du er her, fordi du har brug for at vide, hvordan du skriver en RFP til internetdesign eller redesign. En RFP er, hvad agenturer bruger til at vurdere dit projekt og derefter give dig et forslag. Hos Big Drop modtager vi tonsvis af RFP ‘ er, lige fra små virksomheder til Fortune 500–virksomheder-nogle er gode, nogle er dårlige og nogle taler vi ikke længere om. Hvad vi har lagt ud, er, hvordan du forbereder en RFP til din hjemmeside, og hvordan du opretter en stor en. Jo mere grundig du kan være med din RFP, jo mere præcist bliver dit forslag.

hvad gør en god RFP?

når du har brug for en hjemmeside, er det første, du gør, at sammensætte en anmodning om redesign til forslag. Indsendelse af din RFP til flere agenturer er almindelig og altid en god ide — det er hvordan du får en ide om, hvad det virkelig vil tage for at bringe dit projekt og din vision til liv. Når du har indsendt din anmodning, vil agenturer svare med en foreslået løsning, der skitserer omfanget af arbejde, tidslinje og omkostninger til din hjemmeside. Denne udveksling følges typisk op af et kort telefonopkald og en Spørgsmål og Svar-session.

tænk på din RFP som et første indtryk til potentielle agentur partnere. En stor RFP sætter scenen for et godt partnerskab. En stor RFP er klar, kortfattet og kommer lige til det punkt. Du behøver ikke at have den tekniske viden til at oprette en RFP. Faktisk har de fleste af de bedste RFP ‘ er, vi modtager, ingen omtale af kode eller teknisk jargon (vi hører nok udviklerprat på daglig basis). Hvis du ved, hvilke integrationer du vil bruge (MailChimp, HubSpot, Marketo), skal du liste dem i din RFP-e-mail til leverandører. Hvis ikke, glem det. Du behøver ikke at have alle svarene. Det er trods alt derfor, du ansætter et agentur i første omgang, så lad det være til profferne at finde ud af det.

lad os sætte posten lige: RFP ‘ er behøver ikke at være kedelige. Det er din virksomhed, vi taler om her, så er du velkommen til at gøre det sjovt. Hos Big Drop ved vi en ting eller to om RFP ‘ er, så brug vores retningslinjer, vi har sammensat som udgangspunkt, snarere end regler (vi har aldrig været store på dem). Hold det enkelt, tænk på hvert afsnit og gør det sjovt. I slutningen af dagen bygger vi noget nyt for fremtiden for din virksomhed, så bliv ophidset!

Her er hvad en RFP-oversigt skal indeholde:

1. Resume
2. Virksomhedsbaggrund
3. kernemål
4. projektomfang og levering
5. sitemap
6. tidslinje & milepæle
7. funktionelle/tekniske krav
8. Budget
9. kriterier for udvælgelse

Resume

Hvis du er usikker på, hvad du skal skrive, er den første ting, du skal starte med, dit projektoversigt. Det skal give en introduktion til din virksomhed og grunden til at indsende din RFP. Fortæl din potentielle leverandør, hvad det er, du håber for dem at opnå, og læg eventuelle problemer, du eller dine brugere står over for med dit nuværende sted. Her er et kort eksempel på RFP-oversigt:

eksempel: vores virksomheds navn er Initech. Vi opdaterer programmer til store virksomheder og organisationer. Vi søger en ny hjemmeside. Vores brugere rapporterer, at de ikke kan finde det, de leder efter på vores side, og designet er dateret.

hvorfor dette betyder noget: den del af anmodningen om forslag kommer til det punkt. Det fortæller læseren af dit forslag, hvem du er, og hvorfor du sender en RFP til dem. Dette sætter tonen for resten af forslaget.

Virksomhedsbaggrund

Giv en kort historie om din organisation. (Særlig vægt på kort). Fortæl din leverandør, hvem du er, hvilken branche du opererer i, og beskriv dit typiske publikum eller kunde. Det hjælper også med at lade dit potentielle agentur vide, hvem du er. Er du en marketingkoordinator eller en vigtig beslutningstager i din organisation? At vide, hvem der taler, betyder noget. Uanset om du er en ældre, mere etableret virksomhed eller en ny opstart, er nøglen her at lade potentielle leverandører vide, hvem du er, og hvad du handler om.

eksempel: hos Initech vælger vores kunder os, fordi vi leverer service af høj kvalitet. Hvad der adskiller os fra vores konkurrenter er, at vi er de mest erfarne i vores branche og har været i branchen i 30 år.

hvorfor dette betyder noget: Din virksomheds eller organisations baggrund fortæller, at din potentielle leverandør ved, hvad du repræsenterer, og kan give en tidlig indikation mod at bekræfte, om projektet vil være en passende pasform eller ej.

kernemål

Store RFP ‘ er er autentiske. Vær kortfattet og klar over de problemer, du og dine brugere står over for. Fokuser på, hvad du håber at opnå med din nye hjemmeside. Hvis du kan, kan du prøve at indsnævre det til en eller to sætninger og derefter udvide derfra. Et godt sted at starte er problemgenkendelse.

