et af de hyppigste spørgsmål, vi får fra håbefulde og nuværende indgående marketingfolk, er: “hvordan administrerer du alt dette indhold?”

når vi fortæller dem, at vi bruger en redaktionel kalender, er det næste spørgsmål ofte: “Åh, hvor meget koster det?”

intet. Fordi vi for det meste bruger Google Kalender.

overrasket? Der er mange gode kalenderværktøjer derude, Du kan vælge imellem. (Faktisk for dem af jer, der er HubSpot-kunder, er der en marketingkalender indbygget lige i HubSpots program.) Men efter at have prøvet masser af andre løsninger, fandt vores team, at vi virkelig fungerede bedst med bare en simpel Google Kalender. Faktisk, dette har faktisk været den længst kørende redaktionelle kalenderløsning, vores team nogensinde har set.

Sådan sætter vi det op.

Følg med gratis redaktionelle kalenderskabeloner

Hent skabelonen gratis

Hent HubSpots gratis redaktionelle kalenderskabeloner.

første ting er først: Hent kalenderskabeloner, ovenfor (de er gratis.) Ved at gøre dette har du tre redaktionelle kalenderskabeloner på din computer til brug på din fritid: en til Google Kalender, en til Google Sheets og en til Google Sheets. I dette blogindlæg gennemgår vi, hvordan du importerer skabelonen til Google Kalender.

Tilpas din skabelon og forbered dig på import til Google Kalender.

som standard vil udgivelsesdatoer på de skabeloner, du henter, blive stemplet for året 2016. Du er velkommen til at ændre dem til det nuværende år i selve regnearket-du kan også trække dem til de datoer, du vælger, når du uploader filen til Google Kalender.

Google Kalender gør det nemt at indlæse en kalender, du måske har forudoprettet i et andet program, i Google. Dette inkluderer Microsoft. Sådan importeres den skabelon til kalender, du hentede i det foregående trin, til Google Kalender:

Åbn Google Kalender.

når du har hentet (eller for den sags skyld oprettet) en kalender, der åbnes i Microsoft, er det tid til at åbne Google Kalender. Bare sørg for, at du allerede er logget ind på den Gmail-konto, du vil have denne kalender til at give adgang til.

brug rullemenuen til venstre for at oprette en ny kalender.

nu er det tid til at konfigurere din Google Kalender til at rumme oplysningerne i dit Google-regneark. Gå først ind i din Google Kalender og klik på plustegnet til højre for “andre kalendere”, som vist på skærmbilledet nedenfor. I rullemenuen, der vises, skal du vælge “Opret ny kalender.”

udfyld detaljerne i din nye kalender.

Udfyld de felter, der vises på det næste skærmbillede. Dette inkluderer en kort beskrivelse af din kalender, som vist nedenfor, for at give folk korrekt kontekst, når du inviterer dem til denne kalender. Når du er færdig med at udfylde detaljerne, skal du klikke på “Opret kalender.”

Importer din CSV-eller CSV-fil fra den samme rullemenu.

ved hjælp af den samme rullemenu, som du brugte til at oprette din redaktionelle kalender, importerer du nu selve filen til Google Kalender. Klik på det plustegn, og vælg “Import.”

Klik på feltet upload, hvor der står “Vælg fil fra din computer”, og find den fil med titlen” blog Editorial Calendar”, der var inkluderet i den LYNFIL, du hentede i Trin 1 ovenfor.

Vælg hvilken kalender denne fil skal føjes til.

i det andet felt under din importerede fil skal du klikke på rullemenuen “Føj til kalender”. Sørg for at vælge navnet på den kalender, du lige har oprettet, i rullemenuen, som vist nedenfor. Klik derefter på ” Import.”

Klik på Importer.

når du har uploadet din fil og valgt den kalender, du vil føje denne fil til, skal du klikke på “Importer.”Du skal se en Importkalender-dialogboks, der fortæller dig, at syv begivenheder blev importeret. Klik På ” Luk.”

Hvis du ikke ændrede datoerne for de første syv opgaver i det oprindelige dokument, kan du nu. Naviger til 3. januar 2016, som er starten på din kalender. Sørg for, at alle dine andre kalendere er midlertidigt skjult ved at klikke på det farvede felt til venstre for kalendernavnet. I ugen den 3. januar 2016 skal du bare se en “blog TBD” kalenderbegivenhed hver dag fra 10 til 11

brug redigeringsvinduet for hver opgave til at ændre udgivelsesdatoen. Hvis du f.eks. er tilfreds med udgivelsestidspunktet klokken 10 om morgenen, kan du blot ændre datoen fra januar 2016 til januar 2021. Hver opgave vises derefter som begivenhedsblokke i din månedskalendervisning i 2021.

