„40 hodin blokován pracovní týden, odhaduji, produkuje stejné množství produkce jako 60+ hodin práce týdně sleduje bez struktury.“

– Cal Newport, Autor Hluboké Práce,

Pokud existuje jedna věc, které lze říci o moderní pracoviště, je toto: Pokud nechcete ovládat svůj rozvrh, to vás bude kontrolovat.

Jak si rovnováhu nutné zlo, schůzek, e-mailu, týmový chat, a „zaneprázdněn prací“ se zaměřuje čas na věci, které vám skutečně záleží? Protože stát se digitálním poustevníkem není pro většinu z nás volbou, potřebujeme konkrétní strategie, které nám pomohou soustředit se ve světě, který nás má rozptýlit.

to je místo, kde přichází blokování času.

Čas blokování (a jeho blízcí příbuzní času boxu, úkol dávky, a den motivů) je jednoduchý, ale účinný způsob, jak vzít zpět kontrolu nad pracovní den.

zkuste blokování času, pokud ano…

• Žonglovat mnoho různých projektů/odpovědnosti (Jack Dorsey používá den motivů spustit dvě hlavní společnosti ve stejnou dobu)

• Trávit příliš mnoho času v „reaktivní režim“, reagovat na e-mail a zprávy

• Najít jejich den rozřezaná setkání

• Bitva neustálé přerušování v průběhu dne

• snaží najít čas a duševní prostor pro velké obraz myšlení

příručka vám poskytne přehled o tom, co čas blokování, úkol dávky, a den motivů jsou; jak kombinace těchto strategií může pomoci kultivovat svůj rozvrh, a nejlepší způsob, jak používat svůj kalendář a správce úloh, aby čas zahájení blokování sebe.

co je blokování času?

Čas blokování je time management metoda, která vás žádá, abyste rozdělit den do bloků času. Každý blok je určen k plnění konkrétního úkolu nebo skupiny úkolů a pouze těch konkrétních úkolů. Místo toho, aby otevřený seznam věcí, které dostanete, jak budete moci, budete začít každý den s konkrétní plán, který stanovuje, co budete pracovat a kdy.

klíčem k této metodě je upřednostnění seznamu úkolů předem – vyhrazená týdenní recenze je nutností. Zhodnoťte, co se chystá na týden dopředu, a vytvořte hrubý náčrt svých časových bloků pro každý den. Na konci každého pracovního dne zkontrolujte všechny úkoly, které jste nedokončili – stejně jako všechny nové úkoly, které přišly-a podle toho upravte své časové bloky po zbytek týdne.

s dny, které jsou předem zablokovány, nebudete muset neustále rozhodovat o tom, na co se zaměřit. Vše,co musíte udělat, je sledovat svůj časový plán blokovaný. Pokud se dostanete off-úkol nebo nepozorný, stačí se podívat na svůj rozvrh a vrátit se k jakémukoli úkolu, který jste zablokovali čas pro.

Čas blokování variace

Čas blokování má pár blízkých, ale zřetelný bratranci, které stojí za zvážení: úkol dávkování, den motivů, a čas v boxu.

Úkol dávkování

Úkol dávkování je, když se skupina podobných (obvykle menší) úkoly společně a naplánovat konkrétní čas bloky dokončit všechny najednou. Řešením podobných úkolů ve skupině omezíte množství přepínání kontextu, které musíte udělat po celý den, což šetří drahocenný čas a duševní energii. Například plánování dvou 20minutových bloků pro zpracování e-mailů během dne je efektivnější než kontrola doručené pošty každých 15 minut.

Čas blokování páry dobře s úkolem dávkování, protože to vám ušetří od plánování každý jednotlivý úkol na vašem kalendáři. Stačí zablokovat kusy času každý den nebo týden, kdy chcete dokončit určitou dávku aktivit, např. e-mail, fakturace, cvičení, schůzky, psaní, kódování, hluboká práce, pochůzky, příprava jídla.

