Sie haben also Daten und benötigen einen schnellen Weg, um sie zu verstehen. Eine PivotTable ist eine großartige Option und eines der leistungsstärksten Tools von Excel. Wir zeigen Ihnen, was eine PivotTable ist, bereiten Ihre Daten für eine PivotTable vor, führen schnell Analysen mit einer PivotTable durch, um Ihre Daten zu zählen und zu summieren, und überlagern schließlich Ihre PivotTable-Daten mithilfe von Summenclustering auf einer Karte.

Was ist eine PivotTable?

Lassen Sie uns zunächst feststellen, was eine PivotTable ist und was sie kann. Eine PivotTable ist ein schnelles und einfaches Tool in Excel, mit dem Benutzer Daten einfach zusammenfassen können. Jetzt haben die meisten regulären Tabellen am unteren Rand Zusammenfassungszeilen, z. B. eine Summe, um den Gesamtumsatz aller Produkte in allen Bundesstaaten anzuzeigen, oder eine Anzahl aller in der Tabelle enthaltenen Einträge.

Eine PivotTable führt diese Zusammenfassungen jedoch noch einen Schritt weiter, da Benutzer mit nur wenigen Mausklicks schnell spezifischere Fragen wie den Gesamtumsatz nach Produkt, Bundesstaat oder sogar Stadt beantworten können.

Vorbereiten Ihrer Daten

Nun, da wir wissen, was eine Pivot-Tabelle ist und was sie kann, besteht der erste Schritt zum Erstellen darin, Ihre Daten vorzubereiten, indem Sie sie in einem einzigen Arbeitsblatt organisieren, vorzugsweise in einer definierten Tabelle.

Organisieren von Daten in einem einzigen Arbeitsblatt

Es ist üblich, dass Daten an mehreren Stellen gespeichert werden, z. B. auf separaten Registerkarten für verschiedene Zeiträume oder Produkte. Um alle diese Daten in Ihrer PivotTable anzuzeigen, müssen Sie sie in einem einzigen Arbeitsblatt kombinieren. Der einfachste Weg, dies zu tun, besteht darin, den Unterschied zwischen den einzelnen Datenquellen zu identifizieren und eine neue entsprechende Spalte in Ihrem kombinierten Arbeitsblatt zu erstellen, um diesen Unterschied zu speichern. Beispielsweise verwaltet möglicherweise ein anderer Verkäufer jedes Geschäftssegment, was zu einer separaten Arbeitsmappe für jedes Segment führt, wie unten dargestellt.

Um diese Daten zu kombinieren, können wir an einer beliebigen Stelle im Datensatz eine neue Spalte mit dem Namen „Segment“ erstellen und die Zeilen mit dem entsprechenden Segmentnamen füllen, während wir alle Daten kopieren und einfügen in einer einzigen Tabelle.

Profi-Tipp! – Wenn Ihre Daten bereits ein Datumsfeld enthalten, müssen Sie keine zusätzliche Spalte für die Zeitperioden-ID hinzufügen. Das Datumsfeld kann verwendet werden, um die Daten nach dem Erstellen unserer PivotTable wieder in die entsprechenden Zeiträume aufzuteilen.

Erstellen einer definierten Tabelle

Nachdem Sie Ihre Daten in einem einzigen Arbeitsblatt organisiert haben, können Sie später Zeit sparen, indem Sie die Daten als definierte Tabelle identifizieren. Klicken Sie dazu auf eine beliebige Stelle in Ihren Daten und wählen Sie im Menüband „Startseite“ die Option „Als Tabelle formatieren“. Ein großer Vorteil beim Erstellen einer definierten Tabelle im Voraus besteht darin, dass Ihre PivotTable im Laufe der Zeit auf dem neuesten Stand gehalten werden kann, selbst wenn die zugrunde liegenden Daten aktualisiert werden. Sie müssen lediglich die Option „Daten aktualisieren“ in Ihrer PivotTable aktivieren, um neue oder geänderte Daten abzurufen.

PivotTable zum Zählen erstellen

Wenn Sie feststellen möchten, wie oft ein bestimmtes Ereignis aufgetreten ist, z. B. wie viele verschiedene Kunden einen Kauf getätigt haben oder wie viele Verkäufe in jeder Stadt getätigt wurden, ist eine PivotTable zum Zählen von Datensätzen genau das Richtige für Sie. Wenn Sie Ihre Daten bereits in einer definierten Tabelle haben, klicken Sie einfach auf eine beliebige Stelle in Ihrer Tabelle und wählen Sie im Menüband „Tabelle“ die Option „Mit PivotTable zusammenfassen“.

