Inzwischen haben Sie PDFs höchstwahrscheinlich in Ihrem geschäftlichen oder privaten Leben verwendet und die Vorteile dieses vielseitigen Formats erkannt. Aber wussten Sie, dass Sie Ihr PDF-Format noch besser an Ihre geschäftlichen Anforderungen anpassen können? Hier sehen Sie einige sehr wichtige PDF-Standards, die die Art und Weise, wie Sie Ihre Dokumente drucken, archivieren und austauschen, dramatisch verändern können.

PDF/A-Lösungen von Solid Documents

• Solid PDF Tools – Desktop–Lösungen für die Validierung, Erstellung und Konvertierung von PDF/A
• Solid Framework – Softwareentwicklungslösungen für die Validierung, Erstellung und Konvertierung von PDF/A

PDF/A – Der PDF-Standard für die Langzeitarchivierung

Was ist PDF/A?

Im September 2005 genehmigte die Internationale Organisation für Normung (ISO) den neuen PDF/A-Standard für die Archivierung elektronischer Dokumente. Gemäß der Norm ISO 19005-1 ist PDF / A ein Derivat von PDF, das „einen Mechanismus zur Darstellung elektronischer Dokumente in einer Weise bereitstellt, die ihr visuelles Erscheinungsbild im Laufe der Zeit beibehält, unabhängig von den Werkzeugen und Systemen, die zum Erstellen, Speichern oder Rendern der Dateien verwendet werden.“

Diese Art der Aufbewahrung ermöglicht es PDFs, sich selbst zu erhalten. PDF/A erreicht diese Eigenständigkeit durch die Einbettung der Informationen (Inhalt, Farbe, Schriftart, Bilder, Text, etc.) benötigt, um das Dokument innerhalb des Dokuments selbst anzuzeigen. Mit anderen Worten, PDF / A benötigt keine zusätzlichen externen Informationen, um ordnungsgemäß angezeigt zu werden. Damit dieses Format jedoch selbsttragend ist, muss es bestimmte Funktionen ausschließen, die in Standard-PDF-Dateien zulässig sind, z. B. Filme, Ton und Transparenz.

Die PDF/A-Klassifizierung gliedert sich in zwei Teile, PDF/A-1 und PDF/A-2. Die erste Klassifizierung, PDF/A-1, ist weiter in zwei weitere Kategorien unterteilt, PDF/A-1a und PDF/A-1b. Der Hauptunterschied zwischen PDF/A-1a und PDF/A-1b besteht in der Art und Weise, wie jede die Extraktion von Text handhabt:

• PDF/A-1a: Diese Stufe, auch als Konformitätsstufe A bezeichnet, entspricht vollständig der Norm ISO 19005-1. Diese Version enthält Tagging, so dass Text von mehreren Geräten, einschließlich Handhelds, extrahiert und angezeigt werden kann.
• PDF/A-1b: Diese Kategorie wird als Konformitätsstufe B bezeichnet und gilt als minimale Konformitätsstufe für PDF/ A. Diese Stufe garantiert, dass das Dokument auf einem Computermonitor angezeigt und gelesen werden kann, die Lesbarkeit des Textes ist jedoch nicht gewährleistet.
• PDF/A-2: PDF/A-2 basiert auf dem ISO-Standard 32000-1 und nutzt Funktionen, die nach der Adobe PDF 1.4-Spezifikation entstanden sind. Dazu gehören
  • Unterstützung für JPEG2000-Komprimierung (Vorteile für gescannte Farbdokumente)
  • eingebettete PDF/ A-Dateien über Sammlungen/ Portfolios
  • Transparenz, optionaler Inhalt (Ebenen): nützlich für Mapping- oder Konstruktionszeichnungen oder Dokumente mit mehreren Sprachen (unterschiedliche Inhalte auf verschiedenen Ebenen implementieren)
  • Unicode-Unterstützung (PDF/A-2U)
  • XMP-Metadaten auf Objektebene (neue Anforderungen für benutzerdefinierte Metadaten)
  • Kommentare und Anmerkungen (definierte Liste akzeptabler und verbotener Anmerkungs- und Kommentartypen für PDF/A-2)
  • Regeln für digitale Signaturen definiert
• PDF/A-3: PDF/A-3 basiert auf der ISO-Standard 32000-1 und bietet Unterstützung für eingebettete Dateien.

Was es für Ihr Unternehmen bedeutet…PDF/A ist ein neuer Standard, der die Art und Weise revolutionieren wird, wie Unternehmen und Regierungsinstitutionen wichtige Dokumente und Aufzeichnungen archivieren. Derzeit archivieren viele Unternehmen ihre Dokumente, indem sie Ausdrucke (Papier) aufbewahren. Eine weitere aktuelle Archivierungsmethode ist die Verwendung von Mikrofilm und Mikrofiche. PDF / A soll all dies durch ein einziges standardisiertes Format ersetzen, das einfach zu aktualisieren, durchsuchbar, einfach zu organisieren, effizient, transportierbar und vor allem nachhaltig ist. Für Ihr Unternehmen bedeutet dies eine kostengünstige Alternative zu Papierstapeln und Ordnern in Ihrem Archiv. Da es sich um ein elektronisches Format handelt, können Sie Ihre archivierten Dokumente problemlos an mehreren Orten speichern, wodurch sie weniger anfällig für Brände, Überschwemmungen oder andere Naturkatastrophen sind.

