Está aquí porque necesita saber cómo escribir una RFP para diseño o rediseño web. Una solicitud de propuestas es lo que utilizan las agencias para evaluar su proyecto y luego proporcionarle una propuesta. En Big Drop, recibimos toneladas de solicitudes de solicitud, que van desde pequeñas empresas hasta empresas de la lista Fortune 500: algunas son buenas, otras son malas y otras ya no hablamos de ellas. Lo que hemos explicado es cómo preparar una solicitud de propuestas para su sitio web y cómo crear una excelente. Después de todo, cuanto más minucioso sea su solicitud de propuestas, más precisa será su propuesta.

¿Qué hace un buen RFP?

Cuando necesita un sitio web, lo primero que hace es armar una solicitud de propuesta de rediseño web. Enviar su solicitud de propuestas a varias agencias es común y siempre es una buena idea — es la forma en que se tiene una idea de lo que realmente se necesitará para dar vida a su proyecto y visión. Una vez que haya enviado su solicitud, las agencias responderán con una solución propuesta que describe el alcance del trabajo, el cronograma y el costo de su sitio web. Normalmente, este intercambio es seguido por una breve llamada telefónica y una sesión de preguntas y respuestas.

Piense en su solicitud de propuestas como una primera impresión para posibles socios de agencias. Una gran solicitud de propuestas prepara el escenario para una gran asociación. Una gran solicitud de propuestas es clara, concisa y va directamente al grano. No es necesario tener los conocimientos técnicos para crear una solicitud de propuestas. De hecho, la mayoría de las mejores RFP que recibimos no mencionan código ni jerga técnica (escuchamos suficientes conversaciones de desarrolladores a diario). Si sabes qué integraciones quieres usar (MailChimp, HubSpot, Marketo), lánzalas en tu correo electrónico de solicitud de propuestas a los proveedores. Si no, olvídalo. No tienes que tener todas las respuestas. Después de todo, es por eso que estás contratando una agencia en primer lugar, así que deja que los profesionales lo descubran.

Pongamos las cosas en claro: las RFP no tienen que ser aburridas. Estamos hablando de su negocio, así que siéntase libre de hacerlo divertido. En Big Drop, sabemos una o dos cosas sobre las RFP, así que usa nuestras directrices que hemos reunido como punto de partida, en lugar de reglas (nunca hemos sido grandes en esas). Manténgalo simple, piense en cada sección y hágalo agradable. Al final del día estamos construyendo algo nuevo para el futuro de su negocio, por lo que emocionarse!

Esto es lo que debe incluir un esquema de RFP:

1. Resumen
2. Antecedentes de la empresa
3. Objetivos básicos
4. Alcance y entrega del proyecto
5. Mapa del sitio
6. Cronograma & Hitos
7. Requisitos funcionales/técnicos
8. Presupuesto
9. Criterios de Selección

Resumen

Si no está seguro de qué escribir, lo primero que debe comenzar es el resumen de su proyecto. Debe dar una introducción a su empresa y el motivo para enviar su solicitud de propuesta. Dígale a su proveedor potencial lo que espera que logre y exponga cualquier problema que usted o sus usuarios enfrenten con su sitio actual. Este es un breve ejemplo de resumen de RFP:

Ejemplo: El nombre de nuestra empresa es Initech. Actualizamos software para grandes empresas y organizaciones. Estamos buscando una renovación del sitio web. Nuestros usuarios informan que no pueden encontrar lo que están buscando en nuestro sitio y que el diseño está anticuado.

Por qué esto importa: La parte de la solicitud de propuesta va al grano. Le dice al lector de su propuesta quién es usted y por qué le está presentando una solicitud de propuestas. Esto marca la pauta para el resto de la propuesta.

Antecedentes de la empresa

Proporcione un breve historial de su organización. (Énfasis especial en breve). Dígale a su proveedor quién es usted, en qué industria opera y describa a su público o cliente típico. También ayuda a que su agencia potencial sepa quién es usted. ¿Es usted un coordinador de marketing o un tomador de decisiones clave en su organización? Saber quién habla, importa. Ya sea que seas una empresa más antigua y establecida o una startup emergente, la clave aquí es dejar que los proveedores potenciales sepan quién eres y de qué se trata.

Ejemplo: En Initech, nuestros clientes nos eligen porque ofrecemos un servicio de calidad. Lo que nos diferencia de nuestros competidores es que somos los más experimentados en nuestra industria y hemos estado en el negocio durante 30 años.

Por qué esto importa: Los antecedentes de su empresa u organización le dicen a su proveedor potencial que sabe lo que representa y puede proporcionar una indicación temprana para confirmar si el proyecto será adecuado o no.

Objetivos principales

Las grandes RFP son auténticas. Sea conciso y claro sobre los problemas que usted y sus usuarios enfrentan. Concéntrese en lo que espera lograr con su nuevo sitio web. Si puedes, trata de reducirlo a una o dos oraciones, y luego expande a partir de ahí. Un buen punto de partida es el reconocimiento de problemas.

