A estas alturas, lo más probable es que haya utilizado archivos PDF en su vida empresarial o personal y haya llegado a comprender los beneficios que este formato versátil puede ofrecer. Pero, ¿sabía que puede adaptar su formato PDF aún más para adaptarse mejor a las necesidades de su negocio? He aquí un vistazo a algunos estándares de PDF muy importantes que podrían cambiar drásticamente la forma en que imprime, archiva e intercambia sus documentos.

Soluciones PDF/A de Solid Documents

• Solid PDF Tools – soluciones de escritorio para Validación, Creación y conversión de PDF/A
• Solid Framework-soluciones de desarrollo de software para Validación, Creación y conversión de PDF/A

PDF / A-El estándar PDF para Archivado a Largo Plazo

¿Qué es PDF/A?

En septiembre de 2005, la Organización Internacional de Normalización (ISO) aprobó la nueva norma PDF/A para el archivo de documentos electrónicos. De acuerdo con la norma ISO 19005-1, PDF/A es un derivado del PDF que «proporciona un mecanismo para representar documentos electrónicos de una manera que preserva su apariencia visual a lo largo del tiempo, independientemente de las herramientas y sistemas utilizados para crear, almacenar o renderizar los archivos.»

Este medio de preservación permite que los archivos PDF sean autosostenibles. PDF/A logra esta autosostenibilidad al incrustar la información (contenido, color, fuente, imágenes, texto, etc.).) necesario para mostrar el documento dentro del documento en sí. En otras palabras, PDF/A no requiere ninguna información externa adicional para mostrarse correctamente. Sin embargo, para que este formato alcance la autosostenibilidad, debe excluir ciertas características permitidas en archivos PDF estándar, como películas, sonido y transparencia.

La clasificación PDF/A se divide en dos partes, PDF / A – 1 y PDF/A-2. La primera clasificación, PDF / A-1, se subdivide en dos categorías más, PDF / A-1a y PDF / A-1b. La diferencia principal entre PDF/A-1a y PDF/A-1b es la forma en que cada uno maneja la extracción de texto:

• PDF/A-1a: Este nivel, también conocido como Conformidad de nivel A, es totalmente compatible con la norma ISO 19005-1. Esta versión incluye etiquetado, para que el texto se pueda extraer y ver en múltiples dispositivos, incluidos dispositivos manuales.
• PDF / A-1b: Conocida como Conformidad de nivel B, esta categoría se considera el nivel de conformidad mínimo para PDF / A. Este nivel garantiza que el documento se pueda visualizar y leer en un monitor de computadora, pero no se garantiza la legibilidad del texto.
• PDF / A-2: El PDF/A-2 se basa en la norma ISO 32000-1 y aprovecha las características posteriores a la especificación Adobe PDF 1.4. Esto incluye soporte para compresión JPEG2000 (beneficios para documentos en color escaneados)
• archivos PDF/A incrustados a través de colecciones/portafolios
• transparencia, contenido opcional (capas): útil para mapear o diseñar dibujos o documentos con varios idiomas (implementar contenido diferente en diferentes capas)
• soporte unicode (PDF/A-2U)
• metadatos XMP a nivel de objeto (nuevos requisitos para metadatos personalizados)
• comentarios y anotaciones (lista definida de tipos de anotaciones y comentarios aceptables y prohibidos para PDF/A-2)
• reglas de firma digital definidas

PDF/A-3: PDF/A-3 se basa Estándar ISO 32000-1 y ofrece soporte para archivos incrustados.

Lo que significa para su negocio…

PDF / A es un nuevo estándar que revolucionará la forma en que las empresas y las instituciones gubernamentales archivan documentos y registros críticos. Actualmente, muchas empresas archivan sus documentos manteniendo copias impresas (papel). Otro método de archivo actual es el uso de microfilmes y microfichas. PDF/A está diseñado para reemplazar todo esto con un único formato estandarizado que es fácil de actualizar, con capacidad de búsqueda, fácil de organizar, eficiente, transportable y, sobre todo, sostenible. Para su negocio, esto significa una alternativa de bajo costo y bajo volumen a mantener pilas de documentos y carpetas en su archivo. Además, debido a que se trata de un formato electrónico, puede almacenar fácilmente sus documentos archivados en múltiples ubicaciones, lo que los hace mucho menos vulnerables a incendios, inundaciones o cualquier otro desastre natural.

