“en 40 timers tidsblokeret arbejdsuge, estimerer jeg, producerer den samme mængde output som en 60+ timers arbejdsuge, der forfølges uden struktur.”

– Cal Nyport, forfatter af dybt arbejde

hvis der er en ting, der kan siges om den moderne arbejdsplads, er det dette: hvis du ikke kontrollerer din tidsplan, vil den kontrollere dig.

hvordan balancerer du det nødvendige onde ved møder, e-mail, teamchat og” travlt arbejde ” med fokuseret tid til de ting, du virkelig holder af? Da det at blive en digital eremit ikke er en mulighed for de fleste af os, har vi brug for konkrete strategier for at hjælpe os med at fokusere i en verden designet til at distrahere os.

det er her tidsblokering kommer ind.

tidsblokering (og dens nære fætre tidsboksning, opgavebatching og dagstemning) er en enkel, men effektiv måde at tage kontrol over din arbejdsdag tilbage.

prøv tid blokering, hvis du…

• jonglere mange forskellige projekter/ansvarsområder (Jack Dorsey bruger dagstemning til at køre to store virksomheder på samme tid)

• brug for meget tid i “reaktiv tilstand”, svar på e-mail og beskeder

• find deres dag hakket op af møder

• Battle konstante afbrydelser i løbet af dagen

• kamp for at finde tid og mental plads til Big-Picture tænkning

dette guide vil give dig et overblik over, hvad tid blokering, opgave batching, og dag tema er; hvordan en kombination af disse strategier kan hjælpe dig genvinde din tidsplan; og den bedste måde at bruge din kalender og task manager til at starte tid blokerer dig selv.

Hvad er tidsblokering?

tidsblokering er en tidsstyringsmetode, der beder dig om at opdele din dag i tidsblokke. Hver blok er dedikeret til at udføre en bestemt opgave eller gruppe af opgaver og kun de specifikke opgaver. I stedet for at holde en åben opgaveliste over ting, du kommer til, som du er i stand til, starter du hver dag med en konkret tidsplan, der beskriver, hvad du vil arbejde på, og hvornår.

nøglen til denne metode prioriterer din opgaveliste på forhånd – en dedikeret ugentlig gennemgang er et must. Gør status over, hvad der kommer op for den kommende uge, og lav en grov skitse af dine tidsblokke for hver dag. I slutningen af hver arbejdsdag skal du gennemgå alle opgaver, du ikke afsluttede – såvel som nye opgaver, der er kommet ind – og justere dine tidsblokke resten af ugen i overensstemmelse hermed.

med dage, der er tid blokeret på forhånd, behøver du ikke konstant at træffe valg om, hvad du skal fokusere på. Alt du skal gøre er at følge din tidsblokerede tidsplan. Hvis du får off-opgave eller distraheret, blot se på din tidsplan og komme tilbage til uanset hvilken opgave du blokeret off tid til.

Tidsblokerende variationer

tidsblokering har et par tætte, men forskellige fætre, der er værd at overveje: opgavebatching, dagstemning og tidsboksning.

Task batching

Task batching er, når du grupperer lignende (normalt mindre) opgaver sammen og planlægger specifikke tidsblokke for at fuldføre alt på en gang. Ved at tackle lignende opgaver i en gruppe begrænser du mængden af kontekstskift, du skal gøre i løbet af din dag, hvilket sparer dyrebar tid og mental energi. For eksempel er planlægning af to blokke på 20 minutter til behandling af e-mail i løbet af dagen mere effektiv end at kontrollere din indbakke hvert 15.minut.

tidsblokerende par godt med opgavebatching, fordi det sparer dig for at planlægge hver enkelt opgave i din kalender. Bare Bloker stykker tid hver dag eller uge, når du vil gennemføre en bestemt række aktiviteter, f.eks. e-mail, fakturering, træning, møder, skrivning, kodning, dybt arbejde, ærinder, måltidsforberedelse.

