Eine Medienberatung ist eine einseitige Ankündigung, die den Medien die Details einer bevorstehenden Veranstaltung mitteilt. Ein Media Advisory lädt die Medien zu einer Veranstaltung wie einer Eröffnung, einer Spendenaktion oder ähnlichem ein, bei der eine kostenlose Berichterstattung in der Presse einer Organisation zugute kommen würde. Diese Veranstaltung kann für die Öffentlichkeit zugänglich sein oder nicht.

Kostenlose Medienberatungsvorlage

Das Schreiben einer effektiven Medienberatung, die die Medien dazu bringt, an Ihrer Veranstaltung teilzunehmen und darüber zu schreiben, kann eine Herausforderung sein. Es ist wichtig, dem akzeptierten Medienberatungsformat zu folgen, das Journalisten erwarten werden. Um Ihnen zu helfen, haben wir eine Media Advisory-Vorlage erstellt, die Sie durch jeden Abschnitt des Schreibens Ihres Media Advisory führt, der die Überschrift, den Text, die Veranstaltungsdetails und die Kontaktinformationen enthält.

Miniaturansicht der Vorlage selbst:

Hier sind die Vorlagen zum Herunterladen:

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Im Folgenden finden Sie die sechs Schritte, die Sie ausführen müssen, um eine effektive Medienberatung zu schreiben.

Entscheiden Sie, wann Sie einen Media Advisory vs. Pressemitteilung

Der Hauptunterschied zwischen einer Medienberatung und einer Pressemitteilung ist der Zweck der Versendung. Ein Media Advisory richtet sich speziell an die Medien und ist eine einseitige, rein informative Einladung zur Teilnahme von Medien an einer Veranstaltung. Eine Pressemitteilung sollte eher wie ein Artikel angegangen werden, der Zitate und Fakten enthält, mit dem Ziel, allgemeines Interesse an den von Ihnen angekündigten Nachrichten zu wecken und möglicherweise sowohl von kleinen als auch von großen Medien aufgegriffen zu werden.

Eine Medienberatung ist das, was Sie schreiben und senden möchten, wenn die Medien zu einer Veranstaltung kommen sollen. Eine Pressemitteilung ist das, was Sie schreiben und senden möchten, wenn Sie in den Medien über ein berichtenswertes Thema in Bezug auf Ihr Unternehmen berichten möchten. Manchmal kündigt eine Pressemitteilung eine Veranstaltung an, aber es kann auch die Eröffnung eines neuen Standorts, die Einstellung eines neuen Mitglieds des Führungsteams oder der Gewinn einer prestigeträchtigen Auszeichnung sein.

Wenn Sie der Meinung sind, dass eine Pressemitteilung besser zu Ihren Bedürfnissen und Zielen passt, können Sie unseren Artikel lesen, der spezifische Anweisungen zum Schreiben einer Pressemitteilung sowie eine hilfreiche Vorlage enthält.

Richten Sie sich ein, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen

Bevor Sie Ihr Advisory schreiben, gibt es ein paar Planungs- und Formatierungs-Dinge, die Sie ansprechen möchten. Wenn Sie möchten, dass Ihre Medienberatung von Personen in den Medien gelesen wird, Sie möchten Industriestandards bei der Formatierung befolgen, damit sie genau wissen, wo Sie schnell nach bestimmten Ereignisdetails suchen müssen. Das Befolgen dieses Formats vermeidet das Risiko, dass sie Ihren Rat ignorieren.

Hier sind die Schritte, die Sie vor dem Schreiben ausführen müssen.

Briefkopf verwenden

Sie möchten, dass Ihre Medienberatung die Aufmerksamkeit der Medien auf sich zieht und von ihnen gelesen wird. Um dies zu tun, sollten Sie Ihren Briefkopf verwenden, um die Medienberatung zu schreiben, da dies Ihnen zusätzliche Glaubwürdigkeit verleiht. Wenn Sie Ihren Geschäftsbriefkopf verwenden, stellen Sie sicher, dass mehr Personen in den Medien die Empfehlung lesen und an Ihrer Veranstaltung teilnehmen.

