haben aber dennoch das Potenzial, Ihr Projekt zu beeinflussen. Beispiele für Projektrisiken können sein:

• Daten- /Sicherheitsrisiko (Materialien werden gehackt oder gestohlen)
• Rechtsrisiko (Rechtsstreitigkeiten oder Gesetzesänderungen, die sich auf das Projekt auswirken)
• Katastrophales Ereignis (Feuer, Überschwemmung, Sturmschäden)
• Unterbrechung der Lieferkette

Beim Risikomanagement geht es darum, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen, damit Sie entscheiden können, wie Sie damit umgehen. Es ermöglicht Ihnen auch, Risiken im Laufe der Zeit zu verfolgen, um zu sehen, ob und wie sie sich ändern.

Wenn ein Risiko zum ersten Mal erkannt wird, halten Sie es möglicherweise für so unwahrscheinlich, dass Sie sich nicht darum kümmern, etwas dagegen zu unternehmen. Aber was ist, wenn das Risiko im Laufe des Projekts viel wahrscheinlicher wird? Indem Sie Ihre Risiken verfolgen, können Sie solche Änderungen früh genug bemerken, um Maßnahmen zu ergreifen.

Wer erstellt ein Projektrisikoregister?

Wenn Sie an einem sehr großen, komplexen oder kritischen Projekt arbeiten, haben Sie möglicherweise einen Risikokoordinator oder Risikomanager in Ihrem Team. In diesem Szenario wäre es ihre Aufgabe, das Risikoregister zu erstellen und zu pflegen.

Bei den meisten Projekten liegt die Verantwortung für die Erstellung des Risikoregisters jedoch beim Projektmanager.

Dies bedeutet nicht, dass der Risikomanager oder Projektmanager dafür verantwortlich ist, alle Risiken zu identifizieren oder Maßnahmen gegen sie zu ergreifen. Jeder im Projektteam, der potenziell vom Projekterfolg betroffen ist, sollte dabei helfen, Risiken zu identifizieren und zu bewerten.

Zum Beispiel kann der Kunde oder Sponsor ein potenzielles Problem kennen, von dem niemand im Projektteam wusste.

Was ist in einem Risikoregister enthalten?

Ein Risikoregister ist im Wesentlichen eine Tabelle der Projektrisiken, mit der Sie jedes identifizierte Risiko und alle wichtigen Informationen darüber verfolgen können.

Standardspalten in einem Projektrisikoregister sind:

• Identifikationsnummer (um schnell auf jedes Risiko zu verweisen oder es zu identifizieren)
• Name oder kurze Beschreibung des Risikos
• Risikokategorien (ob intern oder extern, material- oder arbeitsbezogen usw.).)
• Wahrscheinlichkeit (wie wahrscheinlich ist das Risiko)
• Auswirkung (wenn das Risiko besteht, wie stark wird es sich auf Ihr Projekt auswirken)
• Bewertung (wo steht dieses Risiko auf Ihrer Prioritätenliste)
  Ansatz (Überwachen Sie das Risiko, versuchen Sie es zu mindern, vermeiden Sie es usw.)
• Aktion (wenn Sie vorhaben, das Risiko zu mindern oder zu vermeiden, welche Schritte sind erforderlich und wann werden sie ausgeführt)
• Person, die für die Überwachung oder Minderung des Risikos verantwortlich ist

So erstellen Sie ein Risikoregister

Um ein Risikoregister zu erstellen, müssen Sie lediglich eine Tabelle mit den oben genannten Spalten erstellen und mit den Projektrisiken füllen.

Lassen Sie uns ein paar der Spalten genauer durchgehen, um Ihnen zu helfen, zu bestimmen, wie Sie sie ausfüllen:

Risikokategorien: Der Zweck der Kategorien besteht darin, Ihnen zu helfen, Risiken nach Kategorien zu sortieren, um sie leichter überwachen und verstehen zu können, welche Auswirkungen sie haben. Sie sollten diese an Ihr Unternehmen und Projekt anpassen.

Sie können sogar Spalten für separate Kategorien festlegen. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise in einer Spalte angeben, welcher Sprint betroffen sein könnte, und in einer anderen Spalte, welche Art von Arbeit (Entwicklung, Testen usw.) betroffen sein werden.

Wahrscheinlichkeit und Auswirkung: Es gibt zwei Möglichkeiten, das Risiko zu bewerten — qualitativ und quantitativ. Qualitativ ist die einfachste und gebräuchlichste Form. Bei diesem Ansatz bewerten Sie Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen im Allgemeinen auf einer Skala von 3 bis 5 Punkten, z. B. sehr hoch, hoch, mittel, niedrig und sehr niedrig.

Quantitatives Risiko erfordert die Zuweisung numerischer Werte. Anstatt zu sagen, dass es eine „hohe“ Auswirkung geben könnte, müssen Sie sie in quantifizierbaren Begriffen definieren, z. B. eine Zeitverzögerung von zwei bis vier Wochen oder eine Kostensteigerung von 5%.

Bewertung: Wenn Sie eine qualitative Risikobewertungsmethode verwenden, wird Ihre Bewertung in der Regel mit der Wahrscheinlichkeit multipliziert. Wenn die Wahrscheinlichkeit hoch (4) und die Auswirkung mittel (3) ist, beträgt Ihre Bewertung 12 (4 x 3). Diese Methode bietet Ihnen eine einfache Möglichkeit, Risiken schnell zu sortieren und zu priorisieren.

Die quantitative Risikoanalyse ist nicht ganz so einfach. Es ist schwierig, eine 60-prozentige Chance auf eine zweiwöchige Verspätung mit einer 40-prozentigen Chance auf eine 10-prozentige Kostensteigerung zu vergleichen und zu bewerten. Damit dies funktioniert, müssen Sie die Auswirkungen von Zeitplan und Budget bewerten, damit sie verglichen werden können. Sie können beispielsweise eine Verzögerung von sechs Wochen und eine Budgeterhöhung von 10% als „sehr hohe Auswirkung“ betrachten und ihnen eine „5“ zuweisen.“

Wie auch immer Sie sich entscheiden, Risiken zu verfolgen und zu bewerten, stellen Sie sicher, dass sie in Ihrem gesamten Projekt Standard sind. Wenn Teammitglieder Risiken unterschiedlich bewerten oder Spalten inkonsistent ausfüllen, wird es schwieriger, Ihre Projektrisiken anzuzeigen, zu verfolgen und zu priorisieren.

Verwenden Sie Wrike, um ein effektives Projektrisikoregister zu erstellen

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Außerdem können Sie es ganz einfach mit Ihrem Team und anderen Stakeholdern teilen, um deren Input zu erhalten. Sie können es auch in Ihre Berichte und Dashboards integrieren, sodass Risiken immer im Vordergrund stehen und nichts Wichtiges übersehen wird.

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