Una de las preguntas más frecuentes que recibimos de los marketers entrantes actuales y aspirantes es: «¿Cómo administras todo ese contenido?»

Cuando les decimos que usamos un calendario editorial, la siguiente pregunta es a menudo, » Oh, ¿cuánto cuesta eso?»

Nada. Porque, en su mayor parte, usamos Google Calendar.

Sorprendido? Hay muchas herramientas de calendario geniales de las que puedes elegir. (De hecho, para aquellos de ustedes que son clientes de HubSpot, hay un calendario de marketing integrado directamente en el software de HubSpot. Pero después de probar un montón de otras soluciones, nuestro equipo descubrió que realmente operábamos mejor con un simple Calendario de Google. De hecho, esta ha sido la solución de calendario editorial de más larga duración que nuestro equipo haya visto.

Así es como lo configuramos.

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Lo primero es lo primero: Descarga las plantillas de calendario, arriba (son gratuitas.) Al hacer esto, tendrá tres plantillas de calendario editorial en su computadora para usar a su antojo: una para Google Calendar, otra para Excel y otra para Hojas de cálculo de Google. En esta publicación de blog, repasaremos cómo importar la plantilla de Excel en Google Calendar.

Personaliza tu plantilla y prepárate para importarla a Google Calendar.

De forma predeterminada, las fechas de publicación de las plantillas que descargue se sellarán para el año 2016. Siéntase libre de cambiarlos al año actual en la hoja de cálculo, también puede arrastrarlos a las fechas que elija después de cargar el archivo en Google Calendar.

Google Calendar facilita la carga en Google de un calendario que podrías haber creado previamente en otro programa. Esto incluye Microsoft Excel. Te mostramos cómo importar la plantilla de calendario de Excel que descargaste en el paso anterior a Google Calendar:

Abre Google Calendar.

Una vez que haya descargado (o, para el caso, creado) un calendario que se abre en Microsoft Excel, es hora de abrir Google Calendar. Solo asegúrate de que ya has iniciado sesión en la cuenta de Gmail a la que quieres que tenga acceso este calendario.

Use el menú desplegable izquierdo para crear un nuevo calendario.

Ahora es el momento de configurar su Calendario de Google para acomodar la información en su hoja de cálculo de Excel. Primero, entra en tu Calendario de Google y haz clic en el signo más a la derecha de «Otros calendarios», como se muestra en la captura de pantalla a continuación. En el menú desplegable que aparece, selecciona «Crear nuevo calendario».»

Complete los detalles de su nuevo calendario.

Rellene los campos que aparecen en la siguiente pantalla. Esto incluye una breve descripción de su calendario, como se muestra a continuación, para dar a las personas el contexto adecuado cuando las invitas a este calendario. Cuando hayas terminado de completar los detalles, haz clic en «Crear calendario».»

Importa tu archivo XLS o CSV desde el mismo menú desplegable.

Usando el mismo menú desplegable que utilizó para crear su calendario editorial, ahora importará el archivo de Excel en sí en Google Calendar. Haga clic en el signo más y seleccione «Importar».»

Haga clic en el cuadro de carga que dice «Seleccionar archivo de su computadora» y busque el archivo titulado «Calendario Editorial del blog – Excel» que se incluyó en el archivo ZIP que descargó en el Paso 1, anterior.

Seleccione a qué calendario agregar este archivo.

En el segundo cuadro debajo de su archivo importado, haga clic en el menú desplegable «Agregar al calendario». Asegúrate de elegir el nombre del calendario que acabas de crear en el menú desplegable, como se muestra a continuación. A continuación, haz clic en «Importar».»

Haga clic en Importar.

Una vez que haya cargado su archivo de Excel y seleccionado el calendario al que desea agregar este archivo, haga clic en «Importar».»Debería ver un cuadro de diálogo Importar calendario que le indica que siete eventos se importaron correctamente. Haz clic en «Cerrar».»

Ahora, si no ha cambiado las fechas de las primeras siete tareas en el documento original de Excel, ahora puede hacerlo. Navegue hasta el 3 de enero de 2016, que es el comienzo de su calendario. Asegúrese de que todos los demás calendarios estén ocultos temporalmente haciendo clic en el cuadro de color a la izquierda del nombre del calendario. En la semana del 3 de enero de 2016, debería ver un evento de calendario «Blog por determinar» cada día de 10 a.m. a 11 a. m.

