Ist Ihr britisches Unternehmen für die Mehrwertsteuer (VAT) registriert? Stellen Sie sicher, dass Sie alle Details der verschiedenen Mehrwertsteuersätze verstehen, die für Ihre Geschäftsvorfälle gelten, wenn es um den Verkauf von Lieferungen oder Dienstleistungen geht.Die Vorschriften unterscheiden sich je nachdem, was Sie verkaufen, an wen Sie verkaufen und ob sich das Unternehmen im Vereinigten Königreich (UK), in der Europäischen Union (EU) oder in einem Land außerhalb der EU befindet. Je nach den Umständen und den von Ihnen genutzten Diensten kann sich viel ändern (UK- oder EU-Mehrwertsteuerdienste).

Hier ist, was wir behandeln:

Wann muss mein britisches Unternehmen umsatzsteuerlich registriert werden?

Gibt es Mehrwertsteuer auf Unternehmensdienstleistungen in Großbritannien?

Was fällt nicht unter die britische Mehrwertsteuer?

Berechne ich Mehrwertsteuer auf EU-Dienstleistungen und -Waren an Unternehmen außerhalb Großbritanniens?

Was sind die Regeln für die Mehrwertsteuer auf Dienstleistungen, die außerhalb der EU stattfinden?

Was mache ich mit der Mehrwertsteuer, wenn ich Waren und Dienstleistungen aus anderen Ländern kaufe?

Wie melde ich die Mehrwertsteuer an die HMRC?

Wann muss mein britisches Unternehmen umsatzsteuerlich registriert werden?

Die britische Mehrwertsteuer ist eine Steuer, die von mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen erhoben und an Her Majesty’s Revenue and Customs (HMRC) gezahlt wird. Wenn Ihr Unternehmen einen Jahresumsatz von £ 85.000 überschreitet, müssen Sie sich für die Mehrwertsteuer registrieren. Alle britischen und EU-Dienstleistungen, Vermögenswerte und steuerpflichtigen Einkünfte sind in dieser Umsatzsumme enthalten. Unternehmen geben diese Steuer in der Regel an ihre Geschäftskunden weiter.

Manchmal entscheiden sich Geschäftsinhaber für eine Umsatzsteuerregistrierung, wenn ihr Umsatz weniger als £ 85.000 beträgt, da sie dann die britische Mehrwertsteuer, die sie für Geschäftskäufe zahlen, zurückfordern können. Sie können dies nicht tun, wenn Ihre geschäftlichen Dienstleistungen oder Waren alle von der Mehrwertsteuer befreit sind.

Gibt es Mehrwertsteuer auf Unternehmensdienstleistungen in Großbritannien?

Während es außerhalb Großbritanniens Mehrwertsteuer gibt, fangen wir in Großbritannien an, dann gehen wir in die EU und den Rest der Welt. In Großbritannien gibt es drei Mehrwertsteuersätze für Unternehmen:

• Standardsatz von 20%: Dieser Satz gilt für die meisten Geschäftsgüter und -dienstleistungen, es sei denn, sie fallen in die anderen Kategorien
• Ermäßigter Satz von 5%: Zum Beispiel Energiekosten für Privathaushalte und Kinderautositze
• Nullsatz von 0%: Zum Beispiel Kinderkleidung, Bücher und die meisten Lebensmittel

Alle Artikel in diesen Kategorien müssen in Ihrer britischen Mehrwertsteuererklärung enthalten sein — ja, auch wenn sie Null sind.

Hier finden Sie eine alphabetische Liste mit Details aller Mehrwertsteuerbescheide für jeden möglichen Geschäfts- und Industrietyp in Großbritannien, damit Sie überprüfen können, in welche Mehrwertsteuerkategorie Ihre Produkte oder Dienstleistungen fallen … und Ihren Kunden die Mehrwertsteuer in angemessener Weise berechnen.

Was fällt nicht unter die britische Mehrwertsteuer?

Es gibt einige Waren und Dienstleistungen, die nicht in den Anwendungsbereich der Mehrwertsteuer fallen und als steuerbefreit eingestuft werden. Zum Beispiel: „Briefmarken, Finanz- und Immobilientransaktionen.“ Diese müssen nicht auf Ihrer britischen Mehrwertsteuererklärung stehen.