PDF/X – Ein PDF-Standard für Druckvorstufendaten

Was ist PDF/X?

PDF/X ist wie PDF/A eine Teilmenge von PDF. Der Zweck von PDF / X ist es, Designern, Illustratoren, Ingenieuren und Grafikern ein elektronisches Dateiformat zur Verfügung zu stellen, das von jedem Dienstleister korrekt gedruckt werden kann. PDF / X ermöglicht eine vollständige Konsistenz, auch wenn Dateien an mehreren Standorten von Personen mit unterschiedlichen Geräten verarbeitet werden. Dieses Format ist ideal für die meisten unternehmensübergreifenden druckfertigen Übertragungen, bei denen der Absender der druckfertigen Informationen und der Empfänger keine starke Zugehörigkeit haben. PDF / X bietet nicht nur ein stabiles Bereitstellungsformat für Druckaufträge, sondern auch weitere Vorteile, darunter einen Dateibetrachter, eine bessere Komprimierung (kleinere Dateigröße), Unterstützung für Sonderfarben, ein Mittel zur Identifizierung der Druckbedingung, für die die Datei vorbereitet wurde, und vieles mehr. Wie bei PDF/A werden die Vorteile von PDF/X jedoch durch Kompromisse aufgewogen. Funktionen wie Transparenz, Verschlüsselung und JBIG2-Komprimierung sind in PDF/X verboten.

Der PDF/X-Standard ist in drei Kategorien unterteilt:

• PDF/X-1a: Dieser Standard ist ideal für Dateiabsender, die die meiste Kontrolle über den Druckauftrag behalten möchten. Es unterstützt den blinden Austausch und entspricht den gängigen Anforderungen in vielen Teilen der Welt.
• PDF/X-3: Der wichtigste Unterschied zwischen PDF/X-3 und PDF/X-1a besteht darin, dass eine PDF/X-3-Datei farbverwaltete Daten enthält. Dies bedeutet, dass alle Tools, die eine PDF / X-3 lesen können, auch eine PDF / X-1a-Datei lesen können.
• PDF/X2: Im Gegensatz zu den ersten beiden oben genannten Formaten, die für den blinden Austausch konzipiert sind, ist das PDF / X2 auf den Austausch ausgerichtet, bei dem mehr Dialog zwischen Sender und Empfänger stattfindet. Es ist eine Obermenge des PDF / X-3-Formats, die eine Obermenge des PDF / X-1a-Formats ist.

Was es für Ihr Unternehmen bedeutet…

Der PDF/X-Standard ist so konzipiert, dass er in vielen Sektoren und Unternehmen der Druckindustrie anwendbar ist. Wenn Sie druckfertige Dateien erhalten, stellen Sie sicher, dass Sie genau wissen, welche Dateitypen Sie akzeptieren können (PDF/X-1a, PDF/X-3 oder PDF/X2). Es ist auch sicher, auf neuere Versionen von PDF / X-Tools zu aktualisieren, da diese ältere Dateien lesen können. Die meisten Produkte, die Baseline PDF unterstützen, unterstützen auch PDF/X-Dateien. Stellen Sie sicher, dass Sie alle eingehenden Druckdateien vorab prüfen, um festzustellen, ob sie mit der richtigen Version von PDF/X übereinstimmen. Wenn Sie Drucker oder Herausgeber sind, stellen Sie außerdem sicher, dass Ihr gesamter Workflow PDF/X-konform ist. Wenn Sie druckfertige Daten an einen Verlag oder Drucker senden, sollten Sie Ihre Optionen in Bezug auf die Teilmengen von PDF / X sorgfältig prüfen, um festzustellen, welche für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Letztendlich ist es das Ziel von PDF / X, ein Mittel bereitzustellen, um vollständige digitale Dateien mit der Gewissheit zu senden, dass sie den Druckvorstufenprozess ohne Fehler oder Nacharbeit durchlaufen.

PDF/E und PDF/UA

PDF/E

ISO 24517-1:2008 ist eine ISO-Norm, die 2008 veröffentlicht wurde. Dieser Standard definiert ein Format für die Erstellung von Dokumenten, die in Engineering-Workflows verwendet werden, und basiert auf der PDF-Referenzversion 1.6 von Adobe Systems. PDF/E ist eine Teilmenge von PDF, die als offenes und neutrales Austauschformat für technische Dokumentation konzipiert wurde.

PDF/UA

Das „UA“ steht für Universal Accessibility. PDF/UA bietet einen technischen Standard für Softwareentwickler, die PDF-Schreib- und Verarbeitungssoftware implementieren. Die Konformität mit PDF / UA bietet Barrierefreiheit für Menschen mit Behinderungen, die Technologien wie Bildschirmlesegeräte, Bildschirmlupen, Joysticks und andere Technologien zum Navigieren und Lesen elektronischer Inhalte verwenden. PDF / UA ist kein separates Dateiformat, sondern lediglich eine Möglichkeit, PDF zu verwenden.

Weitere Informationen über die Internationale Organisation für Normung finden Sie unter http://www.iso.org/iso/en/ISOOnline.frontpage