» Una semana de trabajo bloqueada de tiempo de 40 horas, estimo, produce la misma cantidad de salida que una semana de trabajo de más de 60 horas perseguida sin estructura.»

– Cal Newport, Autor de la Obra Profunda

Si hay una cosa que se puede decir sobre el lugar de trabajo moderno, es esto: Si usted no controla su plan, le controle a usted.

¿Cómo equilibra los males necesarios de las reuniones, el correo electrónico, el chat en equipo y el «trabajo ocupado» con el tiempo enfocado para las cosas que realmente le importan? Como convertirnos en ermitaños digitales no es una opción para la mayoría de nosotros, necesitamos estrategias concretas que nos ayuden a concentrarnos en un mundo diseñado para distraernos.

Ahí es donde entra en juego el bloqueo de tiempo.

El bloqueo de tiempo (y sus primos cercanos, el boxeo de tiempo, el procesamiento por lotes de tareas y la tematización del día) es una forma simple pero efectiva de recuperar el control de su jornada laboral.

Intente bloquear el tiempo si lo hace…

• Hacer malabares con muchos proyectos/responsabilidades diferentes (Jack Dorsey utiliza la tematización diurna para dirigir dos grandes empresas al mismo tiempo)

• Pasar demasiado tiempo en «modo reactivo», respondiendo a correos electrónicos y mensajes

• Encuentra su día dividido por reuniones

• Lucha contra interrupciones constantes a lo largo del día

• Lucha por encontrar el tiempo y el espacio mental para el pensamiento de imagen grande

Esto guide le dará una visión general de lo que son el bloqueo de hora, el procesamiento por lotes de tareas y la tematización del día; cómo una combinación de estas estrategias puede ayudarlo a recuperar su horario; y la mejor manera de usar su calendario y el administrador de tareas para iniciar el bloqueo de hora usted mismo.

¿Qué es el bloqueo de tiempo?

Tiempo de bloqueo es un método de gestión del tiempo que le pide que dividir el día en bloques de tiempo. Cada bloque está dedicado a realizar una tarea específica, o grupo de tareas, y solo aquellas tareas específicas. En lugar de mantener una lista abierta de tareas pendientes de las cosas a las que llegarás a medida que puedas, comenzarás cada día con un horario concreto que establece en qué trabajarás y cuándo.

La clave de este método es priorizar su lista de tareas por adelantado, una revisión semanal dedicada es imprescindible. Haga un balance de lo que se avecina para la semana siguiente y haga un esbozo de sus bloques de tiempo para cada día. Al final de cada día de trabajo, revise las tareas que no haya terminado, así como las tareas nuevas que se hayan incorporado, y ajuste los bloques de tiempo para el resto de la semana en consecuencia.

Con días bloqueados por adelantado, no tendrá que elegir constantemente en qué centrarse. Todo lo que necesita hacer es seguir su horario de tiempo bloqueado. Si usted consigue el trabajo o distraído, simplemente mira tu horario y volver a cualquier tarea que bloquearon el tiempo para.

Variaciones de bloqueo de tiempo

El bloqueo de tiempo tiene algunos primos cercanos pero distintos que vale la pena considerar: el procesamiento por lotes de tareas, la tematización del día y el boxeo de tiempo.

Procesamiento por lotes de tareas

El procesamiento por lotes de tareas se produce cuando se agrupan tareas similares (generalmente más pequeñas) y se programan bloques de tiempo específicos para completarlas todas a la vez. Al abordar tareas similares en grupo, limitarás la cantidad de cambios de contexto que tienes que hacer a lo largo del día, ahorrando un tiempo precioso y energía mental. Por ejemplo, programar dos bloques de 20 minutos para procesar el correo electrónico durante el día es más eficiente que revisar la bandeja de entrada cada 15 minutos.

El bloqueo de tiempo se combina bien con el procesamiento por lotes de tareas porque le ahorra programar cada tarea individual en su calendario. Solo bloquee porciones de tiempo cada día o semana para cuando desee completar un cierto lote de actividades, por ejemplo, correo electrónico, facturación, entrenamientos, reuniones, escritura, codificación, trabajo profundo, recados, preparación de comidas.