Pro Tip: “Tænk på din nye hjemmeside som en katalysator for din virksomhed mål, være op foran om, hvad det skal udrette, og hvorfor din gamle ikke skære det.”

eksempel: Vores kernemål for vores hjemmeside er at øge brugeropkøb og engagement gennem design. I modsætning til vores nuværende hjemmeside skal vores nye hjemmeside give brugerne en måde at købe vores produkter nemt og effektivt og bør også være mobilresponsive.

hvorfor dette betyder noget: Det er vigtigt at prioritere de vigtigste mål, du gerne vil opnå i dit projekt, så din leverandør ved præcis, hvad du ønsker at komme ud af dette engagement. Etablering af dine mål i starten er en fantastisk måde at øge dine chancer for succes med din nye hjemmeside.

projektomfang og leverancer

på dette tidspunkt, når du skriver din RFP, skal du tænke over, hvilke specifikke tjenester du leder efter. Hos Big Drop, vores projekter spænder i omfang. Nogle virksomheder har kun brug for en hjemmeside, mens andre har brug for videoproduktion og branding. Da projekter varierer i omfang, vil leverancer variere i overensstemmelse hermed. Nedenfor er blot et par eksempler på, hvad du kan forvente at se, når du interagerer med din leverandør:

• Project Management
• UX/UI Planning
• Graphic Design
• Frontend development
• Backend development
• On-site SEO
• Content strategy
• Quality Assurance and Testing
• Content Migration
• PPC Campaigns
• Content Management System Training
• tekstforfatter/indhold
• visuel identitet
• Brand positionering
• Marketing
• videoproduktion
• photography

Hvis du anmoder om et forslag til en hjemmeside, forventer leverancer til at omfatte ting som design og trådrammer. Hvis dit projekt indeholder en visuel identitet, kan du forvente, at dine leverancer kommer i form af PSD ‘ er eller AI-filer. Andre leverancer er mere immaterielle, så kend forskellene og hvad du kan forvente af din leverandør.

Pro Tip: “ved hvad du får, vær forsigtig med leverandører, der ikke leverer en timeopdeling for deres tjenester”

eksempel: vi leder efter en 60 sekunders forklaringsvideo, der skal vises på vores hjemmeside. Vi vil også gerne have en visuel identitet (logo), der skal bruges til visitkort og brevpapir.

hvorfor dette betyder noget: Ved fastlæggelsen af dit projekts arbejdsomfang vil din leverandør tage hensyn til, hvilke opgaver der skal udføres, og anvende en timesats baseret på deres bedste estimater relateret til tidligere projekter. Under disse oplysninger vil sikre din leverandør siger du den bedste hjemmeside forslag.

Sitemap

den måde, din hjemmeside er organiseret på, vil påvirke, hvordan dine brugere finder, hvad det er, de leder efter. Dit sitemap er dybest set en indholdsfortegnelse til din hjemmeside. Liste ud af, hvilke sider du gerne vil have på din navigationsmenu og tænke over, hvordan brugeren vil navigere gennem sitet. Dine brugere skal være i stand til hurtigt og nemt at finde de oplysninger, de har brug for. Hvis de ikke kan, vil de forlade. Brugeroplevelse er en nøglefaktor i din hjemmesides effektivitet.

Pro Tip: “uden en sund strategi vil Digitale produkter sandsynligvis mislykkes. Det er virkelig så simpelt.”

estimering af, hvor mange sider du tror, din hjemmeside skal bruge, kan være et godt udgangspunkt, dvs.: om, tjenester, kontakt. Hvis du ikke er sikker på, hvilke sider du har brug for, skal du ikke bekymre dig om det, og lad din leverandør finde ud af det for dig.

eksempel:

1. Homepage
2. Om os
3. Services
4. Shop
5. blog
6. kontakt

hvorfor dette betyder noget: brugeroplevelse er en af de vigtigste komponenter i ethvert digitalt projekt. Din leverandør vil bruge disse oplysninger til at bestemme, hvor mange brugerdefinerede sidelayouter din hjemmeside skal bruge.

tidslinje& milepæle

tidslinjesektionen i din RFP skal svare på spørgsmålet om, hvornår du vil have dit projekt til at gå live. Hvis der er en bestemt dato for, hvornår din hjemmeside eller branding projekt skal være afsluttet ved, dette er stedet at liste det. Alle vigtige milepæle i dit projekt skal også vises her, f.eks. en ny produktlancering eller annoncekampagne.