Consejo profesional: «Piense en su nuevo sitio web como un catalizador para sus objetivos de negocio, sea franco sobre lo que debe lograr y por qué su antiguo sitio no lo está logrando.»

Ejemplo: Nuestro objetivo principal para nuestro sitio web es aumentar la adquisición de usuarios y la participación a través del diseño. A diferencia de nuestro sitio web actual, nuestro nuevo sitio web debe proporcionar a los usuarios una forma de comprar nuestros productos de manera fácil y eficiente, y también debe responder a dispositivos móviles.

Por qué esto importa: Es importante priorizar los objetivos más importantes que desea lograr en su proyecto para que su proveedor sepa exactamente lo que desea obtener de este compromiso. Establecer sus objetivos al principio es una gran manera de aumentar sus posibilidades de éxito con su nuevo sitio web.

Alcance y entregables del proyecto

En este momento de escribir su RFP, debería estar pensando en qué servicios específicos está buscando. En Big Drop, nuestros proyectos tienen un alcance amplio. Algunas empresas solo necesitan un sitio web, mientras que otras necesitan producción de video y marca. Como el alcance de los proyectos varía, los entregables variarán en consecuencia. A continuación se muestran algunos ejemplos de lo que puede esperar ver al interactuar con su proveedor:

• Project Management
• UX/UI Planning
• Graphic Design
• Frontend development
• Backend development
• On-site SEO
• Content strategy
• Quality Assurance and Testing
• Content Migration
• PPC Campaigns
• Content Management System Training
• Redacción/Contenido
• Identidad Visual
• Posicionamiento de la Marca
• Marketing
• Producción de Vídeo
• Fotografía

Si usted está solicitando una propuesta para un sitio web, esperamos que las entregas a incluir cosas como los diseños y tramas. Si su proyecto incluye una identidad visual, espere que sus entregables lleguen en forma de archivos PSD o AI. Otros entregables son más intangibles, así que conoce las diferencias y qué esperar de tu proveedor.

Consejo profesional: «Sepa lo que está obteniendo, tenga cuidado con los proveedores que no proporcionan un desglose por hora de sus servicios»

Ejemplo: Estamos buscando un video explicativo de 60 segundos para mostrarlo en nuestro sitio web. También nos gustaría que se usara una identidad visual (logotipo) para tarjetas de visita y membretes.

Por qué esto importa: Al determinar el alcance del trabajo de su proyecto, su proveedor tendrá en cuenta qué tareas deberán completarse y aplicará una tarifa por hora basada en sus mejores estimaciones relacionadas con proyectos anteriores. Tener esta información asegurará que su proveedor le diga la mejor propuesta de sitio web.

Sitemap

La forma en que se organiza tu sitio web influirá en cómo tus usuarios encuentran lo que están buscando. Su mapa de sitio es básicamente una tabla de contenidos para su sitio web. Enumere las páginas que le gustaría tener en su menú de navegación y piense en cómo navegará el usuario por el sitio. Los usuarios deben poder encontrar rápida y fácilmente la información que necesitan. Si no pueden, se irán. La experiencia de usuario (UX) es un factor clave en la efectividad de su sitio web.

Consejo profesional: «Sin una estrategia de experiencia de usuario sólida, es probable que los productos digitales fallen. Es así de simple.»

Estimar cuántas páginas cree que necesitará su sitio web puede ser un buen punto de partida, por ejemplo: Acerca de, Servicios, Contacto. Si no está seguro de qué páginas necesita, no se preocupe y deje que su proveedor lo resuelva por usted.

Ejemplo:

1. página principal
2. Sobre Nosotros
3. Servicios
4. Tienda
5. Blog
6. Contacto

¿por Qué esto es importante: la experiencia de Usuario es uno de los componentes más importantes de cualquier proyecto digital. Su proveedor utilizará esta información para determinar cuántos diseños de página personalizados necesitará su sitio web.

Timeline& Hitos

La sección timeline de su RFP debe responder a la pregunta de cuándo desea que su proyecto se ejecute. Si hay una fecha específica en cuanto a cuándo debe completarse su sitio web o proyecto de marca, este es el lugar para enumerarlo. Cualquier hito importante en tu proyecto también debe enumerarse aquí, como el lanzamiento de un nuevo producto o una campaña publicitaria.

Consejo profesional: «Sea realista en términos de fecha límite, el diseño y desarrollo de sitios web personalizados lleva tiempo.»

Ejemplo: La fecha límite para el sitio web es el 30 de enero. Sin embargo, tenemos nuestra conferencia anual el 1 de enero y nos gustaría tener la página de inicio completa para entonces si es posible.

