Cuentas por cobrar en el Balance
Las cuentas por cobrar, a veces abreviadas como «cuentas por cobrar» o A/R, son dinero que los clientes deben a una empresa. Si una empresa ha entregado productos o servicios pero aún no ha recibido el pago, se trata de una cuenta por cobrar.
La naturaleza del saldo de cuentas por cobrar de una empresa depende del sector e industria en el que opera, así como de las políticas de crédito particulares que la administración corporativa tenga implementadas. Una empresa documenta su A / R como un activo corriente en lo que se llama un balance, que muestra cuánto dinero tiene una empresa (los activos) y cuánto debe (los pasivos). He aquí por qué entender el A / R es importante para evaluar la salud general de una empresa.
Registro de A / R en el Balance
La mejor manera de entender las cuentas por cobrar es ver una transacción y cómo termina en el balance.
Imagine que Walmart quiere pedir un nuevo juego de libros en caja de edición especial a la editorial.
- Walmart negocia para comprar 50,000 unidades que no estarán disponibles en ningún otro lugar. Los libros se imprimen y empaquetan, y el editor cobrará a Walmart 3 30 por juego. Walmart venderá los sets por 9 90 cada uno a sus clientes.
- Cuando el editor envíe las 50,000 unidades a Walmart, incluirá una factura de 1 1.5 millones (50,000 x 3 30). Walmart luego recibe los libros físicos, y el editor tiene derecho legal al dinero, pero aún no se le ha pagado.
- Que 1,5 millones de dólares figuran en el balance de la editorial como cuenta por cobrar. Por otro lado, se encuentra en el balance de Walmart como un activo de inventario y un pasivo llamado cuenta a pagar.
Por qué son importantes las Condiciones de pago
Generalmente, una empresa que vende productos a crédito, es decir, antes de que realmente se le pague, establece las condiciones para su A / R. Las condiciones incluyen el número de días dentro de los cuales los clientes deben pagar su factura antes de que se les cobre un cargo por retraso. Cuando los clientes no se adhieren a las condiciones de pago, el vendedor puede acercarse a su cliente y ofrecer nuevas condiciones o algún otro remedio para cobrar la factura.
Si no se produce ningún progreso, el saldo de las cuentas por cobrar se entrega a una agencia de cobros o, en casos más extremos, la empresa demanda a la persona o institución que le debe dinero, buscando alivio de un tribunal mediante la incautación de activos.
Las empresas a menudo utilizan cualquiera de los términos habituales de A/R. Estos se expresan como «Neto 10», «Neto 15», «Neto 30», «Neto 60» o «Neto 90».»Los números se refieren al número de días en que se debe pagar la cantidad neta y se espera que se pague. Por ejemplo, 10 netos significa que tiene 10 días desde el momento de la factura para pagar su saldo.
Para liberar el flujo de caja y aumentar la velocidad a la que pueden acceder a los fondos, muchas empresas ofrecen un descuento por pago anticipado en saldos de A/R de fecha más larga para motivar a sus clientes a pagarlos antes.
Por lo general, es mejor para el cliente aprovechar el descuento y pagar temprano porque el descuento les ahorra más de lo que podrían haber ganado aferrándose a su dinero.
Los grandes saldos de A/R Pueden ser riesgosos
Tener un gran saldo de A/R en el balance parece positivo. Uno pensaría que todas las compañías quieren un aluvión de dinero en efectivo esperado en el futuro. Sin embargo, el dinero en A/R es dinero que no está en el banco, lo que expone a la empresa a un grado de riesgo. Si Walmart quebrara o simplemente no pagara al editor, el editor se vería obligado a anotar el saldo de A/R en su balance por 1 1.5 millones.
Absorber esta pérdida y quedarse atascado con 50,000 unidades de libros personalizados podría ser devastador para el editor. Si te estás preguntando sobre las perspectivas de crecimiento futuro de una empresa, asegúrate de echar un vistazo a su libro de cuentas por cobrar. Debería estar bien diversificada.
Si un cliente representa más del 5% o el 10% de las cuentas por pagar, esto crea exposición y puede ser motivo de preocupación.
Normalmente, las empresas de construir una reserva de efectivo para prepararse para situaciones como esta. Las reservas son cargos contables específicos que reducen los beneficios cada año, aproximándose a las pérdidas anticipadas. Si las reservas son inadecuadas o es necesario aumentarlas, se deben hacer cargos adicionales en la cuenta de resultados de la empresa. Las reservas se utilizan para cubrir todo tipo de problemas, que van desde las expectativas de devolución de garantía hasta las provisiones de préstamos incobrables en los bancos.
Una alternativa a A/R
Algunas empresas tienen un modelo de negocio diferente y en realidad reciben un pago por adelantado. En este caso, la empresa no registra una cuenta por cobrar, sino que ingresa un pasivo en su balance a una cuenta conocida como ingresos no devengados o ingresos prepagados.
A medida que el dinero se gana, ya sea enviando productos prometidos, utilizando el método de «porcentaje de finalización», o simplemente a medida que pasa el tiempo, se transfiere de los ingresos no ganados en el balance a los ingresos por ventas en la cuenta de resultados. Esto reduce la responsabilidad y aumenta las ventas reportadas.
Un buen ejemplo de esto es en la industria de gestión de activos. Los clientes a menudo pagan tarifas trimestrales a un Asesor de Inversiones Registrado, facturadas por adelantado. La compañía asesora recibe el dinero en efectivo, pero aún no lo ha ganado. Por cada día hábil que pasa, un cierto porcentaje de las tarifas se gana y no se reembolsa.
Una empresa de gestión de activos que opta por facturar en mora, por otro lado, tendría temporalmente un saldo de A/R en su balance, generalmente por solo un día o dos, ya que las tarifas se deducen de las cuentas de custodia de los clientes.