Bestem din udgivelsesplan.

nu hvor du har oprettet din kalender, er det tid til at udfylde den med opgaver for året. Dette er, når du skal træffe nogle beslutninger om din blogs udgivelsesplan.mens den fil, du importerede, tegner sig for et blogindlæg om dagen, betyder det ikke, at du skal offentliggøre syv dage om ugen. Måske vil du offentliggøre hver mandag, onsdag og fredag. Eller måske planlægger du at udgive på bare torsdage. Husk, at nøglen til vellykket blogging er kvalitet frem for kvantitet. Ikke overcommit til en blogging tidsplan, hvis kvaliteten af dit indhold vil tage et hit. (Læs dette blogindlæg for nogle gode benchmarkdata om, hvor ofte virksomheder skal blogge.)

Hvis du beslutter at reducere antallet af dage, du vil offentliggøre, skal du klikke på kalenderbegivenheden den dag og vælge “Slet.”

selvom du ville offentliggøre flere gange om dagen, er det lige så let at opdatere denne kalender som at tilføje en begivenhed. Vælg et slot i din kalender for at tilføje endnu en “blog TBD” – begivenhed, og kopier standardbeskrivelsen fra en anden af de begivenheder, du importerede.

dernæst er det tid til nogle mindre justeringer. I øjeblikket er “Blog TBD” – begivenhederne indstillet til 10 er du velkommen til at flytte disse begivenheder til det tidspunkt, din blog udgiver i løbet af dagen.

Indstil tilbagevendende begivenheder.

nu hvor du har indstillet dine udgivelsesdatoer og-tider, kan du gøre disse tilbagevendende begivenheder i din kalender. Hvis du har en regelmæssig udgivelsesplan, som hver mandag, onsdag og fredag kl 10:00, skal du sætte det ind som et tilbagevendende “slot” i din kalender. Det er okay, hvis du ikke har et stykke færdigt indhold-eller endda en arbejdstitel-at sætte der endnu. Det er bare en påmindelse om, at du vil offentliggøre noget den dag.

for at tilføje dit tilbagevendende slot skal du klikke på din første “Blog TBD” – begivenhed og klikke på blyantikonet for at redigere din begivenhed. Dette fører dig til detaljerne i indlægget, hvor du kan oprette en brugerdefineret tilbagevendende tidsplan for hver opgave, som vist på skærmbilledet nedenfor.

du kan indstille indlægget som et tilbagevendende indlæg, så det automatisk vises hver mandag, onsdag og fredag kl 10:00 (eller hvilke dage og tidspunkter du ønsker).

Når du har valgt de tilbagevendende dage, skal du trykke på “Udført” og “gem”, og du har en redaktionel kalenderramme at arbejde med.

for nu skal du beholde titlen på begivenheden som “blog TBD”, men du er velkommen til at tilpasse beskrivelsen med eventuelle ekstra detaljer, du vil være sikker på, at du inkluderer for hvert indlæg. Vent med at invitere enhver gæst, da vi bruger dette til at tildele indlæg til en forfatter, når du begynder at udfylde dine emner. Når alt er færdigt, skal du klikke på ” Gem.”

Hvis du ikke har en tilbagevendende tidsplan som denne, har du muligvis ikke brug for en redaktionel kalender endnu-men det er en god måde at sætte mål for dig selv. Hvis du ved, at du vil offentliggøre et bestemt antal indlæg hver uge, selvom du ikke rammer hvert enkelt slot, er det en god påmindelse for dig selv og dit team om, at dette er noget, du alle skal stræbe efter.

Fyld din udgivelse spillemaskiner.

nu hvor du kender alle de slots, du vil udfylde, skal du faktisk … du ved … fyld dem. (Hvis du ikke har emneideer endnu, skal du tjekke denne gratis emneidegenerator. Det vil give dig nogle gode ideer til indhold til at sætte i kalenderen.)

lad os sige, at et af de indlæg, du vil skrive, er “10 Overraskende Fakta om Tapirs”, og et af de indlæg, du allerede har skrevet og vil offentliggøre senere, er “tror du er skåret ud for at eje en Tapir? Læs Dette Først.”Cool! Bare tilføj dem begge til kalenderen ved at klikke på “Post – TBD” på den rigtige Dato, vælge “Rediger begivenhed,” og derefter ændre “Post – TBD” – teksten til den faktiske titel på indlægget.

lad os nu sige, at du faktisk ikke vil skrive “10 Overraskende Fakta om Tapirs”, og du vil have din kollega til at skrive det i stedet. Hvis du vil tildele indlægget en forfatter, inviterer du dem til begivenheden som gæst. For at gøre dette skal du klikke på begivenheden, trykke på “Rediger begivenhed” og derefter invitere den kollega til indlægget ved at skrive hans eller hendes navn eller e-mail-adresse i feltet “Tilføj gæster”, vælge “Tilføj”, når deres navn dukker op og trykke på “Gem” på begivenheden, når du er færdig.

nu kan enhver se, hvem der er ansvarlig for at skrive det indlæg, der går op i det tidsrum.