Dagstemning

Dagstemning er en mere ekstrem version af opgavebatching for folk, der har mange ansvarsområder, der konkurrerer om deres opmærksomhed. For eksempel skal en iværksætter ofte være opmærksom på markedsføring, salg, produktudvikling, kundesupport og HR på samme tid. I stedet for at afsætte tidsblokke til hvert ansvarsområde hver dag, dedikerer dagstemning en hel dag hver uge til hvert ansvar.

Mike Vardy, grundlægger af Produktivityist, bruger dagstemning til at indstille sit overordnede fokus for hver dag. Sådan tematiserer han sin uge:

at dedikere hver dag til et enkelt tema skaber et pålideligt arbejdsmønster og begrænser yderligere den kognitive belastning af kontekstskift. Vardy forklarer, at temaet giver mental klarhed, der giver ham mulighed for at fokusere på sin familie:

“at vide, hvad dagen ‘betyder’ for mig, giver mig mulighed for at få de ting, jeg har brug for og ønsker at opnå uden at se ubestemte ‘burde gøre’ emner på en opgaveliste. Som resultat, jeg har mindre beslutningstræthed og har endda mere energi, når jeg tilbringer tid med mine børn.”

tidsboksning

tidsblokering og tidsboksning forveksles ofte som synonyme, men der er en vigtig forskel. Tidsblokering beder dig om at afsætte bestemte klumper af tid til at fokusere på en given opgave eller aktivitet. For eksempel, “Jeg vil arbejde på et første udkast til mit blogindlæg fra 9am til 11 am I morgen.”

i modsætning hertil beder tidsboksning dig om at pålægge en grænse for, hvor meget tid du vil afsætte til en bestemt opgave. Her er en tidsbokset version af tidsblokeringseksemplet ovenfor: “Jeg vil afslutte et første udkast til mit blogindlæg i morgen mellem 9am og 11am.”

denne selvpålagte” tidsboks ” tvinger dig til at arbejde effektivt, fordi du har en begrænset tid til at fuldføre opgaven. Det kan være en sjov måde at udfordre dig selv og gamify din produktivitet.

Hvorfor er tidsblokering så effektiv?

denne teknik virker enkel på overfladen, men har dybe konsekvenser for din evne til at få tingene gjort:

det fremmer fokuseret “dybt arbejde”

Cal Nyport, forfatter af dybt arbejde: regler for fokuseret succes i en distraheret verden, er en stor fortaler for tidsblokering. Han dedikerer 20 minutter hver aften til at planlægge den næste arbejdsdag:

“nogle gange spørger folk, hvorfor jeg gider med et så detaljeret planlægningsniveau. Mit svar er simpelt: det genererer en enorm mængde produktivitet. En 40 timers tidsblokeret arbejdsuge, vurderer jeg, producerer den samme mængde output som en 60+ timers arbejdsuge forfulgt uden struktur.”

når du planlægger en del tid til at arbejde på et enkelt projekt, problem eller opgave, bringer du alle dine mentale ressourcer til at bære på en ting i stedet for at sprede din opmærksomhed tynd over flere opgaver. Jo mere du “enkelt opgave”, jo mere du bygger de mentale muskler, der kræves til dybt arbejde, og jo lettere bliver det at holde fokus.

det hjælper dig med at slå “lavt arbejde” mere effektivt

lavt arbejde er det travle arbejde, der er presserende, men ikke vigtigt for at nå dine langsigtede mål-tænk papirarbejde eller svar på (de fleste) e – mails. Når du tidsboks lavt arbejde, sætter du klare grænser for, hvor meget tid du vil afsætte til det. Plus, gruppering af lignende opgaver sammen reducerer omkostningerne ved kontekstskift. Ved at samle alle dine lavvandede opgaver sammen i en dedikeret tidsblok eller to, vil du være i stand til at strømme igennem dem mere effektivt og beskytte resten af din arbejdsdag til arbejde med større effekt.