Den motivů

Den motivů je více extrémní verzi úkol dávky pro lidi, kteří mají spoustu oblastí odpovědnosti soutěžit o jejich pozornost. Například podnikatel musí často věnovat pozornost marketingu, prodeji, vývoji produktů, zákaznické podpoře a HR současně. Místo toho, aby zrušil časové bloky pro každou oblast odpovědnosti každý den, day theming věnuje celý den každý týden každé odpovědnosti.

Mike Vardi, zakladatel Productivityist, používá den motivů nastavit jeho celkového zaměření pro každý den. Zde je návod, jak, že témata týdne:

Věnuje každý den na jediné téma, vytváří spolehlivé vzor práce a dále omezuje kognitivní zatížení přepínání kontextu. Vardi vysvětluje, že motivů nabízí duševní jasnost, která mu umožňuje zaměřit se na jeho rodinu:

„Vědět, co den „znamená“ mi umožňuje, abych si věci, které potřebuju a chci dosáhnout, aniž by viděl neurčený měl dělat položky na seznamu. Výsledkem je, že mám méně únavy při rozhodování a dokonce mám více energie, když trávím čas se svými dětmi.“

box

Čas blokování a čas boxu jsou často zaměňovány jako synonymum, ale tam je důležitý rozdíl. Blokování času vás požádá, abyste zrušili určité části času, abyste se zaměřili na daný úkol nebo aktivitu. Například: „zítra budu pracovat na prvním návrhu svého blogového příspěvku od 9 do 11 hodin.“

naproti tomu time boxing vás požádá o omezení, kolik času věnujete konkrétnímu úkolu. Zde je časová verze výše uvedeného příkladu blokování času: „Dokončím první návrh svého blogového příspěvku zítra mezi 9: 00 a 11: 00.“

toto samo-uložené „časové pole“ vás nutí pracovat efektivně, protože máte omezené množství času na dokončení úkolu. Může to být zábavný způsob, jak vyzvat sebe a gamifikovat svou produktivitu.

proč je blokování času tak účinné?

tato technika se zdá být jednoduchá na povrchu, ale má hluboký dopad na vaši schopnost dělat věci:

podporuje zaměřené „hluboké práce“

Cal Newport, autor Hluboký Práce: Pravidla pro Zaměřila Úspěch ve zmateném Světě, je velkým zastáncem čas blokování. Každý večer věnuje 20 minut plánování následujícího pracovního dne:

“ někdy se lidé ptají, proč se obtěžuji s tak podrobnou úrovní plánování. Moje odpověď je jednoduchá: vytváří obrovské množství produktivity. Odhaduji, že Pracovní týden blokovaný časem 40 produkuje stejné množství výstupu jako 60 + hodinový pracovní týden sledovaný bez struktury.“

Při plánování kus času na práci na jednom projektu, problém nebo úkol, aby všechny vaše mentální zdroje na medvěda na jednu věc, spíše než šíří vaši pozornost tenkou přes několik úkolů. Čím více budete „jediný úkol“, tím více budete budovat duševní svaly potřebné pro hlubokou práci a tím snazší je zůstat soustředěný.

To vám pomůže vyřadit „mělké práce“ efektivněji

Mělké práce je zaneprázdněn prací, že je naléhavé, ale není důležité k dosažení svého dlouho-období cílů–, že papírování nebo reaguje na (většinou) e-maily. Když čas box mělké práce, jste nastavení jasných limitů na to, kolik času budete věnovat na to. Navíc seskupení podobných úkolů dohromady snižuje náklady na přepínání kontextu. Dávkováním všech svých mělkých úkolů dohromady ve vyhrazeném časovém bloku nebo dvou, budete je moci efektivněji napájet a chránit zbytek pracovního dne pro práci s vyšším dopadem.

jste si vědomi toho, jak budete trávit svůj čas

Většina lidí jsou špatní v řízení času. Jsme hrozné odhadnout, kolik času úkoly bude trvat, a máme tendenci overcommit naše budoucí já. Blokování času vás nutí čelit vašim současným prioritám a závazkům a úmyslně se zabývat tím, jak trávíte svůj konečný čas. Pro každý nový závazek, který pustíte do svého života, jste nuceni najít ve svém kalendáři fyzický prostor. V důsledku toho se náklady na příležitost říkat “ ano „stávají konkrétnějšími a je mnohem snazší říci „ne“.