Berechne ich Mehrwertsteuer auf EU-Dienstleistungen und -Waren an Unternehmen außerhalb Großbritanniens?

Die Mehrwertsteuer auf Dienstleistungen für EU-Unternehmen und Waren für EU-Unternehmen kann schwierig sein, da sie möglicherweise nicht unter die britischen Mehrwertsteueranforderungen fallen. Diese Frage hat zwei Ebenen: Verkäufe in EU-Länder und außerhalb der EU in den Rest der Welt.

Denken wir über den Handel mit anderen EU-Ländern nach. Sie müssen zwei grundlegende Fragen beantworten, um zu wissen, ob Sie für diese Transaktionen Mehrwertsteuer erheben sollten:

• Verkaufen Sie Waren und Dienstleistungen an ein anderes Unternehmen oder einen einzelnen Verbraucher?

Dies ist einfach, wenn sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer haben, sind sie ein Unternehmen. Wenn sie keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer haben, auch wenn sie ein Unternehmen sind, behandeln Sie sie als Verbraucher (Nicht-Unternehmen) für britische Umsatzsteuerzwecke.

• Verkaufen Sie Produkte oder Dienstleistungen?

Zahlen Sie also britische Mehrwertsteuer auf Dienstleistungen von EU-Unternehmen oder nur auf Waren? Dieser Unterschied ist von entscheidender Bedeutung, da der Ort der Lieferung bestimmt, in welchem Land die Mehrwertsteuervorschriften gelten. Wenn Sie tatsächliche physische Aktien verkaufen, ist der Lieferort der Ort, an dem sich der Verkäufer befindet — daher gelten die britischen Mehrwertsteuervorschriften. Wenn Sie Dienstleistungen verkaufen, ist der Ort der Lieferung dort, wo sich der Verbraucher befindet — daher sollten für Dienstleistungen die Mehrwertsteuervorschriften des Landes des Verbrauchers verwendet werden.

Ja, es ist ein bisschen verwirrend, aber bleiben Sie bei uns. Durchsuchen Sie diese alternativen Geschäftssituationen, um herauszufinden, wo Sie sich befinden, und erfahren Sie, wie Sie die britische Mehrwertsteuer auf Ihre EU-Waren und -Dienstleistungen anwenden können.

Ich verkaufe an Verbraucher in der EU

Genau wie Ihre britischen Verbraucher berechnen Sie Mehrwertsteuer in Höhe von 20% auf Dienstleistungen und Lieferungen an EU-Unternehmen. Hier gibt es noch ein paar andere Dinge zu beachten. Jedes EU-Land hat eine Umsatzwertschwelle, und wenn Sie diese überschreiten, müssen Sie sich registrieren, um die Mehrwertsteuer in diesem Land zu zahlen. Wenn Ihr Jahresumsatz von Waren in der EU insgesamt mehr als £ 250k beträgt, müssen Sie sich über ergänzende Intrastat-Erklärungen informieren.

Ich LIEFERE Waren an einen EU-Geschäftskunden

Diese Art von Transaktion wird als Versand bezeichnet, und Ihre Unterlagen müssen zeigen, dass Sie einem Geschäftskunden in der EU Mehrwertsteuer in Höhe von 0% berechnen. Dies bedeutet, dass Ihre Rechnung die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Geschäftskunden und den Satz „Reverse Charge VAT gilt für diese Transaktion“ enthalten muss.“

Ich verkaufe Dienstleistungen an einen EU-Geschäftskunden

Für die Mehrwertsteuer auf Dienstleistungen in die EU gelten die Reverse-Charge-Regeln. Ihre Kunden berechnen die Mehrwertsteuer selbst und zahlen die Mehrwertsteuer in ihrem Land. Es ist nie ganz klar mit Steuern, und es gibt einige Ausnahmen davon. Sie müssen Ihre eigene Position sorgfältig prüfen, um sicherzustellen, dass Sie nicht gegen Steuervorschriften für die Erbringung von Dienstleistungen im Ausland verstoßen.

Sie können all diese Informationen in Ihre FreshBooks-Rechnungen laden, damit Ihre Aufzeichnungen einwandfrei sind und Sie wissen, dass Ihre Mehrwertsteuer berücksichtigt wird.