Wenn Sie noch keinen Briefkopf für Ihr Unternehmen haben, können Sie sich einige Beispiele für Geschäftsbriefköpfe zur Inspiration ansehen. Sie können es auch schnell erstellen lassen, indem Sie einen Dienst wie Fiverr verwenden. Fiverr ist ein Marktplatz, der Sie mit vielen Designexperten verbindet, die wunderschöne Logos und Briefköpfe für Sie erstellen können.

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Titel Ihres Advisory

Sie möchten den Titel „Media Advisory“ ganz oben auf der Seite platzieren, damit jeder, der es erhält, weiß, was es ist und an wen es sich richtet. Dann, Sie möchten Ihre Beratung mit „Zur sofortigen Veröffentlichung“ beginnen.“ Dies lässt jeden, der zuerst mit Ihrem Advisory umgeht, wissen, dass es in Ordnung ist, die darin enthaltenen Informationen sofort zu verteilen.

Media Advisory Title Example

Fügen Sie Kontakt- und Adressinformationen hinzu

Geben Sie in der oberen linken Ecke des Advisors, normalerweise direkt links neben dem Titel des Media Advisory oder etwas über der Überschrift, einen Kontaktnamen und die beste Telefonnummer ein nummer, um diesen Kontakt zu erreichen. Geben Sie die Adresse an, an der Ihre Veranstaltung stattfinden wird, einschließlich Stadt und Bundesland, direkt unter den Kontaktinformationen.

Bestimmen Sie Ihr Publikum

Nachdem Sie Ihre Medienberatung korrekt eingerichtet haben, bestimmen Sie, wer Ihr Publikum ist und wie Sie mit ihm sprechen möchten. Es ist wichtig zu wissen, mit wem Sie sprechen, damit Sie ansprechen können, was sie speziell interessiert. Denken Sie daran, dass Medienankündigungen ausschließlich an die Medien gerichtet sind und die Medien zur Teilnahme an einer Veranstaltung einladen sollen.

Der beste Hinweis darauf, wer Ihr Publikum für eine Medienberatung ist, ist, welche Art von Veranstaltung Sie veranstalten. Wenn Sie beispielsweise eine Pressekonferenz abhalten, möchten Sie, dass mehr Nachrichtenreporter und Journalisten teilnehmen, während Sie, wenn Sie eine Spendenaktion veranstalten, möglicherweise einen Autor der sozialen Szene besuchen möchten. Passen Sie Ihre Inhalte so an, dass sie für Ihre Zielgruppe geschrieben werden.Die meisten Medien haben Reporter, die alle wichtigen Themen wie Politik, Bildung, lokale Wirtschaft und Technologie abdecken. Vielleicht möchten Sie sogar einen bestimmten Reporter finden, der über Ereignisse in Ihrer Branche berichtet, also lesen Sie einige seiner Artikel und schreiben Sie Ihre Empfehlung mit dieser Person im Hinterkopf. Entscheiden Sie, welche Art von Medienfachleuten am meisten an Ihrer Veranstaltung interessiert wäre, und konzentrieren Sie sich darauf, für sie zu schreiben.

Schreiben Sie eine fesselnde Medienberatungsüberschrift

Eine Überschrift ist die Zusammenfassung Ihrer Beratung, die sich in der oberen Mitte Ihrer Medienberatung befindet und fett gedruckt sein sollte. Es ist wichtig, einige Zeit damit zu verbringen, eine großartige Überschrift zu erstellen, damit diejenigen, die sie lesen, interessiert genug sind, um den Rest Ihres Artikels zu lesen und an Ihrer Veranstaltung teilzunehmen. Die Länge dieser Art von Überschrift beträgt normalerweise 65 bis 80 Zeichen.

