Un aviso para los medios es un anuncio de una página que informa a los medios de los detalles de un próximo evento. Un aviso de prensa invita a los medios a un evento como una gran inauguración, recaudación de fondos o algo similar donde la cobertura de prensa gratuita beneficiaría a una organización. Este evento puede o no estar abierto al público.

Plantilla de Aviso de medios gratuita

Escribir un aviso de medios efectivo que haga que los medios asistan y escriban sobre su evento puede ser un desafío. Es importante seguir el formato de aviso de medios aceptado, que los periodistas esperarán ver. Para ayudarte, hemos creado una plantilla de aviso de medios para guiarte a través de cada sección de redacción de tu aviso de medios, que incluye el titular, el cuerpo, los detalles del evento y la información de contacto.

en Miniatura de la plantilla:

Aquí están las plantillas para descargar:

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• Google Doc
• Formato PDF

a Continuación son los seis pasos que necesita tomar para escribir una efectiva asesoría de medios.

Decidir Cuándo usar un Aviso de Medios vs. Comunicado de prensa

La diferencia clave entre un aviso de prensa y un comunicado de prensa es el propósito para enviarlo. Un aviso para los medios de comunicación está dirigido específicamente a los medios de comunicación y es una invitación de una página y solo informativa para obtener asistencia de los medios de comunicación a un evento. Un comunicado de prensa debe ser abordado más como un artículo, que incluye citas y hechos, con el objetivo de generar interés general en las noticias que está anunciando, posiblemente sea recogido por medios de comunicación pequeños y grandes.

Un aviso de prensa es lo que eliges escribir y enviar cuando quieres que los medios de comunicación asistan a un evento. Un comunicado de prensa es lo que desea escribir y enviar si desea cobertura mediática de un tema de interés periodístico relacionado con su negocio. A veces, un comunicado de prensa anuncia un evento, pero también puede ser la apertura de una nueva ubicación, la contratación de un nuevo miembro del equipo ejecutivo o la obtención de un prestigioso premio.

Si cree que el comunicado de prensa se adapta mejor a sus necesidades y objetivos, puede leer nuestro artículo que proporciona instrucciones específicas sobre cómo escribir un comunicado de prensa, junto con una plantilla útil para guiarlo.

Configure Antes de comenzar a escribir

Antes de escribir su aviso, hay un par de cosas de planificación y formato que querrá abordar. Si quieres que la gente de los medios lea tu aviso para los medios, debes seguir los estándares de formato de la industria para que sepan exactamente dónde buscar rápidamente los detalles específicos del evento. Seguir este formato evita el riesgo de que ignoren su aviso.

Estos son los pasos que debe seguir antes de escribir.

Use membrete

Desea que su aviso para los medios de comunicación llame la atención y sea leído por los medios de comunicación. Para hacerlo, debe usar su membrete para escribir el aviso para los medios, ya que le dará credibilidad adicional. El uso del membrete de su empresa asegurará que más personas en los medios de comunicación lean el aviso y asistan a su evento.

Si aún no tiene membrete para su negocio, puede consultar algunos ejemplos de membretes de negocios para inspirarse. También puede crearlo rápidamente utilizando un servicio como Fiverr. Fiverr es un mercado que lo conectará con muchos expertos en diseño que pueden crear hermosos logotipos y membretes para usted.

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Titula Tu Aviso

Quieres poner el título «Aviso de medios» en la parte superior de la página para que cualquiera que lo reciba sepa qué es y a quién se dirige. Luego, desea comenzar su aviso con » Para publicación Inmediata.»Esto le permite a cualquiera que maneje primero su aviso saber que está bien distribuir la información que contiene de inmediato.

Ejemplo de Título de Aviso para los medios de comunicación

Incluya Información de contacto y dirección

En la esquina superior izquierda del aviso, normalmente situada directamente a la izquierda nombre y el mejor número de teléfono para comunicarse con ese contacto. Incluya la dirección donde se llevará a cabo su evento, incluida la ciudad y el estado, directamente debajo de la información de contacto.

Determina tu Audiencia

Ahora que tienes el aviso de medios configurado correctamente, determina quién es tu audiencia y cómo quieres hablar con ella. Es importante saber con quién está hablando para que pueda abordar lo que le interese específicamente. Recuerde que los avisos a los medios de comunicación están dirigidos únicamente a los medios de comunicación y tienen la intención de invitarlos a asistir a un evento.

La mejor indicación de quién es su audiencia para un aviso de medios es qué tipo de evento está organizando. Por ejemplo, si está celebrando una conferencia de prensa, querrá que asistan más reporteros y periodistas de noticias, mientras que si está organizando una recaudación de fondos, es posible que desee que asista un escritor de escena social. Personaliza tu contenido para que esté escrito para tu público objetivo.