Regeln für die Mehrwertsteuer auf Dienstleistungen, die außerhalb der EU stattfinden

Die meisten Dienstleistungen, Lieferungen und Waren, die Sie in Länder außerhalb der EU liefern, gelten als außerhalb des Geltungsbereichs der britischen Mehrwertsteuer und sind daher befreit. Diese Waren und Dienstleistungen werden nur in Ihrer Umsatzsteuererklärung im Abschnitt ‚Gesamtwert des Umsatzes‘ aufgeführt. Diese Art von Transaktion wird als Export anstelle des Versands der EU bezeichnet.‘

Was mache ich mit der Mehrwertsteuer, wenn ich Waren und Dienstleistungen aus anderen Ländern kaufe? Gibt es spezielle Regeln?

Auch hier gibt es einige Kombinationen von Umständen, die zu unterschiedlichen Antworten darüber führen, was zu tun ist, wenn Sie Waren, Lieferungen und Dienstleistungen aus Ländern außerhalb Großbritanniens kaufen.

Sie sind umsatzsteuerlich registriert und kaufen Waren aus einem anderen EU-Land

Dies wird als Erwerb bezeichnet. Der Verkäufer berechnet Ihnen keine Mehrwertsteuer — dies fällt unter die Reverse-Charge-Regel. Sie zahlen also die britische Mehrwertsteuer, als ob Sie die Waren oder Lieferungen in Großbritannien von außerhalb gekauft hätten, und fordern sie dann als Mehrwertsteueraufwand zurück. Sie müssen Ihrem Lieferanten Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für seine Unterlagen geben.

Sie sind nicht mehrwertsteuerpflichtig und kaufen Waren aus einem anderen EU-Land

Sie müssen die Mehrwertsteuer zum Satz des EU-Landes zahlen. Es ist die gleiche Situation, als ob Sie an einen EU-Verbraucher verkaufen, nur umgekehrt.

Sie kaufen Waren aus einem Land außerhalb der EU

Unabhängig davon, ob Sie mehrwertsteuerpflichtig sind oder nicht, müssen Sie Mehrwertsteuer auf alle Waren oder Lieferungen zahlen, die aus Ländern außerhalb der EU gekauft wurden. Diese werden als Importe bezeichnet und es gelten die britischen Mehrwertsteuersätze. Der Vorteil der Umsatzsteuerregistrierung besteht darin, dass Sie diesen Außenkauf als Vorsteuer in Ihrer Steuererklärung zurückfordern können.

Sie kaufen Dienstleistungen von einem anderen Land außerhalb

HMRC sagt: „Wenn Sie Dienstleistungen von Lieferanten in anderen Ländern kaufen, müssen Sie die Mehrwertsteuer möglicherweise selbst berücksichtigen — je nach den Umständen. Dies wird als ‚Reverse Charge‘ bezeichnet und wird auch als ‚Steuerverschiebung‘ bezeichnet. Wo es gilt, handeln Sie so, als wären Sie sowohl Lieferant als auch Kunde. Sie berechnen die Mehrwertsteuer selbst und fordern Sie dann (vorausgesetzt, die Dienstleistung bezieht sich auf von Ihnen erbrachte mehrwertsteuerpflichtige Lieferungen) ebenfalls zurück. Also heben sich die beiden Steuern gegenseitig auf.“

In Großbritannien müssen Sie Mehrwertsteuer auf Dienstleistungen aus der EU und anderen Ländern zum gleichen Satz zahlen, als ob diese Dienstleistungen von einem britischen Lieferanten stammen würden. Das nennt man Output Tax. Dies bedeutet, dass Sie das Währungsäquivalent in Pfund Sterling für Ihre Steuererklärung berechnen müssen. Alles, was Sie tun müssen, ist, den Betrag der Mehrwertsteuer in Feld 1 Ihrer Steuererklärung, die Gesamtkosten der Dienstleistung in den Feldern 6 und 7 und die Mehrwertsteuer in Feld 4 einzutragen, damit Sie sie zurückfordern können.