Tematización diurna

La tematización diurna es una versión más extrema del procesamiento por lotes de tareas para personas que tienen muchas áreas de responsabilidad que compiten por su atención. Por ejemplo, un empresario a menudo tiene que prestar atención al marketing, las ventas, el desarrollo de productos, el soporte al cliente y los recursos humanos al mismo tiempo. En lugar de reservar bloques de tiempo para cada área de responsabilidad cada día, la tematización del día dedica un día completo cada semana a cada responsabilidad.

Mike Vardy, fundador de Productivityist, utiliza la tematización del día para establecer su enfoque general para cada día. He aquí cómo los temas de su semana:

Dedicando cada día a un tema único crea un patrón fiable de trabajo y limita aún más la carga cognitiva del cambio de contexto. Vardy explica que la tematización ofrece claridad mental que le permite enfocarse en su familia:

» Saber lo que el día ‘significa’ para mí me permite obtener las cosas que necesito y quiero lograr sin ver elementos indeterminados ‘que debo hacer’ en una lista de tareas pendientes. Como resultado, tengo menos fatiga de decisión e incluso tengo más energía cuando paso tiempo con mis hijos.»

Boxeo de tiempo

El bloqueo de tiempo y el boxeo de tiempo a menudo se confunden como sinónimos, pero hay una diferencia importante. El bloqueo de tiempo le pide que reserve ciertos trozos de tiempo para concentrarse en una tarea o actividad determinada. Por ejemplo, «voy a trabajar en un primer borrador de mi blog de 9am a 11 am de mañana.»

Por el contrario, el boxeo de tiempo te pide que impones un límite de cuánto tiempo dedicarás a una tarea específica. Aquí hay una versión en caja de tiempo del ejemplo de bloqueo de tiempo anterior: «Terminaré un primer borrador de mi publicación de blog mañana entre las 9 y las 11 de la mañana.»

Esta «caja de tiempo» autoimpuesta le obliga a trabajar de manera eficiente porque tiene una cantidad limitada de tiempo para completar la tarea. Puede ser una forma divertida de desafiarte a ti mismo y gamificar tu productividad.

¿Por qué el bloqueo del tiempo es tan efectivo?

Esta técnica parece simple en la superficie, pero tiene un profundo impacto en su capacidad para hacer las cosas:

Promueve el «trabajo profundo» enfocado

Cal Newport, autor de Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World, es un gran defensor del bloqueo del tiempo. Dedica 20 minutos cada noche a programar el siguiente día de trabajo:

» A veces la gente me pregunta por qué me molesto con un nivel de planificación tan detallado. Mi respuesta es simple: genera una enorme cantidad de productividad. Estimo que una semana de trabajo con bloqueo de tiempo de 40 horas produce la misma cantidad de producción que una semana de trabajo de más de 60 horas perseguida sin estructura.»

Cuando programas una parte de tiempo para trabajar en un solo proyecto, problema o tarea, pones todos tus recursos mentales en una sola cosa en lugar de dispersar tu atención en varias tareas. Cuanto más «tarea única», más construirá los músculos mentales necesarios para el trabajo profundo y más fácil será mantenerse enfocado.

Le ayuda a eliminar el «trabajo superficial»de manera más eficiente

El trabajo superficial es el trabajo ocupado que es urgente pero no importante para lograr sus objetivos a largo plazo: piense en el papeleo o en responder a (la mayoría) correos electrónicos. Cuando cronometras el trabajo superficial de la caja, estás estableciendo límites claros sobre la cantidad de tiempo que le dedicarás. Además, agrupar tareas similares reduce el costo de cambiar de contexto. Al agrupar por lotes todas sus tareas superficiales en uno o dos bloques de tiempo dedicados, podrá impulsarlas de manera más eficiente y proteger el resto de su jornada laboral para un trabajo de mayor impacto.