La mayoría de los medios de comunicación tienen reporteros que cubren todos los temas principales, como la política, la educación, los negocios locales y la tecnología. Es posible que incluso desee encontrar un reportero específico que cubra eventos relacionados con su industria, así que lea algunos de sus artículos y escriba su asesoramiento teniendo en cuenta a esa persona. Decide qué tipo de profesionales de los medios de comunicación estarían más interesados en tu evento y concéntrate en escribir para ellos.

Escribe un título Cautivador de Aviso para los medios

Un título es el resumen de tu aviso que se encuentra en el centro superior de tu aviso para los medios y debe estar en negrita. Es importante dedicar algún tiempo a crear un gran titular para que aquellos que lo lean estén lo suficientemente interesados como para leer el resto de su asesoramiento y asistir a su evento. La longitud de este tipo de titular suele ser de 65 a 80 caracteres.

Así es como puedes escribir un título atractivo.

Manténgalo corto

Si su título es demasiado largo, se cortará en las búsquedas de motores de búsqueda como Google y en muchos dispositivos móviles. Desea mantener el número máximo de caracteres entre 65 y 80 caracteres (incluidos los espacios).

Vincularlo a un Tema de tendencia o Evento Actual

Una de las mejores formas de generar interés en su aviso de medios y su evento es vincularlo a un tema de tendencia. Por ejemplo, si va a organizar un evento en octubre, podría vincularlo al Mes de Concientización sobre el Cáncer de Mama. Al hacer esto, su evento se sentirá oportuno, y puede obtener interés adicional de aquellos que de otra manera podrían pasar por alto su aviso de medios y evento.

Aquí hay un ejemplo de un titular intrigante de un aviso de medios:

Titular de aviso de medios

Cubra los Detalles Importantes del Evento en el Cuerpo

Ahora que tiene su titular, desea comenzar a dar toda la información vital sobre su evento. Los avisos a los medios de comunicación no deben tener más de una página en total. Un aviso de prensa solo debe cubrir los detalles más importantes de su evento, como la ubicación, la fecha, el tema y el motivo del evento.

Aquí le mostramos cómo escribir su órgano asesor de medios.

Responda al ‘Qué, Quién, Dónde, Cuándo & Por qué ‘

La forma más fácil de escribir el cuerpo de su aviso de medios es simplemente enumerar estas preguntas y completar la información en una o dos oraciones. Quieres dar los detalles más interesantes e importantes para cada sección. Puede cambiar el orden de estas secciones para incluir la información en orden de importancia.

Comience explicando qué es el evento, qué va a suceder y qué van a experimentar en su evento. Hágales saber si esta será una buena oportunidad para tomar una foto o una historia. Luego, hágales saber quién estará allí. ¿Habrá celebridades o influencers que puedan interesar al periodista? Si es así, asegúrese de enumerarlos en la sección» Quién».

Después de haber escrito las secciones » qué » y » quién «de su evento, desea agregar el» dónde «y el» cuándo » con su ubicación y la fecha y hora. Por último, quieres escribir concisamente la sección «por qué» y dar contexto sobre por qué estás celebrando el evento y por qué los medios deberían asistir. Por ejemplo, podría explicar que está recaudando dinero para una organización benéfica específica, o que está celebrando una conferencia de prensa para cubrir una historia de interés humano.

Finalizar Su Aviso de medios

Por último, al final de su aviso de medios, desea agregar ### en la línea de fondo de su aviso. Esto permite a los medios de comunicación saber que su consejo ha concluido, significa » este es el fin.»

Ejemplo de un Órgano Asesor de Medios

Comience a distribuir Su Aviso de medios

Una vez que su aviso de medios esté listo para ser distribuido, debe decidir un método para llevarlo a las personas en los medios que estarán interesadas en asistir a su evento. También debe asegurarse de enviar su aviso a los medios en el momento adecuado para que los que puedan asistir tengan tiempo de prepararse y planificar adecuadamente.

Los avisos a los medios de comunicación deben enviarse entre cinco y siete días hábiles antes de la fecha de su evento. Para obtener la mayor atención, debe enviar su aviso y luego llamar a la sala de redacción de cada medio de comunicación que envió para hacer un seguimiento y asegurarse de que lo recibieron. Durante su llamada de seguimiento, puede preguntar si tienen alguna pregunta sobre su evento y si planean asistir. Asegúrese de incluir información de contacto para que puedan ponerse en contacto con usted con cualquier pregunta adicional.

Estos son algunos pasos que debe seguir para obtener la mayor atención posible de los medios de comunicación.

