No importa tu profesión, una cosa es cierta: No tienes que resolver todo por tu cuenta. Puedes trabajar de forma independiente, pero cuando se trata de generar nuevas ideas y enfrentar desafíos difíciles, no tienes que depender solo de ti mismo.

Verá, si bien es posible que sea el único de su tipo en su organización, es muy probable que haya otros como usted en su estado, el país y el mundo. (Sí, incluso si trabaja por cuenta propia.) Y, de vez en cuando, es útil reunir a un grupo de personas que compartan roles similares.

Cualquiera que sea el propósito de la reunión, las mesas redondas pueden ser increíblemente útiles. Son un gran lugar para compartir ideas, hacer preguntas y conectarse con otras personas que saben con lo que lidias todos los días. Pero, para que todos salgan de la sala con la sensación de que fue un tiempo bien empleado, la mesa redonda debe ejecutarse correctamente. Para hacer eso, debe evitar estos cuatro errores.Error 1: No hay una hoja de ruta para la conversación

Como en cualquier reunión, tener un enfoque claro es crucial. Es especialmente importante en este tipo de discusión porque quieres que todos participen por igual. Sin una agenda, te quedarás atascado en un tema o rebotarás sin rumbo de uno a otro. Los asistentes saldrán de la sala sin sentirse mejor que cuando entraron en ella.

¿Cuál es el objetivo general que desea alcanzar durante esta mesa redonda? ¿Qué preguntas pueden ayudarlo a llegar allí? Por ejemplo, digamos que usted es un grupo de propietarios de cafés y su objetivo final es determinar la mejor técnica de tostado de granos de café. Algunas preguntas que podrían ayudarte son:

• ¿Qué técnicas ya han probado todos?
• ¿cuáles fueron los resultados?
• ¿Cuáles son algunos de los desafíos a los que se enfrentó?

Preguntas como estas son lo suficientemente específicas para el tema en cuestión, a la vez que son lo suficientemente amplias para incluir a todos en la discusión. Las buenas preguntas de mesa redonda le dan a cada participante la oportunidad de compartir algo interesante.

Una vez que haya establecido su agenda, envíela a sus participantes para que puedan reflexionarla de antemano. Cuanto más preparados estén, mejor será la conversación. E incluso puedes preguntar si hay algo más que quieran agregar en caso de que quede tiempo.

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Error 2: El moderador no tiene experiencia

Tu agenda perfectamente preparada no significará nada si no tienes a nadie que facilite la conversación. Es demasiado fácil perderse en conversaciones tangentes durante una mesa redonda y perder el objetivo original. Antes de que usted lo sepa, será el tiempo, y su café propietarios dejará sin saber cómo tostar los granos de café (todo el punto de la conversación, ¿recuerdas?).

Necesitas un moderador. Y necesita estar cómoda manteniendo el tren en las vías. Cuando la conversación se desvía demasiado de su curso, necesita ser capaz de intervenir respetuosamente y tomar el control.

Esta habilidad también es vital para evitar que alguien monopolice la conversación. Esto no es una conferencia o un discurso motivacional. Esta es una discusión en grupo donde los pensamientos y opiniones de todos importan. Si alguien no sabe cómo dejar de hablar, el moderador tiene que ser capaz de interrumpirlo, agradecerle por su aportación y pedirle a los demás que se acerquen a la mesa para que aporten sus dos centavos.

Error 3: Hay demasiados (o muy pocos) participantes

Hay una razón por la que se llama una mesa redonda. Todos los asistentes deben poder caber alrededor de una mesa de conferencias grande. (No, no se requiere una mesa, aunque es bueno que la gente tenga un lugar para establecer sus notas.)

Un buen rango para disparar es de ocho a 12 personas. Menos de ocho, y es posible que no tenga suficiente material para una conversación completa y productiva. Y si superas los 12, corres el riesgo de que la discusión se vuelva inmanejable. Las conversaciones secundarias estallarán, no habrá un enfoque claro y algunas personas se desvanecerán en el silencio porque es demasiado difícil obtener una palabra.

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Error 4: Invitaste a las personas equivocadas

No, no quiero decir que enviaste accidentalmente la invitación a las direcciones de correo electrónico incorrectas (¡oops!). Más bien, no creaste una lista de asistentes que fomente la discusión más útil y diversa.

Por ejemplo, digamos que invitas a representantes de la universidad a discutir el problema de la bebida en la universidad. Dependiendo de su objetivo final, es posible que desee invitar a representantes de todos los tipos diferentes de escuelas, grandes y pequeñas, públicas y privadas, para que pueda escuchar varias ideas de programas diferentes. O, tal vez desee invitar a representantes de grandes universidades públicas para que pueda concentrarse en las soluciones para ese tipo específico de población.

En cualquier caso, no querrás invitar accidentalmente a alguien cuyos antecedentes no sean adecuados para el tema en cuestión. Es probable que no obtenga nada de la sesión porque sus experiencias y recursos específicos son muy diferentes.

Cuando decidas a quién invitar, ten en cuenta tu objetivo final. Luego, haz una investigación ligera sobre tus posibles asistentes. ¿Cuáles son sus responsabilidades laborales? ¿Cuánto tiempo llevan haciendo este tipo de trabajo? ¿En qué industrias han trabajado? Pertenecen a alguna organización profesional? Asegúrese de que puedan contribuir de manera productiva.

Si está buscando una manera para que las personas en diferentes roles e industrias adquieran más conocimientos y continúen desarrollándose profesionalmente, una mesa redonda es una excelente opción, solo asegúrese de evitar estos cuatro errores.