Use la ventana de edición de cada tarea para cambiar la fecha de publicación. Por ejemplo, si está satisfecho con la hora de publicación de las 10 a.m., simplemente puede cambiar la fecha de enero X, 2016 a enero X, 2021. Cada tarea aparecerá como bloques de eventos en la vista de calendario mensual de 2021.

Determine su horario de publicación.

Ahora que ha creado su calendario, es hora de completarlo con las asignaciones para el año. Aquí es cuando tienes que tomar algunas decisiones sobre el calendario de publicación de tu blog.

Mientras que el archivo de Excel que importaste representa una publicación de blog por día, esto no significa que necesites publicar siete días a la semana. Tal vez quieras publicar todos los lunes, miércoles y viernes. O tal vez planeas publicar solo los jueves. Recuerda, la clave para bloguear con éxito es la calidad sobre la cantidad. No sobreasignación al blog programar si la calidad de su contenido se verá afectada. (Lee esta publicación de blog para obtener algunos datos de referencia excelentes sobre la frecuencia con la que las empresas deben bloguear.)

Si decide disminuir el número de días que desea publicar, haga clic en el evento del calendario de ese día y seleccione «Eliminar.»

Incluso si desea publicar varias veces al día, actualizar este calendario es tan fácil como agregar un evento. Selecciona un espacio en tu calendario para añadir otro evento «Blog por determinar» y copia la descripción predeterminada de otro de los eventos que importaste.

A continuación, es hora de hacer algunos ajustes menores. Actualmente, los eventos de «Blog por determinar» están programados para las 10 a.m. Siéntase libre de mover estos eventos a la hora que su blog publique durante el día.

Configurar eventos recurrentes.

Ahora que tiene las fechas y horas de publicación establecidas, puede hacer que estos eventos se repitan en su calendario. Si tienes un horario de publicación regular, como todos los lunes, miércoles y viernes a las 10:00 a.m., ponlo como un «espacio» recurrente en tu calendario. Está bien si aún no tienes un contenido completo, o incluso un título provisional, para ponerlo allí. Es solo un recordatorio de que quieres publicar algo ese día.

Para añadir tu espacio recurrente, haz clic en tu primer evento «Blog por determinar» y haz clic en el icono del lápiz para editar tu evento. Esto le llevará a los detalles de la publicación, donde puede crear un horario recurrente personalizado para cada tarea, como se muestra en la captura de pantalla a continuación.

Puede configurar la publicación como publicación recurrente para que aparezca automáticamente todos los lunes, miércoles y viernes a las 10:00 a.m. (o los días y horas que desee).

Una vez que haya seleccionado los días recurrentes, presione «Listo» y «Guardar» y tendrá un marco de calendario editorial con el que trabajar.

Por ahora, mantenga el título del evento como» Blog por determinar», pero no dude en personalizar la descripción con cualquier detalle adicional que desee para asegurarse de incluir en cada publicación. Espera para invitar a cualquier invitado, ya que usaremos esto para asignar publicaciones a un autor una vez que empieces a rellenar tus temas. Con todo completo, haz clic en «Guardar».»

Si no tienes un horario recurrente como este, es posible que todavía no necesites un calendario editorial yet pero es una buena manera de fijarte metas. Si sabes que quieres publicar un cierto número de publicaciones cada semana, incluso si no llegas a todos los espacios, es un buen recordatorio para ti y para tu equipo de que esto es algo por lo que todos deberían esforzarse.

Llene sus espacios de publicación.

Ahora que conoces todos los espacios que quieres llenar, tienes que hacerlo … ya sabes … llénalos. (Si aún no tienes ideas de temas, echa un vistazo a este generador de ideas de temas gratis. Te dará algunas buenas ideas para que pongas contenido en el calendario.)

Digamos que uno de los posts que quieres escribir es «10 Hechos Sorprendentes sobre Tapires», y uno de los posts que ya has escrito y que quieres publicar más tarde es «¿Crees que estás Hecho para tener un Tapir? Lee Esto Primero.»Genial! Simplemente agréguelos al calendario haciendo clic en » Post-TBD «en la fecha correcta, eligiendo» Editar evento «y luego cambiando el texto» Post – TBD » al título real de la publicación.