působí proti perfekcionismu

Fuzzy časové osy jsou nejhorším nepřítelem perfekcionisty. Vždy je co vylepšovat a vylepšovat. Může být obtížné vědět, kdy je otevřený projekt dokončen, zvláště pokud usilujete o dokonalost. V určitém okamžiku musíte být schopni říci „dost dobrý“ a jít dál. Time boxing může pomoci tím, že uloží lhůty na vaše projekty. Pokud často prodlužujete úkoly tím, že se snažíte získat vše v pořádku, nastavte přísný časový rámec pro dokončení úkolu a držte se ho.

pomáhá vám sledovat vaše cíle

v článku “ za dobrými úmysly: Pobízet lidi, aby se plány zlepšuje následovat-přes na důležité úkoly“ vědci Dr. Todd Rogers a Dr. Katherine L. Mlékař recenzi několik studií podporuje představu, že „konkrétní plány pomoci lidem sledovat své záměry.“

Z následujících pohybový režim plánování očkování proti chřipce, lidé s větší pravděpodobností jednat o svých záměrech, když se zapsal konkrétní místo, datum, a čas pro aktivity. Přesto se většina lidí spoléhá spíše na vágní záměry než na konkrétní plány:

“ paradoxně lidé často podplánují, když začínají se silnými úmysly. Oni se mylně domnívají, že jejich silné úmysly jsou dost pohánět nimi provádět požadované chování, a že víra jim brání používat strategie, které by mohly pomoci přeložit záměry do akce.“

stánek s jídlem: když naplánujete své úkoly a cíle, budete s větší pravděpodobností následovat. Blokování času vás nutí vytvářet konkrétní plány, které zajistí, že každý den pracujete na dosažení svých cílů. Jak William Faulkner skvěle vtipkoval:

“ píšu jen tehdy, když inspirace udeří. Naštěstí udeří každé ráno v devět.“

ale bude čas blokovat práci s mou prací?

Jeden z největších kritiku času blokování je, že to není účet pro reaktivní místa, kde je nemožné předvídat, co přijde v daném okamžiku. Je blokování času skutečně realistickou strategií pro specialistu zákaznické podpory, jehož úkolem je reagovat na lístky? Nebo správce účtu, který musí být k dispozici, aby mohl reagovat na požadavky klientů?

tvrdíme, ano – tvrdí, dokonce i malé množství kontrolu nad plán může být užitečné bez ohledu na to, co je vaše práce. Cal Newport to řekl takto:

“ období otevřené reaktivity lze zablokovat jako jakýkoli jiný typ závazku. I když blokujete většinu dne pro reaktivní práci, například skutečnost, že řídíte svůj plán, vám umožní věnovat některé malé bloky (možná na periferii plánu) hlubším snahám.“

když je Váš pracovní den provozován vnějšími silami, je snadné ztratit ze zřetele své vlastní cíle. Blokování času vám může pomoci získat větší pocit kontroly nad i těmi nepředvídatelnými plány.

Nějaký společný čas blokování přešlapy a jak se jim vyhnout

čas blokování je velice jednoduché v teorii, to může být těžké držet se v praxi. Zde jsou některé tipy, které vám pomohou použít metodu úspěšně (a ne se stát otrokem svého kalendáře v procesu):

Podceňují svůj čas

Budete mít lepší odhad, jak dlouho úkolů vzít v průběhu času, ale dokud jste piloval své instinkty, chybovat na straně zablokovat příliš mnoho času pro úkoly, spíše než příliš málo. Pad svůj plán s více času na dokončení a přechod mezi úkoly. Můžete dokonce vytvořit „podmíněné bloky“ času, který můžete využít, pokud zaostáváte.

být příliš rigidní

věci přijdou a zničí vaše plány. Mějte však na paměti, že váš plán je průvodcem, který vám pomůže zaměřit vaši pozornost na to, co je důležité, nikoli na závaznou smlouvu.

