Jste zde, protože potřebujete vědět, jak napsat RFP pro web design nebo redesign. RFP je to, co agentury používají k posouzení vašeho projektu a poté vám poskytnou návrh. Ve společnosti Big Drop dostáváme tuny RFP, od malých podniků až po společnosti Fortune 500-některé jsou dobré, některé jsou špatné a o některých už nemluvíme. Co jsme stanovili, je, jak připravit RFP pro váš web a jak vytvořit skvělý. Koneckonců, čím důkladnější můžete být se svým RFP, tím přesnější bude váš návrh.

co dělá dobrý RFP?

Když potřebujete web, první věc, kterou uděláte, je sestavit žádost o redesign webu pro návrh. Odeslání RFP více agenturám je běžné a vždy dobrý nápad — tak získáte představu o tom, co bude skutečně zapotřebí k oživení vašeho projektu a vize. Poté, co odešlete svou žádost, agentury odpoví navrhovaným řešením, které nastiňuje rozsah práce, časová osa, a náklady na váš web. Po této výměně obvykle následuje krátký telefonní hovor a relace otázek a odpovědí.

Přemýšlejte o svém RFP jako o prvním dojmu pro potenciální partnery agentury. Skvělý RFP připravuje půdu pro skvělé partnerství. Velký RFP je jasný, výstižný a dostane se přímo k věci. K vytvoření RFP nemusíte mít technické know-how. Ve skutečnosti většina z nejlepších RFP, které dostáváme, nemá žádnou zmínku o kódu nebo technickém žargonu(denně slyšíme dost vývojářů). Pokud víte, jaké integrace chcete použít (MailChimp, HubSpot, Marketo), uveďte je ve svém e-mailu RFP prodejcům. Pokud ne, zapomeňte na to. Nemusíte mít všechny odpovědi. Po všem, to je důvod, proč jste najímání agenturu na prvním místě, tak nechte na profesionály, aby na to přijít.

pojďme na rovinu: RFP nemusí být nudné. Je to vaše věc, o které tu mluvíme, takže neváhejte a udělejte to zábavou. V Big Drop víme něco o RFP, takže použijte naše pokyny, které jsme sestavili jako výchozí bod, spíše než pravidla(Nikdy jsme na nich nebyli velcí). Nech si to jednoduché, přemýšlet o každé části a aby bylo příjemné. Na konci dne budujeme něco nového pro budoucnost vašeho podnikání,takže se těšte!

zde je to, co RFP obrys by měl obsahovat:

1. Shrnutí
2. Společnost Pozadí
3. Hlavní Cíle
4. Rozsah Projektu a Dodání
5. Mapa
6. časová Osa & Milníky
7. Funkční/Technické Požadavky
8. Rozpočet
9. Kritéria pro Výběr

Shrnutí

Pokud si nejste jisti, co psát, první věc, kterou byste měli začít s je shrnutí projektu. Měl by poskytnout úvod do vaší společnosti a důvod pro odeslání vašeho RFP. Řekněte své potenciální dodavatele, co je vám, doufám, že pro ně dosáhnout a vyložit nějaké problémy vy nebo vaši uživatelé čelit s vaší aktuální stránky. Zde je krátký příklad shrnutí RFP:

příklad: název naší společnosti je Initech. Aktualizujeme software pro velké společnosti a organizace. Hledáme přepracování webových stránek. Naši uživatelé hlásí, že na našem webu nemohou najít to, co hledají, a design je datován.

proč na tom záleží: část žádosti o návrh se dostane k věci. Říká čtenáři vašeho návrhu, kdo jste a proč jim předkládáte RFP. To nastavuje tón pro zbytek návrhu.

pozadí společnosti

Poskytněte stručnou historii vaší organizace. (Zvláštní důraz na stručnost). Řekněte svému prodejci, kdo jste, v jakém odvětví působíte, a popište své typické publikum nebo zákazníka. Pomáhá také informovat vaši potenciální agenturu o tom, kdo jste. Jste Marketingový koordinátor nebo klíčový rozhodovací orgán ve vaší organizaci? Vědět, kdo mluví, záleží. Ať už jste starší, zavedenější společnost nebo vznikající startup, klíčem je dát potenciálním prodejcům vědět, kdo jste a o čem jste.

příklad: v Initech si nás naši zákazníci vybírají, protože poskytujeme kvalitní služby. To, co nás odlišuje od našich konkurentů, je to, že jsme v našem oboru nejzkušenější a podnikáme 30 let.

proč na tom záleží: Pozadí vaší společnosti nebo organizace říká, že váš potenciální dodavatel ví, co zastupujete, a může poskytnout včasnou indikaci k potvrzení, zda bude projekt vhodný.

hlavní cíle

Velké RFP jsou autentické. Buďte struční a jasní o problémech, kterým vy a vaši uživatelé čelíte. Zaměřte se na to, co doufáte, že s novým webem dosáhnete. Pokud můžete, zkuste to zúžit na jednu nebo dvě věty a odtud rozbalte. Dobrým místem pro začátek je rozpoznávání problémů.