Pro Tip: “Vær realistisk med hensyn til din deadline, brugerdefineret hjemmeside design og udvikling tager tid.”

eksempel: Fristen for hjemmesiden er 30. januar. Imidlertid, vi har vores årlige konference i januar 1 og vil gerne have hjemmesiden afsluttet inden da, hvis det er muligt.

hvorfor dette betyder noget: at være up-front om, hvornår din hjemmeside skal gå live, er et vigtigt første skridt i at etablere fit. Din potentielle leverandør kan vurdere, om de realistisk kan opfylde dine forventninger. I nogle tilfælde er leverandører villige til at gennemføre et rush-projekt, men det vil selvfølgelig komme til en ekstra pris.

funktionelle krav

Dette vil sandsynligvis være den mest detaljerede del af din hjemmesides RFP. Angiv eventuelle tekniske krav, som din hjemmeside skal have, såsom: betalingsbehandling, karriereintegrationer eller brugerlogins.

Pro Tip: “Du behøver ikke at have alle svarene, men sørg for at medtage dem, du gør.”

sælger du produkter? Hvis ja, hvad e-handel løsning søger du at bruge, eller er du på udkig efter anbefalinger? Har du et content management system i tankerne, som f. eks. Drupal? Hvis du vil indarbejde en CRM som HubSpot eller en e-mail-marketingtjeneste som MailChimp, skal du sørge for at medtage det her. Hvis du ikke ved, hvor du skal starte, skal du ikke bekymre dig, din leverandør har dig dækket.

for den mere tekniske skare, prøv at give så mange detaljer som muligt med hensyn til funktionalitet. Hvis der er tredjepartsintegrationer, der trækker data fra eksterne kilder, skal du sørge for at medtage, hvordan denne overførsel finder sted, og hvor disse data kommer fra. Hvis der er en API involveret, er der dokumentation? Besvar disse spørgsmål, og du vil fjerne frem og tilbage mellem dig og din leverandør.

eksempel: vores hjemmeside skal kunne sælge produkter og kortlægge vores butikssteder via google maps. Vores nuværende site karriere sektioner er hostet på bluehouse.

hvorfor dette betyder noget: dette vil være en af de vigtigste faktorer i vurderingen af omfang og pris fra din leverandørs perspektiv. Nogle løsninger kræver færre timer dedikeret til integration, hvor andre løsninger kræver store ressourcer, der bruges til at udvikle brugerdefinerede API ‘ er for at oprette programmer. Igen, jo flere oplysninger du giver i en klar og kortfattet RFP, jo mere præcis vil din leverandørs projektforslag være.

Budget

ja, dit anmodningsbrev skal indeholde et budget. At tilbageholde dit budget til et projekt er lidt som at prøve at købe et hjem uden at give din mægler en ide om, hvad du er villig til at betale. Hvis du gerne vil købe et hus, og dit budget er $150k, kan din mægler derefter finde flere boliger, der giver dig mest værdi inden for dit budget.

“dette er forretning, hvis du ikke taler om penge, er du sandsynligvis ikke seriøs.”

Beslut hvad der er vigtigt for dig: den mulighed, der er den billigste, eller den der giver mest værdi inden for dit budget. At give din leverandør dit budget giver dem mulighed for at vende tilbage med den mest passende løsning, baseret på dit omfang, mål osv. For at udvide vores hjemmekøbsanalogi kan du købe et hjem til $5.000 eller $500k, men hvad du får til gengæld for disse priser vil variere.

Hvis du skal, skal du blot angive et interval. Hvis du leder efter yderligere tjenester såsom løbende vedligeholdelse og support eller SEO, skal du medtage budgettet for disse tjenester som separat.

Pro Tip: “At blive rigtig om, hvad du ønsker at betale, giver dig fordelen ved at se, hvor meget leverandører er villige til at give til dit foreslåede budget”

tænk på din hjemmeside som en investering. Ethvert velrenommeret agentur vil rådgive og konsultere dig om, hvordan du får mest muligt ud af dit budget og vil maksimere dit potentiale for et afkast på denne investering.

eksempel: Budgettet for vores nye hjemmeside er mellem $80.000 – $100.000. Vores årlige tilbagevendende budget til support og vedligeholdelse $60.000

hvorfor dette betyder noget: du ønsker ikke at spilde din tid på at mødes med og tale med leverandører, der ikke er inden for dit prisklasse. At være ærlig om dit budget giver dig også mulighed for at tale med leverandører, der vil gøre dig til deres prioritet. Gennemsigtighed går langt.

udvælgelseskriterier

Her bestemmer du blot de kriterier, du skal bruge, når du vælger din leverandør. Ting at overveje her er: agentur ekspertise, kapaciteter, portefølje, relevante projekter, i hus tjenester, etc.

eksempel: vi foretager vores valg baseret på agenturerfaring, relevante projekter og på baggrund af design.

hvorfor dette betyder noget: en leverandør kan have større ekspertise i en branche frem for en anden. Andre kan have større erfaring med informative hjemmesider over e-handel. Vær foran med hensyn til, hvad du vil basere din beslutning på, så modtageren kan være foran om, hvorvidt de er det rigtige agentur for dig.

hvad nu?

det er det. Vi har udstyret dig med det, du har brug for for at skrive en stjernernes RFP. Det er ikke så svært, som det lyder, når du først ved, hvad du laver. Bare husk at holde det kort, ærlig og sjov.