Hier ist, wie Sie eine überzeugende Überschrift schreiben können.

Keep It Short

Wenn Ihre Überschrift zu lang ist, wird sie in Suchmaschinen wie Google und auf vielen Mobilgeräten abgeschnitten. Sie möchten Ihre maximale Zeichenanzahl zwischen 65 und 80 Zeichen (einschließlich Leerzeichen) halten.

Binden Sie es an ein Trendthema oder ein aktuelles Ereignis

Eine der besten Möglichkeiten, Interesse an Ihrer Medienberatung und Ihrer Veranstaltung zu wecken, besteht darin, es an ein Trendthema zu binden. Wenn Sie beispielsweise im Oktober eine Veranstaltung veranstalten, können Sie sie an den Monat des Bewusstseins für Brustkrebs binden. Auf diese Weise fühlt sich Ihre Veranstaltung zeitgemäß an und Sie können zusätzliches Interesse von denen gewinnen, die sonst Ihre Medienberatung und Veranstaltung übersehen könnten.

Hier ist ein Beispiel für eine interessante Überschrift aus einer Medienberatung:

Media Advisory Headline

Decken Sie wichtige Ereignisdetails im Hauptteil ab

Nachdem Sie Ihre Überschrift haben, möchten Sie alle wichtigen Informationen zu Ihrer Veranstaltung bereitstellen. Media Advisories sollten nicht länger als eine Seite sein. Eine Medienberatung sollte nur die wichtigsten Details Ihrer Veranstaltung wie Ort, Datum, Thema und Grund für die Veranstaltung abdecken.

Hier ist, wie Sie Ihre Medienberatungsstelle schreiben.

Beantworten Sie die Frage ‚Was, Wer, Wo, Wann & Warum‘

Der einfachste Weg, den Text Ihrer Medienberatung zu schreiben, besteht darin, diese Fragen einfach aufzulisten und die Informationen in ein oder zwei Sätzen auszufüllen. Sie möchten die interessantesten und wichtigsten Details für jeden Abschnitt angeben. Sie können die Reihenfolge dieser Abschnitte ändern, um die Informationen in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit einzuschließen.

Beginnen Sie damit, zu erklären, was die Veranstaltung ist, was passieren wird und was sie bei Ihrer Veranstaltung erleben werden. Lassen Sie sie wissen, ob dies eine gute Foto- oder Story-Gelegenheit für sie sein wird. Dann lassen Sie sie wissen, wer da sein wird. Wird es Prominente oder Influencer geben, die den Journalisten interessieren könnten? Wenn ja, stellen Sie sicher, dass Sie sie im Abschnitt „Wer“ auflisten.

Nachdem Sie die Abschnitte „Was“ und „Wer“ Ihrer Veranstaltung geschrieben haben, möchten Sie das „Wo“ und „Wann“ mit Ihrem Standort sowie Datum und Uhrzeit hinzufügen. Schließlich möchten Sie den Abschnitt „Warum“ kurz schreiben und den Kontext angeben, warum Sie die Veranstaltung abhalten und warum die Medien teilnehmen sollten. Sie könnten beispielsweise erklären, dass Sie Geld für eine bestimmte Wohltätigkeitsorganisation sammeln oder eine Pressekonferenz abhalten, um über eine Geschichte von menschlichem Interesse zu berichten.

Beenden Sie Ihre Medienberatung

Zuletzt möchten Sie ganz am Ende Ihrer Medienberatung ### in der unteren Zeile Ihrer Beratung hinzufügen. Dies lässt die Medien wissen, dass Ihre Beratung abgeschlossen ist, es bedeutet „Dies ist das Ende.“

Beispiel eines Medienberatungsgremiums

Starten Sie die Verteilung Ihres Media Advisory

Sobald Ihr Media Advisory zur Verteilung bereit ist, müssen Sie sich für eine Methode entscheiden, um es an die Personen in den Medien weiterzuleiten, die an Ihrer Veranstaltung interessiert sind. Sie möchten auch sicher sein, dass Sie Ihre Medienberatung zur richtigen Zeit senden, damit diejenigen, die möglicherweise teilnehmen, Zeit haben, sich richtig vorzubereiten und zu planen.