Wenn Ihre Daten nicht bereits in einer definierten Tabelle organisiert sind, können Sie Ihre Daten alternativ manuell auswählen, indem Sie auf die Zelle ganz oben links in Ihrem Datensatz klicken und dann in die Zelle ganz unten rechts ziehen. An dieser Stelle können Sie im Menüband „Einfügen“ auf „PivotTable“ klicken.

Von dort aus können Sie auswählen, welchen Datenpunkt Sie zählen möchten, indem Sie das Kontrollkästchen neben den Daten in den rechten PivotTable-Feldern aktivieren Einstellungen, die beim Erstellen einer neuen PivotTable automatisch geöffnet werden.

Standardmäßig summiert Excel die Daten, wenn es sieht, dass wir ein numerisches Feld ausgewählt haben. Wir können dies ändern, indem Sie mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche „i“ in der rechten Ecke des Werts „Umsatzsumme“ klicken. Dies gibt Ihnen mehrere Formel-Optionen zur Auswahl. Wir wählen „Zählen“, was zu einer Anzahl aller Verkaufsdatensatzinstanzen führt.

Profi-Tipp! – Sparen Sie Zeit, indem Sie Ihre Datenspalten von Anfang an mit dem richtigen Feldtyp formatieren, z. B. Datum, Nummer oder Text. Excel sortiert automatisch nach Datumsdaten, summiert numerische Daten und zählt Text oder gemischte Daten.

Lassen Sie Excel nun das schwere Heben übernehmen! Ziehen Sie einfach die Spalte „Stadt“ aus der Liste der Felder in das Feld „Zeilen“ in den PivotTable-Einstellungen, um die Anzahl der Verkäufe nach Stadt aufzuschlüsseln. Sie können die Tiefe der PivotTable auch erhöhen, indem Sie ein zusätzliches Feld, z. B. das Feld „Status“, in die Filterauswahl ziehen, um einen Drilldown in die Daten durchzuführen, die Sie am meisten interessieren.

Erstellen einer PivotTable zum Summieren von Werten

Es gibt andere Fälle, in denen die Verwendung der Summe der Daten anstelle der Anzahl nützlicher ist. Um die Daten zu summieren, gehen Sie zurück zum „i“ auf der rechten Seite des Feldes „Anzahl der Verkäufe“ und wählen Sie „Summe“. Jetzt können wir den Gesamtumsatz nach jeder Stadt aufgeschlüsselt sehen.

Je nach Ziel ist es oft hilfreich, verschiedene Felder innerhalb der Zeilen- oder Spaltenselektoren zu stapeln. Wenn wir beispielsweise im folgenden Beispiel das Feld „Bundesstaat“ über „Stadt“ platzieren, können wir nicht nur die umsatzstärksten Bundesstaaten, sondern auch die einzelnen Stadtbeiträge innerhalb jedes Bundesstaates schnell anzeigen.

Einer der vorteilhaftesten Aspekte einer PivotTable ist, dass sie dynamisch ist. Sie können die Felder im laufenden Betrieb zwischen Zeilen, Spalten, Filtern und Wertefeldern verschieben, um die Perspektive zu gewinnen und mit verschiedenen Analysen zu spielen. Verbringen Sie einen Moment damit, die Felder, an denen Sie interessiert sind, zwischen den Feldern zu verschieben, um ein besseres Gefühl für die Funktionsweise der PivotTable zu erhalten. Sie werden überrascht sein, wie schnell Sie neue Erkenntnisse entdecken können!

Erstellen einer Karte mit Verkaufsdaten

Wenn Sie nun geografische Daten wie Adressen, Städte oder Bundesstaaten wie in den obigen Verkaufsbeispielen haben, können Sie Ihre Datenanalyse auf die nächste Ebene heben, indem Sie die Daten auf einer Karte mit sum Clustering visualisieren. Genau wie bei der Zusammenfassung unserer Daten in einer PivotTable verfügt der Zuordnungsdienst von BatchGeo über eine erweiterte Clusterfunktion. Wenn diese Funktion aktiviert ist, können Sie die Werte eines bestimmten Felds als Bezeichnung für jeden Cluster zusammenfassen.

Profi-Tipp! – So aktivieren Sie das Summenclustering:

Zeigen Sie beispielhafte Verkaufsdaten in einer Vollbildkarte an

Hier sehen Sie eine Clustering-Datenanalyse der Verkaufsdaten nach Stadt oder Bundesstaat. Regionen werden zusammengefasst und die Städte und Bundesstaaten gemittelt. Wenn Sie einen Cluster vergrößern oder sogar anklicken, sehen Sie kleinere Cluster, die zeigen, wie die kleineren Bereiche zur Gesamtsumme beitragen.