ikon

Hent 25.69 KB

#19

vigtige elementer i en begivenhed forslag skabelon

detaljer er vigtige, når du planlægger en begivenhed forslag brev og hvor meget detaljer vil naturligvis afhænge af betydningen og omfanget af affæren. Heldigvis har de fleste forslag lignende komponenter. Nedenfor er de grundlæggende aspekter, som begivenhedsforslag normalt indeholder, selvom der kunne være mere:

Begivenhedsbeskrivelse

dette involverer hovedsageligt begivenhedens tema. Forslaget skal give læseren et overblik over, hvad sagen handler om. I nogle tilfælde behøver begivenheden ikke for meget at forklare, da de er almindelige. Men en planlægger bør ikke tage tingene for givet. En god planlægger bør ikke kun afhænge af begivenhedens titel for at udføre sit budskab.

din oplevelse som planlægger

enheden eller organisationen, der afgiver et bud på begivenheden, skal rose deres evne og erfaring som budgivere. Det er vigtigt, at den, der vurderer tilbudsgivere vil sørge for, at de vil sætte på en god præstation. De bør sikre, at forslaget vil indeholde kortfattede og relevante oplysninger om begivenhedsstyringserfaringerne fra det team, der indsender forslaget.

spillestedet og alle dets faciliteter

arrangementets mødested bør også være et vigtigt punkt i overvejelsen. Først og fremmest bør det passe til affæren. Planlæggeren skal liste detaljeret alle de tilgængelige faciliteter i lokalet, som toiletter, parkeringspladser og meget mere. Hvis du holder begivenheden indendørs, skal du tage disse i betragtning og om muligt beskrive dem detaljeret:

• den slags gulvoverflade
• lysarmaturer
• Aircondition hvis nogen
• siddepladser
• elektronisk udstyr

hvis begivenheden er udendørs, skal du overveje og beskrive følgende:

• stedets vedligeholdelsesniveau
• tilskuernes siddepladser
• eventuelle skyggefulde områder, hvor gæsterne kan bo
• hegn
• dræning
• projektørbelysning er også værd at nævne

for begge steder er antallet af omklædningsrum og betingelsen for deltagerne også vigtigt. Gode planlæggere bør også medtage et gulvdiagram eller kort over lokalet i deres forslag.

programmet

generelt har hostingklubben eller organisationen meget lidt at sige i oprettelsen af programmet, især efter at de allerede har indstillet datoen. Ikke desto mindre kan begivenhedsforslaget indeholde et forslag til, at et program skal have en strøm af, hvordan hele begivenheden vil udvikle sig. En vigtig ting, som beslutningstageren skal vide, er antallet af timer, de kan bruge mødestedet til.

det foreslåede budget for begivenheden

indeholder et udkast til et budget med sandsynlige udgifter eller indtægter i forslaget. Budgettet skal naturligvis være realistisk og skal derfor nøje overvejes, især når man foreslår sponsorer, der endnu ikke har formaliseret en sponsoraftale. Budgettet bør ikke vise nogen form for tab, når du allerede har taget højde for de forventede udgifter og indtægter.

Event Proposal Letters