Use un Servicio de distribución

Para obtener los mejores resultados para su aviso de medios, debe considerar usar un servicio de sindicación. Estos servicios garantizan que obtenga la máxima exposición y la información de contacto correcta para enviar su aviso de medios a las personas adecuadas. Cuando utilice un servicio de distribución, utilizará un formulario en su sitio para escribir y formatear su aviso de medios, y luego lo distribuirá por usted a los tipos de medios de comunicación de su elección.

Si bien hay varias opciones para los servicios de distribución, una de las mejores es eReleases. Al usarlo para distribuir su comunicado de prensa, podrá llegar a miles de agencias de noticias, incluidas estaciones de televisión, grandes redes de noticias como Fox News y MSNBC y otros periódicos y sitios web de noticias. El costo de este servicio es típicamente entre 9 99 y 3 300, y ofrece ofertas a los usuarios primerizos.

Visite eReleases

Recopile información de contacto para los medios de comunicación

Para obtener los mejores resultados, combine el uso de un servicio de distribución con el contacto con reporteros locales por su cuenta. Para hacer esto, deberá buscar los contactos de medios correctos y luego tratar de encontrar su información de contacto, específicamente direcciones de correo electrónico, ya que la mayoría de los avisos de medios se envían por correo electrónico. Vaya a sus sitios web de noticias locales y busque los detalles de contacto. A veces, esta información aparece en artículos que los periodistas han escrito o en una página de contacto en el sitio web de noticias.

Una herramienta útil y gratuita para encontrar la dirección de correo electrónico de los periodistas de forma rápida y sencilla es Hunter. Otra herramienta gratuita que ofrece un servicio similar para encontrar direcciones de correo electrónico multimedia es Clearbit Connect.

Cuando está recopilando información de contacto, desea estar seguro de que está encontrando el contacto más relevante. Por ejemplo, si su evento es una recaudación de fondos para personas sin hogar en el área, debería buscar un contacto que se centre en asuntos locales o informes de organizaciones sin fines de lucro. Si está presentando un nuevo software, debe buscar al editor o a un periodista que cubra la tecnología para su estación de noticias o periódico local.

Comience a enviar su Aviso por correo electrónico

Ahora que tiene información de contacto, puede comenzar a enviar su aviso por correo electrónico a la lista de medios locales que ha compilado. Si desea que su correo electrónico se abra y lea, desea comenzar su correo electrónico con una línea de asunto pegadiza y clara. Piense en su línea de asunto como su «presentación» donde puede captar la atención y despertar la curiosidad. Un buen ejemplo sería: «El Torneo Anual de Golf de Rotary con Entradas Agotadas para recibir a la Campeona de Golf Femenina Kelly Rohrbach.»

No adjunte el aviso de prensa como documento. En su lugar, copie el aviso directamente en el cuerpo del correo electrónico. Si adjunta un documento a su correo electrónico, ya sea un documento PDF o Word, es mucho más probable que su correo electrónico, y por lo tanto su aviso para los medios, quede atrapado en una carpeta de correo no deseado o basura.

Seguimiento

Una vez que haya enviado su aviso de prensa, querrá hacer un seguimiento con los medios de comunicación que deberían haberlo recibido. Por lo general, desea hacer un seguimiento dos días hábiles antes de su evento. Los periodistas a menudo leerán su aviso rápidamente, pero no responderán a él. Una llamada telefónica puede confirmar la asistencia de la persona u ofrecer razones convincentes para cambiar de opinión si la persona ha decidido no asistir.

Cuando comience su seguimiento, debe llamar a la sala de redacción u oficina a la que envió el aviso. La mayoría de las veces, esta es la forma más rápida de dirigirse al escritorio del periodista que cubriría su evento. Un truco de la industria es llamar antes o después del horario comercial. De esta manera, es menos probable que compita con otras personas que llaman, y la sala de redacción será más silenciosa.

Si terminas teniendo que dejar un mensaje, dile a la persona quién eres, que estás llamando sobre un aviso de medios que enviaste y dales el día y la hora en que enviaste el aviso de medios. En lugar de pedir una llamada de retorno, dígales que volverá a llamar en un día u hora específicos. Esto le permite mantener el control del proceso de seguimiento y le permite volver a llamar el día y la hora que mejor le convenga.

El seguimiento con periodistas es la mejor manera de que se comprometan a asistir a su evento. También le permitirá destacarse de los cientos de otras personas que enviaron avisos a los medios porque la mayoría no se molesta en hacer un seguimiento con una llamada telefónica.

El resultado final

Un aviso para los medios de comunicación es una herramienta eficaz para obtener la asistencia de los medios de comunicación para un evento. Para obtener la mayor asistencia, es importante que formatee su aviso de medios correctamente e incluya toda la información relevante. Al escribir un aviso de prensa conciso y bien formateado y distribuir su aviso correctamente, puede obtener una mayor asistencia y cobertura de prensa de su evento.