Du kan tage det et skridt videre ved at tilføje detaljer til begivenhedens “beskrivelse” – boks, som vist i den store boks i skærmbilledet ovenfor. Du inkluderer muligvis en hurtig synopsis, de nøgleord, du planlægger at målrette indlægget mod, den målgruppe, du prøver at nå, og det tilbud eller CTA, du vil lede læseren til i slutningen af indlægget. Glem ikke en forfaldsdato for udkastet.

før Google Kalender giver dig mulighed for at gemme begivenheden, ser du en dialogboks, der spørger, om du kun vil ændre denne begivenhed eller alle begivenhederne i serien. Vælg ” kun denne begivenhed.”

Gentag disse trin for at tildele hvert blogemne i dag og i fremtiden.

Del din redaktionelle kalender med andre.

nu hvor du har konfigureret din kalender, kan du begynde at invitere folk til at se den. Jeg vil anbefale, at du starter med dit umiddelbare team og regelmæssige bidragydere-såvel som enhver, der regelmæssigt spørger dig om at offentliggøre indhold på din virksomhedsblog.

Hvis du vil dele denne redaktionelle kalender med folk, skal du blot finde din redaktionelle kalender under “Mine kalendere” som vist nedenfor. Klik på de tre prikker ved siden af kalendernavnet, og vælg derefter “Indstillinger og deling”, når det vises i rullemenuen. Du føres til den samme skærm, som vi så, da du først udfyldte detaljerne i din redaktionelle kalender i Trin 2.

derefter kan du tilføje navnene på personer, som du gerne vil dele kalenderen med, og indstille de rigtige tilladelsesniveauer for hver inviterede.

det er klogt at holde dem med tilladelsesindstillingerne til at styre ændringer og deling til et minimum, så der ikke er for mange kokke i køkkenet-men jeg anbefaler, at du lader alle se alle begivenhedsoplysninger, så det er klart nøjagtigt, hvilket indhold der går op i hvert slot.

under overskriften “Del med bestemte personer” skal du indtaste e-mail-adresserne på dem i dit indholdsteam og beslutte, om de har visnings -, redigerings-eller administratorrettigheder. Gem dine opdaterede indstillinger.

Hvorfor bruge Google Kalender som en redaktionel kalender virker

jeg nævnte tidligere, at vi forsøgte en masse forskellige redaktionelle kalender løsninger, og det er den eneste, der sidder fast i mere end et par måneder. Jeg tror, at en af grundene til det er, fordi vi bruger Gmail til vores virksomheds-e-mail, hvilket betyder, at alle på vores team allerede er i Gmail (og deres kalender specifikt) hele dagen. Som et resultat er det ikke svært for folk at danne en vane med at kontrollere den redaktionelle kalender, fordi det ikke er svært for dem at finde den.

Google Kalender gør det også meget nemt at flytte rundt og planlægge fordi … godt … det er allerede en kalender. Det har al den funktionalitet, du har brug for til at planlægge ting og lade de mennesker, der har brug for at vide om det, vide. Da vi brugte andre løsninger til dette, forsøgte vi at hacke en kalenderfunktion i stedet for bare at stole på en, der allerede eksisterede.

det er nemt at tilføje personer til at se din kalender, hvilket gør det nemt for flere teams at samarbejde, se, hvad der offentliggøres, og finde ud af, hvornår de muligvis kan starte indhold og kampagner.

endelig sætter dette præcedens for andre hold til at koordinere med dig på en virkelig enkel måde. Du kan have en kalender for kommende kampagner, tilbud, Sociale Medier skubber, produktlanceringer-you name it. Og du kan alle dele disse kalendere med hinanden for en enkelt skærmvisning af alt, hvad der foregår, så du lettere kan koordinere.

er der andre løsninger på der for at opretholde en redaktionel kalender? Selvfølgelig. Men hvis du leder efter et minimum levedygtigt produkt, og en gratis en på det, er det ikke for lurvet. Det har holdt vores indholdsteam sundt, smidigt og gennemsigtigt i nogen tid-og jeg tror, det kunne gøre det samme for dig.