Wie Sie die Mehrwertsteuer an die HMRC melden

Sie melden Ihre Mehrwertsteuerposition alle drei Monate in einer Mehrwertsteuererklärung an die HMRC. Jedes Quartal wird als Abrechnungsperiode bezeichnet.‘ Es ist zeitaufwändig, aber zum Glück sind alle Informationen, die Sie angeben müssen, bereits nach FreshBooks sortiert:

• Umsatz- und Einkaufssummen für Waren, Lieferungen und Dienstleistungen
• Mehrwertsteuer geschuldet
• Mehrwertsteuer zurückfordern
• Rückerstattung der gesamten Mehrwertsteuer von HMRC

FreshBooks erstellt Ihre Umsatzsteuererklärung für Sie im CSV-Format und verwendet all diese Informationen. Sie können Ihrem Buchhalter Zugriff geben, um alles zu überprüfen und dann Ihren Mehrwertsteuererklärungsbericht sicher bei FreshBooks bei HMRC einzureichen.

HMRC erwartet, dass Sie Ihre Umsatzsteuererklärung online einreichen und elektronisch bezahlen, mit nur wenigen sehr spezifischen Ausnahmen. Sie können Ihre Frist für die Einreichung und Zahlungen in Ihrem Online-Mehrwertsteuerkonto einsehen. Beide Fristen sind gleich: Ein Monat und sieben Tage nach Ende jeder Abrechnungsperiode. Seien Sie gewarnt, dies ist, wenn das Geld auf das Konto der HMRC überwiesen werden muss, also lassen Sie die Überweisung nicht bis zur letzten Minute.

Es gibt die erwarteten kumulativen finanziellen Strafen der HMRC, wenn Sie die Anmelde- oder Zahlungsfristen nicht einhalten. Wenn Sie eine Frist für die Umsatzsteuererklärung verpassen oder eine Zahlung verpassen, betrachtet die HMRC Sie als in Verzug geraten und Sie gehen in eine Aufschlagsperiode.

Für Ihren ersten Zahlungsausfall gibt es keinen Zuschlag, aber wenn Sie in den nächsten 12 Monaten erneut einen Zahlungsausfall erleiden, steigen die Geldbußen.

Wenn Ihr Jahresumsatz unter £150.000 liegt:

• Standard 2: Kein Aufpreis
• Standard 3: 2%
• Standard 4: 5%
• Standard 5: 10% oder £30, je nachdem, welcher Wert höher ist
• Standard 6+: 15% oder £30

Wenn Ihr Jahresumsatz über £150.000 liegt:

• Vorgabe 2: 2%
• Vorgabe 3: 5%
• Standard 4: 10% oder £30
• Standard 5: 15% oder £30
• Standard 6+: 15% oder £30

Niemand möchte Geld für unnötige Bußgelder verschwenden. Genauso gut haben Sie FreshBooks, um Sie im Zeitplan zu halten, nicht wahr?

Es gibt auch andere finanzielle Sanktionen zu beachten. Wenn Sie eine Rücksendung mit unvorsichtigen Fehlern oder einer beabsichtigten „Ungenauigkeit“ einsenden, kann die HMRC Sie mit einer Geldstrafe von 100% des Betrags belegen, den Sie entweder überbeansprucht oder nicht deklariert haben. Es lohnt sich also, dies zweimal zu überprüfen, wenn Sie sich mit den komplexen Steuervorschriften befassen, die mit dem Verkauf von Lieferungen oder Dienstleistungen in ein Land außerhalb Großbritanniens verbunden sind. Gleiches gilt für die Erbringung von Dienstleistungen im Ausland.In der Regel sollten Sie die Berechnungen der HMRC überprüfen, da Sie nur 30 Tage Zeit haben, um ihnen mitzuteilen, ob eine ihrer Bewertungen zu niedrig ist. Nach 30 Tagen können sie Ihnen 30% der Gesamtsumme der Bewertung in Rechnung stellen, weil sie zu lange gebraucht haben, um ihnen zu sagen, dass es falsch ist. Ihr Fehler, aber es ist Ihr Platz, sie zu informieren, und Sie müssen es innerhalb von 30 Tagen tun.

Dank Ihrer hervorragenden Entscheidung, FreshBooks zu verwenden, müssen Sie sich darüber überhaupt keine Sorgen machen. Wenn Sie eine Umsatzsteuererklärung in Papierform einreichen, erhalten Sie eine Geldstrafe von £ 400, wenn Sie keine vorherige Vereinbarung mit der HMRC treffen. Wenn Sie also noch Freunde haben, die Stift und Papier verwenden, möchten Sie sie vielleicht warnen und FreshBooks vorstellen.