Que te hace consciente de cómo usted pasa su tiempo

la Mayoría de las personas son malas en la gestión del tiempo. Somos terribles para estimar cuánto tiempo nos llevarán las tareas, y tenemos una tendencia a comprometernos demasiado en el futuro. El bloqueo del tiempo lo obliga a confrontar sus prioridades y compromisos actuales y a ser intencional sobre cómo gasta su tiempo finito. Por cada nuevo compromiso que dejas entrar en tu vida, te ves obligado a encontrar espacio físico en tu calendario. Como resultado, el costo de oportunidad de decir » sí «se vuelve más concreto y se vuelve mucho más fácil decir»no».

Contrarresta el perfeccionismo

Las líneas de tiempo difusas son el peor enemigo de un perfeccionista. Siempre hay algo que ajustar y mejorar. Puede ser difícil saber cuándo se termina un proyecto abierto, especialmente si se busca la perfección. En algún momento, necesitas ser capaz de decir «lo suficientemente bueno» y seguir adelante. Time boxing puede ayudarte imponiendo límites de tiempo a tus proyectos. Si a menudo prolonga tareas tratando de que todo esté bien, establezca una casilla de tiempo estricta para terminar la tarea y apéguese a ella.

Te ayuda a cumplir tus objetivos

En el artículo » Más allá de las buenas intenciones: Incitar a las personas a hacer planes mejora el seguimiento de tareas importantes » los investigadores Dr. Todd Rogers y Dr. Katherine L. Milkman revisan varios estudios que apoyan la idea de que «los planes concretos ayudan a las personas a cumplir sus intenciones.»

Desde seguir un régimen de ejercicio hasta programar una vacuna contra la gripe, las personas tenían más probabilidades de actuar según sus intenciones cuando anotaban un lugar, fecha y hora específicos para la actividad. Sin embargo, la mayoría de la gente confía en intenciones vagas en lugar de planes concretos:

» Paradójicamente, las personas con frecuencia subestiman el plan cuando comienzan con fuertes intenciones. Creen erróneamente que sus fuertes intenciones son suficientes para impulsarlos a realizar los comportamientos deseados, y que la creencia les impide usar estrategias que podrían ayudar a traducir las intenciones en acciones.»

La conclusión: Cuando programas tus tareas y objetivos, es más probable que sigas adelante. El bloqueo del tiempo lo obliga a hacer planes concretos que aseguren que está trabajando para alcanzar sus metas todos los días. Como bromeó William Faulkner:

«Solo escribo cuando me llega la inspiración. Afortunadamente, golpea a las nueve de la mañana.»

Pero, ¿funcionará el bloqueo de tiempo con mi trabajo?

Una de las mayores críticas al bloqueo de tiempo es que no tiene en cuenta los trabajos reactivos donde es imposible anticipar lo que vendrá en un momento dado. ¿Es el bloqueo de tiempo realmente una estrategia realista para un especialista en atención al cliente cuyo trabajo es responder a los tickets? ¿O un administrador de cuentas que necesita estar disponible para responder a las solicitudes de los clientes?

Argumentaríamos que sí, afirmar incluso una pequeña cantidad de control sobre su horario puede ser útil sin importar cuál sea su trabajo. Cal Newport lo expresó de esta manera:

» Los períodos de reactividad abierta se pueden bloquear como cualquier otro tipo de obligación. Incluso si estás bloqueando la mayor parte del día por trabajo reactivo, por ejemplo, el hecho de que estés controlando tu horario te permitirá dedicar algunos bloques pequeños (tal vez en la periferia del horario) a actividades más profundas.»

Cuando su jornada de trabajo está dirigida por fuerzas externas, es fácil perder de vista sus propios objetivos. El bloqueo de tiempo puede ayudarlo a obtener una mayor sensación de control incluso sobre los horarios más impredecibles.