Pro Tip: „Myslete na své nové webové stránky jako katalyzátor pro vaše obchodní cíle, být vepředu o tom, co musí dosáhnout a proč váš starý není řezání.“

příklad: naším hlavním cílem pro naše webové stránky je zvýšit získávání a zapojení uživatelů prostřednictvím designu. Na rozdíl od našich současných webových stránek, náš nový web musí uživatelům poskytnout způsob, jak snadno a efektivně nakupovat naše produkty, a měl by také reagovat na mobilní zařízení.

proč na tom záleží: Je důležité upřednostnit nejdůležitější cíle, kterých byste chtěli ve svém projektu dosáhnout, aby váš dodavatel přesně věděl, co chcete z této zakázky získat. Stanovení cílů na začátku je skvělý způsob, jak zvýšit své šance na úspěch s novým webem.

rozsah a výstupy projektu

v tomto okamžiku při psaní vašeho RFP byste měli přemýšlet o tom, jaké konkrétní služby hledáte. Ve společnosti Big Drop se naše projekty pohybují v rozsahu. Některé společnosti potřebují pouze webové stránky, zatímco jiné potřebují video produkci a branding. Vzhledem k tomu, že projekty se liší rozsahem, výstupy se budou odpovídajícím způsobem lišit. Níže uvádíme jen několik příkladů toho, co můžete očekávat při jednání se svým prodejcem:

• Project Management
• UX/UI Planning
• Graphic Design
• Frontend development
• Backend development
• On-site SEO
• Content strategy
• Quality Assurance and Testing
• Content Migration
• PPC Campaigns
• Content Management System Training
• Copywriting/Obsah
• Vizuální Identita
• pozice Značky
• Marketing
• Video Produkce
• Fotografie

Pokud jste požadovat návrh webu, očekávají, že výsledky zahrnují věci jako vzory a wireframes. Pokud váš projekt obsahuje vizuální identitu, očekávejte, že vaše výstupy přijdou ve formě souborů PSD nebo AI. Ostatní dodávky jsou nehmotnější, takže znáte rozdíly a co můžete od svého dodavatele očekávat.

Pro Tip: „Vím, co máte, být na pozoru před prodejci, kteří nemají poskytnout hodinový rozpis pro své služby“

Příklad: hledáme 60 sekund explainer videa, které mají být zobrazeny na našich webových stránkách. Chtěli bychom také, aby vizuální identita (logo) byla použita pro vizitky a hlavičkové papíry.

proč na tom záleží: Při určování rozsahu práce vašeho projektu, Váš dodavatel vezme v úvahu, jaké úkoly bude třeba dokončit, a použije hodinovou sazbu na základě svých nejlepších odhadů souvisejících s předchozími projekty. Mít tyto informace zajistí, že váš prodejce vám řekne nejlepší návrh webových stránek.

Mapa stránek

způsob, jakým jsou vaše webové stránky organizovány, ovlivní, jak uživatelé najdou to, co hledají. Mapa stránek je v podstatě obsah pro vaše webové stránky. Uveďte, jaké stránky chcete mít v navigačním menu, a přemýšlejte o tom, jak bude uživatel procházet webem. Vaši uživatelé by měli být schopni rychle a snadno najít potřebné informace. Pokud nemohou, odejdou. Uživatelská zkušenost (UX) je klíčovým faktorem efektivity vašeho webu.

Pro Tip: „bez zvukové strategie UX budou digitální produkty pravděpodobně selhat. Je to opravdu tak jednoduché.“

odhad, kolik stránek si myslíte, že vaše webové stránky budou potřebovat, může být dobrým výchozím bodem, tj. Pokud si nejste jisti, jaké stránky potřebujete, nebojte se o to a nechte svého dodavatele, aby to pro vás zjistil.

Příklad:

1. Úvodní stránka
2. O Nás
3. Služby
4. Obchod
5. Blog
6. Kontakt

Proč na tom záleží: Uživatelské zkušenosti je jednou z nejdůležitějších složek jakéhokoli digitálního projektu. Váš prodejce použije tyto informace k určení, kolik vlastních rozvržení stránky bude váš web potřebovat.

časová Osa & Milníky

časová osa část vašeho RFP by měla odpovědět na otázku, kdy chcete, aby byl váš projekt jít žít. Pokud existuje konkrétní datum, kdy musí být váš web nebo projekt značky dokončen, toto je místo, kde jej můžete uvést. Zde by měly být uvedeny všechny důležité milníky ve vašem projektu, jako je spuštění nového produktu nebo reklamní kampaň.

Pro Tip: „buďte realističtí, pokud jde o váš termín, vlastní design a vývoj webových stránek vyžaduje čas.“

příklad: Uzávěrka webových stránek je 30. Ledna. Nicméně, máme výroční konferenci v lednu 1 a chtěli bychom mít domovskou stránku dokončenou do té doby, pokud je to možné.

proč na tom záleží: být předem o tom, kdy vaše webové stránky musí jít žít, je důležitým prvním krokem při vytváření fit. Váš potenciální prodejce může posoudit, zda může realisticky splnit vaše očekávání. V některých případech, prodejci jsou ochotni dokončit spěch projekt, ale to samozřejmě přijde za příplatek.

funkční požadavky

toto bude pravděpodobně nejpodrobnější část RFP vašeho webu. Uveďte všechny technické požadavky, které musí mít vaše webové stránky, jako například: zpracování plateb, Kariérní integrace nebo přihlášení uživatelů.

