Hvorfor har du brug for et risikoregister?

du har brug for et risikoregister, fordi projekter bliver større, længere og mere komplekse, bliver det stadig sværere at holde styr på alt. Hvis risici ikke spores et centralt sted og gennemgås regelmæssigt, kan noget blive savnet eller glemt.

nogle risici kan virke små eller usandsynlige i starten, men har alligevel potentialet til at påvirke dit projekt. Eksempler på projektrisici kan omfatte:

• Data/sikkerhedsrisiko (materialer bliver hacket eller stjålet)
• juridisk risiko (retssager eller ændringer i loven, der påvirker projektet)
• katastrofal begivenhed (brand, oversvømmelse, stormskader)
• forstyrrelse af forsyningskæden

risikostyring handler om at identificere potentielle problemer tidligt, så du kan beslutte, hvordan du håndterer dem. Det giver dig også mulighed for at spore risici over tid for at se, om og hvordan de ændrer sig.

når en risiko først identificeres, kan du overveje det så usandsynligt, at du ikke gider at gøre noget ved det. Men hvad nu hvis, som projektet skrider frem, risikoen bliver meget mere tilbøjelige til at forekomme? Ved at spore dine risici kan du bemærke ændringer som denne tidligt nok til at handle.

hvem opretter et projektrisikoregister?

Hvis du arbejder på et meget stort, komplekst eller kritisk projekt, kan du have en risikokoordinator eller risikostyring på dit team. I dette scenario ville det være deres job at oprette og vedligeholde risikoregistret.

for de fleste projekter falder ansvaret for oprettelse af risikoregistret dog på projektlederen.

dette betyder ikke, at risikostyreren eller projektlederen er ansvarlig for at identificere eller handle mod alle risici. Alle i projektteamet og potentielt påvirket af projektets succes skal hjælpe med at identificere og vurdere risici.

for eksempel kan klienten eller sponsoren være opmærksom på et potentielt problem, som ingen i projektteamet vidste om.

Hvad er inkluderet i et risikoregister?

et risikoregister er i det væsentlige en tabel over projektrisici, der giver dig mulighed for at spore hver identificeret risiko og enhver vigtig information om den.

standardkolonner inkluderet i et projektrisikoregister er:

• identifikationsnummer (for hurtigt at henvise til eller identificere hver risiko)
• navn eller kort beskrivelse af risikoen
• risikokategorier (uanset om det er internt eller eksternt, materialerelateret eller arbejdsrelateret osv.)
• Sandsynlighed (hvor sandsynligt er risikoen at forekomme)
• påvirkning (hvis risikoen finder sted, hvor alvorligt vil det påvirke dit projekt)
• vurdering (hvor falder denne risiko på din prioritetsliste)
  tilgang (vil du overvåge risikoen, forsøge at afbøde den, undgå den osv.)
• handling (hvis du planlægger at afbøde eller undgå risikoen, Hvad er de involverede trin, og hvornår vil de forekomme)
• Person, der er ansvarlig for at føre tilsyn med eller afbøde risikoen

Sådan oprettes et risikoregister

for at oprette et risikoregister er alt, hvad du skal gøre, at opbygge en tabel med kolonnerne, der er dækket ovenfor, og begynde at udfylde den med projektrisici.

lad os gennemgå et par af kolonnerne mere detaljeret for at hjælpe dig med at bestemme, hvordan du udfylder dem:

risikokategorier: Formålet med kategorierne er at hjælpe dig med at sortere risici efter kategori for at gøre det lettere at overvåge dem og forstå, hvad de påvirker. Du bør tilpasse disse til din virksomhed og projekt.

Du kan endda vælge at have kolonner til separate kategorier. For eksempel kan du have en kolonne, der identificerer, hvilken sprint der kan blive påvirket, og en anden, der identificerer hvilken type arbejde (udvikling, test osv.) vil blive påvirket .

sandsynlighed og effekt: der er to måder at vurdere risiko på — kvalitativ og kvantitativ. Kvalitativ er den enkleste og mest almindelige form. Med denne tilgang vurderer du generelt sandsynlighed og påvirkning på en 3-5-punkts skala som meget høj, høj, medium, lav og meget lav. kvantitativ risiko kræver tildeling af numeriske værdier. I stedet for at sige, at der kan være en “høj” effekt, skal du definere den i kvantificerbare termer, såsom en forsinkelse på to til fire uger eller en stigning på 5% til omkostningerne.

vurdering: hvis du bruger en kvalitativ risikovurderingsmetode, er din vurdering typisk Sandsynlighed ganget med effekt. Hvis sandsynligheden er høj (4) og virkningen er medium (3), vil din vurdering være 12 (4 gange 3). Denne metode giver dig en enkel måde at sortere og prioritere risici hurtigt.

kvantitativ risikoanalyse er ikke helt så enkel. Det er svært at sammenligne og rangordne en 60% chance for en to-ugers tidsplanforsinkelse med en 40% chance for en 10% stigning i omkostningerne.
for at få dette til at fungere, skal du bedømme tidsplanen og budgetpåvirkningerne, så de kan sammenlignes. For eksempel kan du overveje en seks ugers forsinkelse og en 10% budgetstigning for begge at være en “meget høj effekt” og tildele dem en “5.”

men du vælger at spore og vurdere risici, skal du sørge for, at det er standard på tværs af dit projekt. Hvis teammedlemmer vurderer risici forskelligt eller udfylder kolonner inkonsekvent, gør det det sværere at se, spore og prioritere dine projektrisici.

brug risk register til at oprette et effektivt projekt risk register

vidste du, at du kan opbygge, Opdatere, vedligeholde og dele dit risk register direkte i dit projektstyringsprogram? Takket være vores brugerdefinerede felter er det nemt at oprette og ændre dit register, så det afspejler præcis, hvilke kolonner og kategorier du skal spore.

plus, du kan nemt dele det med dit team og andre interessenter for at få deres input. Du kan også indarbejde det i dine rapporter og dashboards, så risici er altid øverst i tankerne, og intet vigtigt bliver overset.

prøv en gratis prøveversion af i dag for at finde ud af, hvor nemt det er at opbygge dit første risikoregister.