det gør dig opmærksom på, hvordan du bruger din tid

de fleste mennesker er dårlige til tidsstyring. Vi er forfærdelige med at estimere, hvor lang tid opgaver vil tage, og vi har en tendens til at overforpligte vores fremtidige selv. Tidsblokering tvinger dig til at konfrontere dine nuværende prioriteter og forpligtelser og blive bevidst om, hvordan du bruger din endelige tid. For hver ny forpligtelse, du slipper ind i dit liv, er du tvunget til at finde fysisk plads i din kalender. Som et resultat bliver mulighedsomkostningerne ved at sige “ja” mere konkrete, og det bliver meget lettere at sige “nej”.

det modvirker perfektionisme

uklare tidslinjer er en perfektionists værste fjende. Der er altid noget, der skal justeres og forbedres. Det kan være svært at vide, hvornår et åbent projekt er færdigt, især hvis du sigter mod perfektion. På et tidspunkt skal du være i stand til at sige “godt nok” og gå videre. Tidsboksning kan hjælpe ved at indføre tidsbegrænsninger på dine projekter. Hvis du ofte forlænger opgaver ved at prøve at få alt lige rigtigt, skal du indstille en streng tidsboks til afslutning af opgaven og holde dig til den.

det hjælper dig med at følge dine mål

i artiklen ” Beyond good intentions: At få folk til at lave planer forbedrer opfølgningen på vigtige opgaver” forskere dr .. Todd Rogers og Dr .. Katherine L. Milkman gennemgår flere undersøgelser, der understøtter ideen om, at “konkrete planer hjælper folk med at følge deres intentioner.”

fra at følge et træningsregime til at planlægge et flu-skud var folk mere tilbøjelige til at handle efter deres intentioner, når de skrev ned et bestemt sted, dato og tidspunkt for aktiviteten. Alligevel stoler de fleste på vage intentioner snarere end konkrete planer:

“paradoksalt nok underplanlægger folk ofte, når de begynder med stærke intentioner. De tror fejlagtigt, at deres stærke intentioner er nok til at drive dem til at udføre ønsket adfærd, og den tro forhindrer dem i at bruge strategier, der kan hjælpe med at oversætte intentioner til handlinger.”

afhentning: når du planlægger dine opgaver og mål, er du mere tilbøjelig til at følge igennem. Tidsblokering tvinger dig til at lave konkrete planer, der sikrer, at du arbejder hen imod dine mål hver dag. Som Faulkner berømt sagde:

” jeg skriver kun, når inspiration rammer. Heldigvis rammer den klokken ni hver morgen.”

men vil tid blokering arbejde med mit job?

en af de største kritik af tidsblokering er, at den ikke tager højde for reaktive job, hvor det er umuligt at forudse, hvad der kommer ind på et givet tidspunkt. Er tidsblokering virkelig en realistisk strategi for en kundesupportspecialist, hvis job er at svare på billetter? Eller en kontoadministrator, der skal være tilgængelig for at svare på klientanmodninger?

vi vil argumentere ja – at hævde selv en lille mængde kontrol over din tidsplan kan være nyttigt, uanset hvad dit job er. Cal Nyport udtrykte det på denne måde:

“perioder med åben reaktivitet kan blokeres som enhver anden form for forpligtelse. Selv hvis du blokerer det meste af din dag for reaktivt arbejde, vil det faktum, at du styrer din tidsplan, give dig mulighed for at dedikere nogle små blokke (måske i tidsplanens periferi) til dybere sysler.”

når din arbejdsdag drives af eksterne kræfter, er det let at miste dine egne mål af syne. Tidsblokering kan hjælpe dig med at få en større følelse af kontrol over selv de mest uforudsigelige tidsplaner.

nogle almindelige tidsblokerende fejltrin og hvordan man undgår dem

mens tidsblokering er ret ligetil i teorien, kan det være svært at holde fast i praksis. Her er nogle tip, der hjælper dig med at anvende metoden med succes (og ikke blive slave til din kalender i processen):

undervurderer din tid

du bliver bedre til at estimere, hvor længe opgaver tager over tid, men indtil du har finpudset dine instinkter, fejler du på siden af at blokere for meget tid til opgaver snarere end for lidt. Pad din tidsplan med ekstra tid til at fuldføre og overgangen mellem opgaver. Du kan endda oprette” betingede blokke ” af tid, du kan udnytte, hvis du falder bagud.