Pro Tip: „nemusíte mít všechny odpovědi, ale nezapomeňte zahrnout ty, které děláte.“

prodáváte produkty? Pokud ano, jaké řešení elektronického obchodování chcete použít, nebo hledáte doporučení? Máte na mysli systém pro správu obsahu, jako je Drupal nebo WordPress? Pokud chcete začlenit CRM, jako je HubSpot nebo e-mailovou marketingovou službu, jako je MailChimp, nezapomeňte ji sem zahrnout. Pokud nevíte, kde začít, nebojte se, Váš prodejce vás kryl.

pro techničtější dav se pokuste poskytnout co nejvíce podrobností, pokud jde o funkčnost. Pokud existují integrace třetích stran, které stahují data z externích zdrojů, nezapomeňte uvést, jak k tomuto přenosu dochází a odkud tato data pocházejí. Pokud se jedná o API, existuje dokumentace? Odpovězte na tyto otázky a budete eliminovat tam a zpět mezi vámi a vaším prodejcem.

příklad: naše webové stránky musí být schopny prodávat produkty a mapovat umístění našich obchodů prostřednictvím Map google. Sekce kariéry našeho aktuálního webu jsou hostovány na bluehouse.

proč na tom záleží: bude to jeden z nejdůležitějších faktorů při posuzování rozsahu a ceny z pohledu vašeho dodavatele. Některá řešení vyžadují méně hodin věnovaných integraci, kde jiná řešení vyžadují obrovské prostředky, které se vynakládají na vývoj vlastních API za účelem vytváření softwarových aplikací. Opět platí, že čím více informací poskytnete v jasném a stručném RFP, tím přesnější bude obrys návrhu projektu vašeho dodavatele.

rozpočet

Ano, Vaše žádost dopis by měl obsahovat rozpočet. Srážkové váš rozpočet pro projekt je to trochu jako se snaží koupit domů bez poskytnutí svého makléře představu o tom, co jste ochotni zaplatit. Pokud byste chtěli koupit dům a váš rozpočet je $150k, váš makléř pak může najít několik domů, které vám poskytují největší hodnotu v rámci vašeho rozpočtu.

“ Toto je podnikání, pokud nemluvíte o penězích, pravděpodobně to nemyslíte vážně.“

rozhodněte se, co je pro vás důležité: možnost, která je nejméně nákladná, nebo možnost, která poskytuje nejvyšší hodnotu v rámci vašeho rozpočtu. Poskytnutí vašeho dodavatele s vaším rozpočtem jim umožňuje vrátit se s nejvhodnějším řešením na základě vašeho rozsahu, cílů atd. Chcete-li rozšířit naši analogii nákupu domů, můžete si koupit dům za $ 5,000 nebo $ 500k, ale to, co dostanete za tyto ceny, se bude lišit.

Pokud musíte, jednoduše poskytněte rozsah. Pokud hledáte Další služby, jako je průběžná údržba a podpora nebo SEO, zahrňte rozpočet na tyto služby Samostatně.

Pro Tip: „jak se skutečné o tom, co hledáte platit vám dává výhodu, že vidí jak mnoho prodejců jsou ochotni dát na své navrhovaný rozpočet“

, Že vaše webové stránky jako investice. Každá renomovaná agentura vám poradí a poradí, jak získat co nejvíce z vašeho rozpočtu a maximalizuje váš potenciál pro návratnost této investice.

příklad: Rozpočet pro naše nové webové stránky je mezi $ 80,000 – $ 100,000 . Naše roční opakující se rozpočtové podpory a údržby 60.000 dolarů

Proč na tom záleží: nechcete ztrácet čas setkání s a mluvit s prodejci, kteří nejsou ve své cenové kategorii. Být upřímný ohledně svého rozpočtu vám také umožňuje mluvit s dodavateli, díky nimž budete jejich prioritou. Transparentnost jde dlouhou cestu.

kritéria pro výběr

zde se jednoduše rozhodnete pro kritéria, která použijete při výběru dodavatele. Věci, které je třeba zvážit, jsou: odbornost agentury, schopnosti, portfolio, relevantní projekty, domácí služby atd.

příklad: výběr provedeme na základě zkušeností agentury, relevantních projektů a na základě designu.

proč na tom záleží: jeden dodavatel může mít větší odborné znalosti v jednom odvětví před druhým. Jiní mohou mít větší zkušenosti s informačními webovými stránkami přes elektronický obchod. Buďte vepředu, pokud jde o to, na čem založíte své rozhodnutí, aby příjemce mohl být vpředu o tom, zda jsou pro vás tou pravou agenturou.

Co teď?

to je ono. Vybavili jsme vás tím, co potřebujete k napsání hvězdného RFP. Není to tak těžké, jak to zní, jakmile víte, co děláte. Jen nezapomeňte, aby to stručné, upřímný a zábavný.