Ahora, digamos que en realidad no desea escribir» 10 Datos sorprendentes sobre Tapires » y desea que su colega lo escriba en su lugar. Para asignar un autor a la publicación, los invitarás al evento como invitado. Para hacer esto, haz clic en el evento, presiona «Editar evento», luego invita a ese colega a la publicación escribiendo su nombre o dirección de correo electrónico en el cuadro «Agregar invitados», seleccionando «Agregar» cuando aparezca su nombre y presionando «Guardar» en el evento una vez que hayas terminado.

Ahora, cualquiera puede ver quién es responsable de escribir la publicación que se publica en ese intervalo de tiempo.

Puede ir un paso más allá agregando detalles al cuadro» Descripción » del evento, como se muestra en el cuadro grande de la captura de pantalla anterior. Puede incluir una sinopsis rápida, las palabras clave para las que planea dirigirse a la publicación, el público objetivo al que está tratando de llegar y la oferta o CTA a la que dirigirá al lector al final de la publicación. No olvides una fecha de vencimiento para el borrador.

Antes de que Google Calendar le permita guardar el evento, verá un cuadro de diálogo que le preguntará si desea cambiar solo este evento o todos los eventos de la serie. Seleccione «Solo este evento».»

Repita estos pasos para asignar cada tema de blog hoy y en el futuro.

Comparte tu calendario editorial con otros.

Ahora que tienes tu calendario configurado, puedes empezar a invitar a la gente a verlo. Te recomiendo que empieces con tu equipo inmediato y colaboradores habituales, así como con cualquiera que te pregunte regularmente sobre la publicación de contenido en el blog de tu empresa.

Para compartir este calendario editorial con la gente, simplemente busque su calendario editorial en «Mis calendarios», como se muestra a continuación. Haz clic en los tres puntos junto al nombre del calendario y, a continuación, selecciona «Configuración y uso compartido» cuando aparezca en el menú desplegable. Se te llevará a la misma pantalla que vimos la primera vez que completaste los detalles de tu calendario editorial en el Paso 2.

A continuación, puede agregar los nombres de las personas con las que desea compartir el calendario y establecer los niveles de permisos correctos para cada invitado.

Es aconsejable mantener a los que tienen la configuración de permisos para administrar los cambios y compartir al mínimo para que no haya demasiados cocineros en la cocina — pero te recomiendo que dejes que todos vean todos los detalles del evento para que quede claro exactamente qué contenido está subiendo en cada espacio.

En el encabezado «Compartir con personas específicas», ingresa las direcciones de correo electrónico de los miembros de tu equipo de contenido y decide si tienen privilegios de visualización, edición o administración. Guarda la configuración actualizada.

Por qué usar Google Calendar como Calendario editorial Funciona

Mencioné anteriormente que probamos muchas soluciones de calendario editorial diferentes, y esta es la única que se ha quedado atascada durante más de un par de meses. Creo que una de las razones es que usamos Gmail para nuestro correo electrónico corporativo, lo que significa que todos los miembros de nuestro equipo ya están en Gmail (y en su calendario, específicamente) todo el día. Como resultado, no es difícil para las personas formarse el hábito de consultar el calendario editorial, porque no es difícil para ellas encontrarlo.

Google Calendar también hace que las cosas sean muy fáciles de mover y programar porque … bien … ya es un calendario. Tiene toda la funcionalidad que necesita para programar cosas y dejar que las personas que necesitan saberlo lo sepan. Cuando estábamos usando otras soluciones para esto, estábamos tratando de hackear una función de calendario en lugar de confiar en una que ya existía.

En ese sentido, agregar personas para ver tu calendario es sencillo, lo que facilita que varios equipos colaboren, vean lo que se está publicando y averigüen cuándo podrían lanzar contenido y campañas.

Finalmente, esto sienta un precedente para que otros equipos se coordinen contigo de una manera realmente sencilla. Puedes tener un calendario para próximas campañas, ofertas, empujones en redes sociales, lanzamientos de productos name lo que sea. Y todos pueden compartir esos calendarios entre sí para obtener una vista en una sola pantalla de todo lo que está sucediendo para que puedan coordinarse más fácilmente.

¿Hay otras soluciones para mantener un calendario editorial? Por supuesto. Pero si estás buscando un producto mínimo viable, y uno gratis, esto no está mal. Ha mantenido a nuestro equipo de contenido cuerdo, ágil y transparente durante bastante tiempo , y creo que podría hacer lo mismo por ti.