I produktivitu expert Cal Newport úpravy jeho plány po celý den tím, že přechod z původní časové bloky a jejich plnění s aktualizovanými plány, jak okolnosti vyžadují:

Newport zabývá se změnami v rozvrhu tím, že vidí to jako hru:

„Tento typ plánování, pro mě, je jako šachová hra, s bloky pracovat stále šíří a seřazeny takovým způsobem, že projekty velké a malé, všechny zdá se, klikněte na dokončení s (právě dost) času nazbyt.“

Viz vaše časové bloky jako flexibilní způsob, jak problém sami, není striktní nástroje, aby potrestal sám sebe, když spadneš.

Overscheduling svůj volný čas

Když Elon Musk a Bill Gates byli řekl, aby plánovat své dny na 5-minutových intervalech, overscheduling svůj volný čas může být self-porážet cvičení. Studie ukázaly, že plánování volnočasových aktivit má „jedinečný tlumící účinek“ na celkový požitek z činnosti.

místo toho můžete zablokovat čas na odpojení a relaxaci bez nastaveného plánu, jak budete trávit tento čas. To vám dá možnost rozhodnout se, více spontánně, co chcete dělat-zavolat přátelům, zajít na skleničku? Podívejte se na tu novou hru Xbox? Číst? Ať už se rozhodnete cokoli, nezapomeňte mít alespoň část svého volného času zdarma.

Čas blokování s Todoist

můžete implementovat čas blokování s jakýmkoli nástrojem, ale v této části se zaměříme na to, jak používat Todoist vedle vašeho oblíbeného kalendáře aplikace – nebo dokonce dobré, staré fasioned pero a papír. Budeme se zabývat tím, jak implementovat tři různé varianty blokování času: dávkování úkolů, denní motivování a plánování jednotlivých úkolů.

Úkol dávkovací variace

Přísná čas blokování – věnuje čas blok pro každý jednotlivý úkol – může být únavné a těžké udržet v průběhu času. Doporučujeme kombinovat blokování času a dávkování úkolů pro efektivnější systém. Místo jednoho časového bloku na jednotlivý úkol přiřadíte časový blok pro každou kategorii úkolu, který dávkujete společně. Takto to vypadá v praxi:

nejprve se rozhodněte, které široké kategorie práce je třeba odrážet ve vašem denním nebo týdenním rozvrhu. Například spisovatel na volné noze může mít následující seznam kategorií:

• Email

• Work admin

• Sales

• Meetings

• Research

• Writing

• Professional Development

• Yoga

• Meal prep

• Personal admin

• Reading

• Free čas,

Nyní, sednout si s vaší oblíbenou aplikaci kalendář nebo plánovač papíru, a vytvořit časové bloky pro nadcházející týden, které odrážejí krát budete pracovat v každé kategorii. Ujistěte se, že všechny vaše priority a závazky mají v kalendáři dostatek místa. Pokud zjistíte, že se snažíte najít místo, možná budete muset začít snižovat své závazky. Konečný výsledek bude vypadat takto:

Pokud zjistíte, že je těžké držet, aby vaše digitální plán, doporučujeme plánování svůj den ven na papír. Papírový plán vás nutí začít každý den čerstvý a usnadňuje čmárání věcí a přizpůsobování se, jak den pokračuje. Navíc je také snazší udržet svůj papírový plán otevřený na stole jako viditelnou připomínku toho, na co jste se chtěli zaměřit.