Estándar PDF / X-A para Datos de Preimpresión

¿Qué es PDF/X?

PDF / X, al igual que PDF/A, es un subconjunto de PDF. El propósito de PDF / X es proporcionar a diseñadores, ilustradores, ingenieros y artistas gráficos un formato de archivo electrónico que cualquier proveedor de servicios pueda imprimir correctamente. PDF / X permite una consistencia total incluso cuando los archivos son manejados en múltiples ubicaciones por personas que utilizan diferentes equipos. Este formato es ideal para la mayoría de las transferencias entre empresas listas para imprimir en las que el remitente de la información lista para imprimir y el receptor no tienen una afiliación sólida. Además de proporcionar un formato de entrega robusto para trabajos de impresión, PDF/X también ofrece otras ventajas, como un visor de archivos, una mejor compresión (tamaño de archivo más pequeño), soporte para colores planos, un medio para identificar la condición de impresión para la que se preparó el archivo y más. Sin embargo, al igual que PDF/A, los beneficios de PDF/X se compensan con compromisos. Características como transparencia, cifrado y compresión JBIG2 están prohibidas en PDF / X.

El estándar PDF / X se subdivide en tres categorías:

• PDF / X-1a: Este estándar es ideal para remitentes de archivos que desean conservar el mayor control sobre el trabajo de impresión. Admite intercambios a ciegas y cumple con los requisitos comunes en muchas partes del mundo.
• PDF/X-3: La diferencia más importante entre PDF / X-3 y PDF / X-1a es el hecho de que un archivo PDF/X-3 contiene datos administrados en color. Esto significa que cualquier herramienta que pueda leer un PDF / X-3 también debería poder leer un archivo PDF / X-1a.
• PDF / X2: A diferencia de los dos primeros formatos mencionados anteriormente, que están diseñados para intercambio ciego, el PDF/X2 está orientado a intercambios donde hay más diálogo entre el remitente y el receptor. Es un superconjunto del formato PDF/X-3, que es un superconjunto del formato PDF/X-1a.

Lo que significa para su negocio…

El estándar PDF / X está diseñado para ser aplicable en muchos sectores y negocios dentro de la industria de la impresión. Si está en el extremo receptor de archivos listos para imprimir, asegúrese de tener claro exactamente qué tipos de archivos puede aceptar (PDF / X-1a, PDF/X-3 o PDF / X2). Además, es seguro actualizar a versiones más recientes de las herramientas PDF/X a medida que están disponibles, ya que podrán leer archivos más antiguos. La mayoría de los productos compatibles con baseline PDF también admitirán archivos PDF / X. Asegúrese de pre-volar cualquier archivo de impresión entrante para determinar que cumple con la versión adecuada de PDF / X. Además, si es una impresora o un editor, asegúrese de que todo su flujo de trabajo sea compatible con PDF/X. Si está enviando datos listos para imprimir a un editor o impresora, considere cuidadosamente sus opciones con respecto a los subconjuntos de PDF/X para determinar cuál es el mejor para su negocio. En última instancia, el objetivo de PDF/X es proporcionar un medio para enviar archivos digitales con cuerpo completo con la confianza de saber que superarán el proceso de preimpresión sin errores ni modificaciones.

PDF/E y PDF/UA

PDF/E

ISO 24517-1:2008 es una Norma ISO, publicado en 2008. Este estándar define un formato para la creación de documentos utilizados en flujos de trabajo de ingeniería y se basa en la versión de referencia de PDF 1.6 de Adobe Systems. PDF / E es un subconjunto de PDF, diseñado para ser un formato de intercambio abierto y neutral para documentación técnica y de ingeniería.

PDF/UA

La «UA» significa Accesibilidad universal. PDF / UA proporciona un estándar técnico para desarrolladores de software que implementan software de escritura y procesamiento de PDF. La conformidad con PDF / UA proporciona accesibilidad para personas con discapacidades que utilizan tecnología como lectores de pantalla, lupas de pantalla, joysticks y otras tecnologías para navegar y leer contenido electrónico. PDF / UA no es un formato de archivo separado, sino simplemente una forma de usar PDF.

Para obtener más información sobre la Organización Internacional de Normalización, visite http://www.iso.org/iso/en/ISOOnline.frontpage