Dieser Auszug ist Teil von Entrepreneur.com das Startup Kit für das zweite Quartal untersucht die Grundlagen des Startens in einer Vielzahl von Branchen.

In Start Your Own Event Planning Business, die Mitarbeiter von Entrepreneur Media Inc. und die Autorin Cheryl Kimball erklärt, wie Sie in der Eventplanungsbranche anfangen können, ob Sie Teil- oder Vollzeit arbeiten möchten, um alles zu planen, von einer Party zum ersten Geburtstag, Bar Mitzvah oder Hochzeit bis hin zu politischen Spendenaktionen und Produkteinführungen. In diesem bearbeiteten Auszug erklären die Autoren, wie Sie genau bestimmen, was Ihren Eventplanungskunden in Rechnung gestellt werden soll.

Genug — aber nicht zu viel — für Ihre Veranstaltungsplanung zu verlangen, ist der Schlüssel zum anhaltenden Geschäftserfolg. Für erstmalige Geschäftsinhaber ist es daher wichtig, mit Vorsicht vorzugehen, wenn sie beginnen, die Kosten für die Durchführung von Veranstaltungen zu schätzen. Das Ziel bei der Preisgestaltung eines Dienstes besteht darin, Ihre Arbeits- und Materialkosten ausreichend zu erhöhen, um die Gemeinkosten zu decken und einen akzeptablen Gewinn zu erzielen.

Laut Branchenexperte Dr. Joe Goldblatt, Gebühren werden in der Regel von drei Faktoren bestimmt:

1. Marktsegment bedient. Gesellschaftliche Veranstaltungen haben eine andere Gebührenstruktur als Firmenveranstaltungen. In der Branche für gesellschaftliche Veranstaltungen erheben Planer in der Regel eine Gebühr für ihre Dienstleistungen zuzüglich eines Prozentsatzes einiger oder aller Anbietergebühren. Wenn Sie Ihre Eventplanungsgebühr in eine stündliche Gebühr aufteilen würden, würde ein Sozialplaner laut Branchenexperte Patty Sachs zwischen 12 und 75 US-Dollar pro Stunde plus Provisionen von Anbietern verdienen.

In der Corporate-Events-Branche berechnen Planer jedoch in der Regel eine Gebühr für ihre Dienstleistungen zuzüglich einer Bearbeitungsgebühr für jeden Artikel, den sie beauftragen. Zum Beispiel kauft ein Planer Blumen von einem Floristen, markiert sie (normalerweise um 15 Prozent) und berechnet diesen Betrag dem Kunden. Eine andere Möglichkeit ist eine Pauschalgebühr oder „Projektgebühr“, die häufig verwendet wird, wenn die Veranstaltung groß ist und das Unternehmen eine „nicht zu überschreitende“ Zahl erhalten möchte. Sachs schätzt einen Stundensatz für Unternehmensplaner zwischen 16 und 150 US-Dollar zuzüglich Anbieterprovisionen.

2. Geographische Lage. Die Gebühren sind beispielsweise im Nordosten höher als im Südosten. Dieser Unterschied spiegelt die Variation der Lebenshaltungskosten wider. Darüber hinaus basieren Gebiete des Landes mit genau definierten Ein- und Nebensaisons, wie beispielsweise die Hamptons in New York oder Martha’s Vineyard in Massachusetts, ihre Preise teilweise auf der jeweiligen Saison.

3. Erfahrung und Reputation des Veranstaltungsplaners. Wenn Sie gerade erst in der Branche anfangen, ist es sinnvoll, weniger für Ihre Planungsdienstleistungen zu berechnen, während Sie Fachwissen erwerben. Ein Wort der Vorsicht: Berechnen Sie nicht zu wenig, nur um den Job zu bekommen. Obwohl Kunden nach dem besten Preis suchen, kann ein Planer, der mit einer Schätzung zu niedrig kommt, genauso abstoßend sein wie ein Planer, der zu hoch kommt. Ihr Kunde stellt möglicherweise Ihre Fähigkeit in Frage, ein erstklassiges Ereignis basierend auf dem von Ihnen angegebenen Preis auszulösen.

Wie werden also die oben genannten Servicegebühren berechnet? Die meisten Veranstaltungsplaner berechnen ihre Gebühren für den Service (die Gesamtkosten für den Kunden) mit einer „Cost Plus“ -Methode. Sie vergeben die Arbeit, Lieferungen und Materialien, die an der Herstellung einer Veranstaltung beteiligt sind, und berechnen ihren Kunden zwischen 10 und 20 Prozent der Gesamtkosten der Veranstaltung, wobei 15 Prozent ein grober Durchschnitt sind.