Algunos errores comunes de bloqueo de tiempo y cómo evitarlos

Si bien el bloqueo de tiempo es bastante sencillo en teoría, puede ser difícil de cumplir en la práctica. Estos son algunos consejos para ayudarlo a aplicar el método con éxito (y no convertirse en un esclavo de su calendario en el proceso):

Subestimar su tiempo

Mejorará en estimar cuánto tiempo toman las tareas, pero hasta que haya perfeccionado sus instintos, yerre en el lado de bloquear demasiado tiempo para las tareas en lugar de demasiado poco. Rellene su horario con tiempo adicional para completar y realizar la transición entre tareas. Incluso puedes crear «bloques condicionales» de tiempo que puedes aprovechar si te atrasas.

demasiado rígido

Cosas de venir y arruinar sus planes. Pero ten en cuenta que tu plan es una guía que te ayuda a centrar tu atención en lo que es importante, no en un contrato vinculante.

Incluso el experto en productividad Cal Newport edita sus planes a lo largo del día tachando bloques de tiempo originales y llenándolos con planes actualizados según lo exijan las circunstancias:

Newport se ocupa de los cambios en su agenda viéndolo como un juego:

«Este tipo de planificación, para mí, es como un juego de ajedrez, con bloques de trabajo que se extienden y ordenan de tal manera que los proyectos grandes y pequeños parecen completarse con el tiempo (suficiente) de sobra.»

Vea sus bloques de tiempo como una forma flexible de desafiarse a sí mismo, no como herramientas estrictas para castigarse cuando se queda corto.

Overscheduling your leisure time

Aunque se dice que Elon Musk y Bill Gates programan sus días en incrementos de 5 minutos, overscheduling your leisure time puede ser un ejercicio contraproducente. Los estudios han demostrado que programar actividades de ocio tiene un «efecto amortiguador único» en el disfrute general de la actividad.

En su lugar, puede bloquear el tiempo para desconectar y relajarse sin un plan establecido sobre cómo pasará ese tiempo. Te dará la flexibilidad de decidir más espontáneamente lo que quieres hacer call ¿llamar a tus amigos para tomar una copa? Compruebe que el nuevo juego de Xbox? Leer? Sea lo que sea que decidas, solo recuerda mantener al menos parte de tu tiempo libre libre.

Bloqueo de tiempo con Todoist

Puede implementar el bloqueo de tiempo con cualquier herramienta, pero en esta sección nos centraremos en cómo usar Todoist junto con su aplicación de calendario favorita, o incluso un buen bolígrafo y papel antiguos. Cubriremos cómo implementar tres variaciones de bloqueo de tiempo diferentes: procesamiento por lotes de tareas, tematización diaria y programación de tareas individuales.

Variación de procesamiento por lotes de tareas

El bloqueo de tiempo estricto, dedicar un bloque de tiempo a cada tarea individual, puede ser tedioso y difícil de mantener con el tiempo. Recomendamos combinar el bloqueo de tiempo y el procesamiento por lotes de tareas para un sistema más ágil. En lugar de un bloque de tiempo por tarea individual, asignarás un bloque de tiempo para cada categoría de tarea que agrupes. Así es como se ve en la práctica:

En primer lugar, decida qué categorías generales de trabajo deben reflejarse en su horario diario o semanal. Por ejemplo, un escritor independiente podría tener la siguiente lista de categorías:

• Email

• Work admin

• Sales

• Meetings

• Research

• Writing

• Professional Development

• Yoga

• Meal prep

• Personal admin

• Reading

• Free time

Ahora, siéntese con su aplicación de calendario o planificador de papel favorito y cree bloques de tiempo para la próxima semana que reflejen los tiempos de trabajo en cada categoría. Asegúrate de que todas tus prioridades y compromisos tengan suficiente espacio en tu calendario. Si tiene dificultades para encontrar espacio, es posible que deba comenzar a reducir sus compromisos. El resultado final se verá algo como esto:

Si usted encuentra difícil seguir tus digital de programación, se recomienda la planificación de su día en el papel. Un horario de papel te obliga a empezar de cero cada día y facilita garabatear cosas y adaptarlas a medida que avanza el día. Además, también es más fácil mantener su horario de papel abierto en su escritorio como un recordatorio visible de en lo que había planeado enfocarse.