Medienmitteilungen sollten etwa fünf bis sieben Werktage vor dem Datum Ihrer Veranstaltung gesendet werden. Um die größte Aufmerksamkeit zu erregen, sollten Sie Ihre Empfehlung senden und dann den Newsroom jedes Medienunternehmens anrufen, das Sie gesendet haben, um nachzuverfolgen und sicherzustellen, dass sie sie erhalten haben. Während Ihres Follow-up-Anrufs können Sie fragen, ob sie Fragen zu Ihrer Veranstaltung haben und ob sie planen, daran teilzunehmen. Stellen Sie sicher, dass Sie Kontaktinformationen angeben, damit sie Sie bei weiteren Fragen kontaktieren können.

Hier sind einige Schritte, die Sie unternehmen sollten, um die größtmögliche Aufmerksamkeit in den Medien zu erhalten.

Verwenden Sie einen Distributionsdienst

Um die besten Ergebnisse für Ihre Medienberatung zu erzielen, sollten Sie einen Syndikationsdienst in Betracht ziehen. Diese Dienste stellen sicher, dass Sie maximale Aufmerksamkeit und die richtigen Kontaktinformationen erhalten, um Ihre Medienberatung an die richtigen Personen zu senden. Wenn Sie einen Verteilungsdienst verwenden, verwenden Sie ein Formular auf ihrer Website, um Ihre Medieninformationen zu schreiben und zu formatieren, und verteilen sie dann für Sie an die Arten von Medien Ihrer Wahl.

Während es mehrere Optionen für Vertriebsdienste gibt, ist eReleases eine der besten. Wenn Sie es zum Verteilen Ihrer Pressemitteilung verwenden, können Sie Tausende von Nachrichtenagenturen erreichen, darunter Fernsehsender, große Nachrichtennetze wie Fox News und MSNBC sowie andere Nachrichtenzeitschriften und Websites. Die Kosten für diesen Service liegen normalerweise zwischen 99 und 300 US-Dollar und bieten Erstnutzern Angebote.

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Sammeln Sie Kontaktinformationen für die Medien

Um die besten Ergebnisse zu erzielen, kombinieren Sie die Verwendung eines Vertriebsdienstes mit der Kontaktaufnahme mit lokalen Reportern auf eigene Faust. Dazu müssen Sie nach den richtigen Medienkontakten suchen und dann versuchen, deren Kontaktinformationen zu finden, insbesondere E-Mail-Adressen, da die meisten Medienankündigungen per E-Mail gesendet werden. Gehen Sie zu Ihren lokalen Nachrichten-Websites und suchen Sie nach Kontaktdaten. Manchmal werden diese Informationen in Artikeln aufgeführt, die Journalisten geschrieben haben, oder auf einer Kontaktseite auf der Nachrichten-Website.

Ein nützliches und kostenloses Tool, um die E-Mail-Adresse von Journalisten schnell und einfach zu finden, ist Hunter. Ein weiteres kostenloses Tool, das einen ähnlichen Dienst zum Auffinden von Medien-E-Mail-Adressen bietet, ist Clearbit Connect.

Wenn Sie Kontaktinformationen sammeln, möchten Sie sicher sein, dass Sie den relevantesten Kontakt finden. Wenn es sich bei Ihrer Veranstaltung beispielsweise um eine Spendenaktion für Obdachlose in der Region handelt, möchten Sie nach einem Ansprechpartner suchen, der sich auf lokale Themen oder gemeinnützige Berichte konzentriert. Wenn Sie neue Software vorstellen, sollten Sie nach dem Redakteur oder Journalisten suchen, der die Technologie für Ihren lokalen Nachrichtensender oder Ihre Zeitung abdeckt.