at være for stiv

ting vil komme op og ødelægge dine planer. Men husk, din plan er en guide til at hjælpe med at fokusere din opmærksomhed på, hvad der er vigtigt, ikke en bindende kontrakt.

selv produktivitetsekspert Cal Nyport Redigerer sine planer hele dagen ved at krydse originale tidsblokke og udfylde dem med opdaterede planer, når omstændighederne kræver:

nyport beskæftiger sig med ændringer i hans tidsplan ved at se det som et spil:

“denne type planlægning er for mig som et skakspil, hvor arbejdsblokke spredes og sorteres på en sådan måde, at projekter store og små alle ser ud til at klikke på færdiggørelse med (lige nok) tid til overs.”

se dine tidsblokke som en fleksibel måde at udfordre dig selv på, ikke strenge værktøjer til at straffe dig selv, når du kommer til kort.

Overscheduling din fritid

selvom Elon Musk og Bill Gates er blevet sagt at planlægge deres dage ned til 5 minutters intervaller, kan overscheduling din fritid være en selvdestruktiv øvelse. Undersøgelser har vist, at planlægning af fritidsaktiviteter har en “unik dæmpende effekt” på den samlede nydelse af aktiviteten.

i stedet kan du blokere tid til at afbryde og slappe af uden en fast plan for, hvordan du vil bruge den tid. Det vil give dig fleksibiliteten til at beslutte mere spontant, hvad du vil gøre-ringe til venner for at få en drink? Tjek det nye spil? Læse? Uanset hvad du beslutter, skal du bare huske at holde mindst noget af din fritid fri.

tidsblokering med Todoist

du kan implementere tidsblokering med ethvert værktøj, men i dette afsnit fokuserer vi på, hvordan du bruger Todoist sammen med din foretrukne kalenderapp – eller endda god, gammel fasoneret pen og papir. Vi dækker, hvordan man implementerer tre forskellige tidsblokeringsvariationer: opgave batching, dag tema, og planlægning individuelle opgaver.

Task batching variation

streng tidsblokering – dedikering af en tidsblok til hver enkelt opgave – kan være kedelig og svært at vedligeholde over tid. Vi anbefaler at kombinere tidsblokering og opgavebatching for et mere strømlinet system. I stedet for en gang blok pr individuel opgave, vil du tildele en tid blok for hver kategori af opgave, du batch sammen. Sådan ser det ud i praksis:

først skal du beslutte, hvilke brede kategorier af arbejde der skal afspejles i din daglige eller ugentlige tidsplan. For eksempel kan en freelance skribent have følgende kategoriliste:

• Email

• Work admin

• Sales

• Meetings

• Research

• Writing

• Professional Development

• Yoga

• Meal prep

• Personal admin

• Reading

• Free tid

sæt dig nu ned med din foretrukne kalenderapp eller papirplanlægger, og opret tidsblokke for den kommende uge, der afspejler de tidspunkter, du arbejder på hver kategori. Sørg for, at alle dine prioriteter og forpligtelser får plads nok i din kalender. Hvis du finder dig selv kæmper for at finde plads, skal du muligvis begynde at skære ned på dine forpligtelser. Slutresultatet vil se sådan ud:

hvis du har svært ved at holde fast i din digitale tidsplan, anbefaler vi at planlægge din dag ud på papir. En papirplan tvinger dig til at starte frisk hver dag og gør det nemt at kradse tingene ud og tilpasse sig, når dagen går. Derudover er det også lettere at holde din papirplan åben på dit skrivebord som en synlig påmindelse om, hvad du havde planlagt at fokusere på.

hvis du arbejder i et firma med delte kalendere, kan du finde det nyttigt at offentligt blokere tid for “dybt arbejde” for at holde en tilstrækkelig del af dagens møde gratis. Khoi Vinh, en hoveddesigner hos Adobe, bruger denne strategi på sit kontor:

“jeg ser efter tidsblokke i min kalender, som jeg kan afbryde for “dybt arbejde”. Nogle gange flytter jeg rundt på møder for at oprette længere sammenhængende blokke, og så opretter jeg et møde kaldet “Book Ikke” eller, hvis jeg formoder, at nogen vil ignorere det, jeg navngiver det noget som “Samarbejdssession” eller “Forskningsanmeldelse.”Du er nødt til at blive snu.”

du har nu tidsblokke for hver kategori, men du skal stadig vide, hvilken specifik opgave – eller

gruppe af opgaver – at arbejde på, når tiden kommer. Det er her en task manager som Todoist kommer ind.

Opret en Todoist-etiket for hver batchkategori, du kom med i trin et, gennemgå derefter alle dine aktuelle opgaver og tildel den relevante etiket til hver enkelt.

nu når du kommer til en tidsblok, skal du bare trække den tilsvarende etiketliste op og vælge mellem de relevante opgaver. Opgaver med datoer sorteres automatisk øverst, så du ved, hvornår der snart skal ske noget og først har brug for din opmærksomhed.

for at sikre, at intet glider gennem revnerne, skal hver opgave have en etiket. Du vil dog sandsynligvis opdage, at ikke alle kategorier skal spores i Todoist. For eksempel kan du holde styr på dine møder eller træningskurser i din kalender i stedet for i din task manager. Og som vi sagde før, vil du ikke overprogrammere din fritid. Eksperimenter med din opsætning for at finde ud af, hvad der giver mening for dine specifikke omstændigheder.

day theming variation

hvis du prøver tidsblokering og stadig føler dig for spredt og ufokuseret, kan du prøve day theming. Vi anbefaler dette gratis Skillshare-kursus af Mike Vardy. Han leder dig gennem opsætning af et dags temasystem, herunder detaljerede eksempler ved hjælp af både paper og Todoist.

planlægning af tidsblokke til individuelle opgaver

selvfølgelig, hvis du vil holde en mere detaljeret tidsplan, kan du altid oprette separate tidsblokke for hver opgave. Den nemmeste måde at gøre det med Todoist er via 2-vejs integration med Google Kalender.

ved opsætning af integrationen:

• Opret en ny kalender til netop dine Todoist-opgaver, så du kan slå dem til og fra i din kalender, som du har brug for.

• Vælg at synkronisere hele din Todoist-konto eller oprette separate kalendere for hvert af dine Todoist-projekter.

• Vælg at synkronisere opgaver med bare en forfaldsdato ud over opgaver med en forfaldsdato og tid.

enhver Todoist-opgave med dato og klokkeslæt vises automatisk som en begivenhed i din nye Todoist-kalender. Enhver opgave med en dato, men ingen tid, vises som en dagslang begivenhed.

under din ugentlige gennemgang skal du give hver opgave, du vil udføre en dato og/eller starttid ved at skrive noget som “mandag ved middagstid” eller “hver fredag kl.9” i opgavefeltet. Todoist genkender og fremhæver automatisk datoen og indstiller den, når du gemmer opgaven.

nu når du åbner din daglige eller ugentlige visning i din kalender, vil du se hver af dine opgaver planlagt som separate begivenheder (aka dine tidsblokke). Du kan udvide, forkorte, redigere og flytte dine tidsblokke inde i din kalender. Eventuelle ændringer, du foretager i Google kalender, synkroniseres automatisk tilbage til dit Todoist (og omvendt).

planlægning af dine dage og uger i forvejen kan virke som spild af dyrebar tid, du kunne bruge til faktisk at få tingene gjort. Men når du ikke styrer din kalender, er det nemt at lade distraktioner overtage. Ved at frontlæsse din beslutningstagning om, hvad du skal arbejde på for dagen eller ugen, sparer du tid og mental energi, når det kommer til faktisk at komme på arbejde.

giv tid blokering og opgave batching en prøve i en uge og se, hvordan det føles at tage tilbage kontrol over din tid og opmærksomhed.