Si trabaja en una empresa con calendarios compartidos, puede resultarle útil bloquear públicamente el tiempo de» Trabajo profundo » para mantener una parte suficiente de la reunión del día libre. Khoi Vinh, Diseñador Principal de Adobe, utiliza esta estrategia en su oficina:

«Busco bloques de tiempo en mi calendario que puedo acordonar para «trabajo profundo». A veces me muevo alrededor de las reuniones para crear bloques contiguos más largos, y luego crearé una reunión llamada » No reservar «o, si sospecho que alguien lo ignorará, la nombraré algo como» Sesión de Colaboración «o» Revisión de investigación».»Tienes que ser astuto.»

ahora tiene bloques de tiempo para cada categoría, pero usted todavía necesita saber específico de la tarea o grupo de tareas: trabajar en cuando llegue el momento. Ahí es donde entra en juego un administrador de tareas como Todoist.

Cree una etiqueta Todoist para cada categoría por lotes que se le ocurrió en el paso uno, luego revise todas sus tareas actuales y asigne la etiqueta adecuada a cada una.

Ahora cuando llegue a un bloque de tiempo, todo lo que tienes que hacer es tirar de la etiqueta correspondiente en la lista y elija una de las tareas pertinentes. Las tareas con fechas se ordenarán automáticamente en la parte superior para que sepas cuándo se debe hacer algo pronto y primero necesitas tu atención.

Para asegurarse de que nada se desliza por las grietas, cada tarea debe tener una etiqueta. Sin embargo, es probable que descubras que no todas las categorías necesitan ser rastreadas en Todoist. Por ejemplo, es posible que desee realizar un seguimiento de sus reuniones o clases de ejercicios en su calendario en lugar de en su administrador de tareas. Y como dijimos antes, no querrás programar demasiado tu tiempo libre. Experimenta con tu configuración para descubrir qué tiene sentido para tus circunstancias específicas.

Variación de tematización diurna

Si intenta bloquear el tiempo y aún se siente demasiado disperso y desenfocado, es posible que desee probar la tematización diurna. Recomendamos este curso gratuito de Skillshare de Mike Vardy. Te guía a través de la configuración de un sistema de tematización de día, incluidos ejemplos detallados que usan papel y Todoist.

Programación de bloques de tiempo para tareas individuales

Por supuesto, si desea mantener una programación más detallada, siempre puede crear bloques de tiempo separados para cada tarea. La forma más fácil de hacerlo con Todoist es a través de la integración de 2 vías con Google Calendar.

Al configurar la integración:

• Crea un nuevo calendario solo para tus tareas Todoist para que puedas activarlas y desactivarlas dentro de tu calendario según lo necesites.

• Elija sincronizar toda su cuenta Todoist o crear calendarios separados para cada uno de sus proyectos Todoist.

• Elija sincronizar tareas con solo una fecha de vencimiento, además de tareas con una fecha y hora de vencimiento.

Cualquier tarea Todoist con fecha y hora se mostrará automáticamente como un evento en su nuevo calendario Todoist. Cualquier tarea con fecha pero sin hora se mostrará como un evento de un día de duración.

Durante su revisión semanal, asigne una fecha y/o hora de inicio a cada tarea que desee realizar escribiendo algo como» Lunes al mediodía «o» Todos los viernes a las 9 de la mañana » en el campo de tarea. Todoist reconocerá y resaltará automáticamente la fecha y la establecerá cuando guarde la tarea.

Ahora, cuando abra la vista diaria o semanal en su calendario, verá cada una de sus tareas programadas como eventos separados (también conocidos como sus bloques de tiempo). Puedes extender, acortar, editar y mover tus bloques de tiempo dentro de tu calendario. Cualquier cambio que hagas en Google Calendar se sincronizará automáticamente con tu Todoist (y viceversa).

Programar sus días y semanas de anticipación puede parecer una pérdida de tiempo precioso que podría estar utilizando para hacer las cosas. Pero cuando no estás controlando tu calendario, es fácil dejar que las distracciones tomen el control. Al dar prioridad a su toma de decisiones sobre qué trabajar para el día o la semana, ahorrará tiempo y energía mental cuando se trata de ponerse a trabajar.

Pruebe el bloqueo de tiempo y el procesamiento por lotes de tareas durante una semana y vea cómo se siente recuperar el control de su tiempo y atención.