Starten Sie Ihre Beratung per E-Mail

Nun, da Sie Kontaktinformationen haben, können Sie Ihre Beratung per E-Mail an die lokale Medienliste starten, die Sie zusammengestellt haben. Wenn Sie möchten, dass Ihre E-Mail geöffnet und gelesen wird, sollten Sie Ihre E-Mail mit einer eingängigen und klaren Betreffzeile beginnen. Stellen Sie sich Ihre Betreffzeile als Ihren „Pitch“ vor, in dem Sie Aufmerksamkeit erregen und Neugier wecken können. Ein gutes Beispiel wäre: „Rotarys ausverkauftes jährliches Golfturnier mit der Golf-Weltmeisterin Kelly Rohrbach.“

Hängen Sie den Media Advisory nicht als Dokument an. Kopieren Sie stattdessen den Hinweis direkt in den Text der E-Mail. Wenn Sie ein Dokument an Ihre E—Mail anhängen, sei es ein PDF— oder Word-Dokument, wird Ihre E-Mail – und damit Ihre Mediendatei – viel eher in einem Spam- oder Junk-Ordner hängen bleiben.

Follow-up

Sobald Sie Ihre Medienempfehlung verschickt haben, sollten Sie sich an die Nachrichtenagenturen wenden, die sie hätten erhalten sollen. Im Allgemeinen möchten Sie zwei Werktage vor Ihrer Veranstaltung nachverfolgen. Journalisten werden Ihre Ratschläge oft schnell lesen, aber nicht darauf reagieren. Ein Telefonanruf kann die Anwesenheit der Person bestätigen oder zwingende Gründe angeben, seine Meinung zu ändern, wenn die Person beschlossen hat, nicht teilzunehmen.

Wenn Sie mit dem Follow-up beginnen, möchten Sie den Newsroom oder das Büro anrufen, an das Sie die Empfehlung gesendet haben. Meistens ist dies der schnellste Weg, um zum Schreibtisch des Journalisten zu gelangen, der über Ihre Veranstaltung berichten würde. Ein Branchentrick besteht darin, vor oder nach den Geschäftszeiten anzurufen. Auf diese Weise konkurrieren Sie weniger mit anderen Anrufern und der Newsroom wird leiser.

Wenn Sie am Ende eine Nachricht hinterlassen müssen, teilen Sie der Person mit, wer Sie sind, dass Sie wegen einer von Ihnen gesendeten Medienberatung anrufen, und geben Sie ihnen den Tag und die Uhrzeit an, an dem Sie die Medienberatung gesendet haben. Anstatt nach einem Rückruf zu fragen, sagen Sie ihnen, dass Sie an einem bestimmten Tag oder zu einer bestimmten Uhrzeit zurückrufen werden. Auf diese Weise behalten Sie die Kontrolle über den Follow-up-Prozess und können an dem Tag und zu der Uhrzeit zurückrufen, die für Sie am besten geeignet sind.

Die Kontaktaufnahme mit Journalisten ist der beste Weg, um sie für Ihre Veranstaltung zu begeistern. Es ermöglicht Ihnen auch, sich von den Hunderten anderer Personen abzuheben, die Medienankündigungen gesendet haben, da die meisten sich nicht die Mühe machen, einen Anruf zu tätigen.

The Bottom Line

Ein Media Advisory ist ein effektives Instrument, um mediale Aufmerksamkeit für eine Veranstaltung zu gewinnen. Um die meisten Besucher zu gewinnen, ist es wichtig, dass Sie Ihre Medienberatung richtig formatieren und alle relevanten Informationen enthalten. Indem Sie eine gut formatierte und prägnante Medienberatung schreiben und Ihre Beratung korrekt verteilen, können Sie eine größere Teilnahme und Presseberichterstattung über Ihre Veranstaltung erzielen.