Por qué esto importa: Ser franco sobre cuándo debe comenzar a funcionar su sitio web es un primer paso importante para establecer un ajuste. Su proveedor potencial puede evaluar si puede o no cumplir con sus expectativas de manera realista. En algunos casos, los proveedores están dispuestos a completar un proyecto urgente, pero eso, por supuesto, tendrá un precio adicional.

Requisitos funcionales

Esta será probablemente la parte más detallada de la solicitud de propuestas de su sitio web. Enumere los requisitos técnicos que debe tener su sitio web, como: procesamiento de pagos, integraciones profesionales o inicios de sesión de usuario.

Consejo profesional: «No tienes que tener todas las respuestas, pero asegúrate de incluir las que tienes.»

¿Está vendiendo productos? Si es así, ¿qué solución de comercio electrónico está buscando utilizar o está buscando recomendaciones? ¿Tienes un sistema de gestión de contenidos en mente, como Drupal o WordPress? Si quieres incorporar un CRM como HubSpot o un servicio de marketing por correo electrónico como MailChimp, asegúrate de incluirlo aquí. Si no sabe por dónde empezar, no se preocupe, su proveedor lo tiene cubierto.

Para el público más técnico, trate de proporcionar la mayor cantidad de detalles posible en términos de funcionalidad. Si hay integraciones de terceros que extraen datos de fuentes externas, asegúrese de incluir cómo se realiza esta transferencia y de dónde provienen estos datos. Si hay una API involucrada, ¿hay documentación? Responda estas preguntas y eliminará el intercambio entre usted y su proveedor.

Ejemplo: Nuestro sitio web debe poder vender productos y mapear las ubicaciones de nuestras tiendas a través de google maps. Las secciones de carrera de nuestro sitio actual están alojadas en bluehouse.

Por qué esto importa: Este será uno de los factores más importantes para evaluar el alcance y el precio desde la perspectiva de su proveedor. Algunas soluciones requieren menos horas dedicadas a la integración, mientras que otras requieren grandes recursos que se invierten en el desarrollo de API personalizadas para crear aplicaciones de software. De nuevo, cuanta más información proporcione en una solicitud de propuestas clara y concisa, más preciso será el esquema de la propuesta de proyecto de su proveedor.

Presupuesto

Sí, su carta de solicitud debe incluir un presupuesto. Retener su presupuesto para un proyecto es un poco como tratar de comprar una casa sin darle a su corredor una idea de lo que está dispuesto a pagar. Si desea comprar una casa y su presupuesto es de $150k, su corredor puede localizar varias casas que le proporcionen el mayor valor dentro de su presupuesto.

» Esto es un negocio, si no estás hablando de dinero, es probable que no estés hablando en serio.»

Decida lo que es importante para usted: la opción que es la menos costosa o la que proporciona el mayor valor dentro de su presupuesto. Proporcionar a su proveedor su presupuesto le permite regresar con la solución más adecuada, en función de su alcance, objetivos, etc. Para ampliar nuestra analogía de compra de vivienda, puede comprar una casa por 5 5,000 o 5 500k, pero lo que obtiene a cambio de estos precios variará.

Si es necesario, simplemente proporcione un rango. Si está buscando servicios adicionales, como mantenimiento y soporte continuo o SEO, incluya el presupuesto para esos servicios por separado.

Consejo profesional: «Ser realista sobre lo que está buscando pagar le da la ventaja de ver cuánto están dispuestos a dar los proveedores por su presupuesto propuesto»

Piense en su sitio web como una inversión. Cualquier agencia de buena reputación lo asesorará y consultará sobre cómo aprovechar al máximo su presupuesto y maximizará su potencial para obtener un retorno de esa inversión.

Ejemplo: El presupuesto de nuestro nuevo sitio web es de entre $80,000 – $100,000. Nuestro presupuesto anual recurrente para soporte y mantenimiento 6 60,000

Por qué esto es importante: No desea perder el tiempo reuniéndose con proveedores que no están dentro de su rango de precios ni hablando con ellos. Ser honesto sobre su presupuesto también le permite hablar con proveedores que lo harán su prioridad. La transparencia es muy importante.

Criterios de selección

Aquí, simplemente decide los criterios que usarás al elegir a tu proveedor. Las cosas a considerar aquí son: experiencia de la agencia, capacidades, portafolio, proyectos relevantes, servicios internos, etc.

Ejemplo: Realizaremos nuestra selección en base a la experiencia de la agencia, los proyectos relevantes y el diseño.

Por qué esto es importante: Un proveedor puede tener mayor experiencia en una industria que en otra. Otros pueden tener mayor experiencia con sitios web informativos sobre el comercio electrónico. Sea franco en lo que respecta a en qué basará su decisión para que el destinatario pueda ser franco sobre si es o no la agencia adecuada para usted.

¿y ahora Qué?

Eso es todo. Te hemos equipado con lo que necesitas para escribir una propuesta de propuesta estelar. No es tan difícil como parece, una vez que sabes lo que estás haciendo. Solo recuerde que debe ser breve, honesto y divertido.