Bevor Sie mit der Planung einer Veranstaltung beginnen können, müssen Sie genau wissen, was Ihre Kunden wollen und was sie ausgeben können. Dann schätzen Sie, wie viel es kostet, einen Vertrag für Arbeit und Material abzuschließen, addieren Ihre Provision und legen dem Kunden die Gesamtgebühr für Dienstleistungen als Schätzung vor. Im Folgenden sind einige mögliche Kosten pro Veranstaltung aufgeführt:

• Vermietung des Geländes. Je nach Veranstaltung können die Mietgebühren beträchtlich, nicht vorhanden oder irgendwo dazwischen liegen. Dies ist eine Gelegenheit für Sie, Geld für einen Kunden mit einem knappen Budget zu sparen. Vielleicht möchte ein Kunde einen malerischen Sommergrill. Ein Platz an einem öffentlichen Strand kann oft für praktisch nichts reserviert werden, während die Strandclubs oft Premium-Preise verlangen.
• Anbieter. Diese Kategorie könnte unter anderem einen Caterer, Barkeeper, Dekorateur, Floristen, Fotografen, Entertainer oder Videofilmer umfassen.
• Vorräte. Alle Lieferungen, die nicht von Lieferanten oder dem Kunden bereitgestellt werden, müssen von Ihrem Unternehmen gekauft werden. Dies kann alles von Lebensmitteln über Topfbäume bis hin zu Tischkerzen umfassen.
• Ausrüstungsverleih. Möglicherweise müssen Sie audiovisuelle oder Beleuchtungsgeräte mieten.
• Lizenzen und Genehmigungen. Für einige Arten von Veranstaltungen sind spezielle Genehmigungen oder Lizenzen erforderlich, z. B. eine Feuermarschallgenehmigung oder eine Lizenz zur Verwendung einer Partitur.
• Transport und Parken. Wenn die Veranstaltung erfordert, dass Sie oder Ihre Mitarbeiter reisen oder die Bereitstellung von Transportmitteln für Teilnehmer oder Referenten erfordert, können erhebliche Transportkosten anfallen.
• Servicegebühren und Trinkgelder. Die Einstellung temporärer Hilfe, wie Server, für die Veranstaltung kann kostspielig sein.
• Referentengebühren. An Konferenzen und anderen Bildungs- oder Gedenkveranstaltungen sind häufig Redner beteiligt.
• Werbung und Einladungen. Eine große Veranstaltung kann stark beworben werden, aber auch kleinere Veranstaltungen können die Verwendung von Flyern beinhalten. Auch Einladungen sind häufig notwendig.
• Versand und Versand. Wenn Sie Einladungen oder Flyer versenden, vergessen Sie diese Kosten nicht. Einige Veranstaltungsplaner versenden sogar Blumen.
• Fotokopieren und Vorbereitung von Registrierungsmaterialien. Alle Handouts für Teilnehmer oder das Fotokopieren von Flugblättern fallen unter diese Kategorie.
• Beschilderung. Alle für die Veranstaltung entworfenen Schilder oder Banner sollten in Ihre Ausgaben pro Veranstaltung einbezogen werden.

Sobald Sie wissen, welche der oben genannten Ausgaben Ihnen entstehen, können Sie einen Kostenvoranschlag für die Veranstaltung und die Servicegebühr erstellen. Finden Sie zunächst den aktuellen Preis heraus, indem Sie sich an drei Anbieter und Lieferanten wenden, die Sie benötigen. Berechnen Sie dann die Kosten für jede aufgelistete Kategorie (und alle anderen, die entstehen könnten), addieren Sie sie und fügen Sie einen kleinen Betrag für unvorhergesehene Ausgaben hinzu.

Wenn Sie einem Kunden einen Kostenvoranschlag geben, möchten Sie ihn möglicherweise in Form einer detaillierten Liste präsentieren. Zeigen Sie jeden Anbieter oder Lieferanten separat an, mit einer kurzen Beschreibung der Dienste, die er bereitstellen soll, und listen Sie den Preis für jeden Dienst auf. Diese Strategie ist hilfreich, um Kunden daran zu erinnern, dass Ihr Unternehmen nur einen kleinen Bruchteil der Gesamtgebühr für Dienstleistungen erhält.