, Pokud pracujete ve společnosti s sdílené kalendáře, můžete zjistit, že je užitečné, aby veřejně zablokovat čas pro „Deep Work“ udržet dostatečný kus na den setkání zdarma. Khoi Vinh, Hlavní Designer u Adobe, využívá tuto strategii ve své kanceláři:

„dívám se na časové bloky na můj kalendář, že mohu uzavřít pro „deep work“. Někdy se budu pohybovat kolem setkání vytvářet delší souvislé bloky, a pak vytvořím setkání nazvané „Kniha“, nebo, pokud mám podezření, že někdo bude ignorovat to, že jsem ti to jméno něco jako „Spolupráci Relace“ nebo „Hodnocení Výzkumu.“Musíš být mazaný.“

nyní máte časové bloky pro každou kategorii, ale stále je třeba vědět, které konkrétní úkol nebo skupina úkolů – práci na tom, kdy ten čas přijde. To je místo, kde přichází Správce úloh, jako je Todoist.

vytvořte štítek Todoist pro každou dávkovanou kategorii, se kterou jste přišli v prvním kroku, poté zkontrolujte všechny své aktuální úkoly a každému přiřaďte příslušný štítek.

Nyní, když jste přišel do doby, blok, vše, co musíte udělat, je vytáhnout odpovídající označení seznamu a vybrat si z příslušných úkolů. Úkoly s daty budou automaticky seřazeny nahoře, takže budete vědět, kdy je něco brzy splatné a nejprve potřebujete vaši pozornost.

aby se zajistilo, že prasklinami nic neklouzne, měl by mít každý úkol štítek. Pravděpodobně však zjistíte, že ne každá kategorie musí být sledována v Todoist. Například, možná budete chtít sledovat své schůzky nebo cvičení v kalendáři spíše než ve Správci úloh. A jak jsme řekli dříve, nechcete přeprogramovat svůj volný čas. Experimentujte s nastavením a zjistěte, co má smysl pro vaše konkrétní okolnosti.

Den motivů, variace

Pokud se pokusíte čas blokování a stále pocit, příliš rozptýlené a nesoustředěné, možná budete chtít vyzkoušet den motivů. Doporučujeme tento bezplatný kurz Skillshare Mike Vardy. Provede vás nastavením systému denních témat, včetně podrobných příkladů pomocí papíru i Todoistu.

Plánování času bloků pro jednotlivé úkoly

samozřejmě, pokud chcete, aby podrobnější plán, můžete vždy vytvořit samostatné časové bloky pro každý úkol. Nejjednodušší způsob, jak to udělat s Todoist je přes 2-way integrace s Kalendářem Google.

při nastavování integrace:

• vytvořte nový kalendář pouze pro vaše úkoly Todoist, takže je můžete přepínat a vypínat uvnitř kalendáře, jak potřebujete.

• zvolte synchronizaci celého účtu Todoist nebo vytvoření samostatných kalendářů pro každý z vašich projektů Todoist.

• zvolte synchronizaci úkolů pouze s datem splatnosti kromě úkolů s datem a časem splatnosti.

jakýkoli úkol Todoist s datem a časem se automaticky zobrazí jako událost ve vašem novém kalendáři Todoist. Jakýkoli úkol s datem, ale bez času, se zobrazí jako celodenní událost.

Během své týdenní hodnocení, aby každý úkol, který chcete dosáhnout, datum a/nebo čas spuštění zadáním něco jako „v pondělí v poledne“ nebo „Každý pátek v 9 hodin ráno“ do pole úkol. Todoist automaticky rozpozná a zvýrazní datum a nastaví jej při uložení úkolu.

Nyní, když otevřete váš denní nebo týdenní pohled v kalendáři, uvidíte každý z vašich úkolů je naplánováno jako samostatné události (aka své časové bloky). Můžete rozšířit, zkrátit, upravit a přesunout své časové bloky uvnitř kalendáře. Veškeré změny, které provedete v Kalendáři Google, se automaticky synchronizují zpět do vašeho Todoistu (a naopak).

Plánování dny a týdny předem, může se to zdát jako plýtvání drahocenný čas, který můžete používat, aby skutečně dostat věci udělat. Ale když neovládáte svůj kalendář,je snadné nechat rozptýlení převzít. Front-loading vaše rozhodování o tom, co pracovat na den nebo týden, budete šetřit čas a duševní energii, pokud jde o skutečně dostat do práce.

dejte čas blokování a úkol dávkování vyzkoušet po dobu jednoho týdne a uvidíte, jaké to je vzít zpět kontrolu nad svůj čas a pozornost.